5 sai sót tuyển dụng cần tránh khi xác thực thông tin ứng viên

Xác thực thông tin ứng viên là một cách hiệu quả để nhà tuyển dụng kiểm tra ứng viên là người có tính cách thật như thế nào, cũng như kinh nghiệm làm việc và trình độ mà ứng viên nêu trong CV có đúng thực tế hay không ?

5 sai sót tuyển dụng cần tránh khi xác thực thông tin ứng viên

Xác thực thông tin ứng viên là một việc rất cần thiết trong quá trình tuyển dụng, Tuy nhiên, do nhiều lý do như quá tin tưởng vào ứng viên, bận bịu công việc và không nắm được phương pháp nên cuối cùng họ bỏ qua bước này. Hậu quả mà sự bất cẩn này gây ra có thể rất nghiêm trọng. Dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ tới các bạn 5 sai sót tuyển dụng cần tránh khi xác thực thông tin ứng viên. Cùng | Working.vn qua nhé !

1. Xác minh thông tin ứng viên là gì ?

Xác minh thông tin ứng viên (tiếng Anh là reference checking) là khi một nhà tuyển dụng liên hệ với cấp trên, trường học hoặc một tổ chức khác nơi ứng viên đã từng công tác trước đây để tìm hiểu về lịch sử thời gian làm việc, học vấn và trình độ của họ. Đây là một cách hiệu quả để nhà tuyển dụng kiểm tra ứng viên là người có tính cách thật như thế nào, cũng như kinh nghiệm làm việc và trình độ mà ứng viên nêu trong CV có đúng thực tế hay không ?

2. Những lý do để nhà tuyển dụng cần tiến hành xác thực thông tin ứng viên

Lý do nhà tuyển dụng cần tiến hành xác thực thông tin ứng viên

• Đảm bảo thông tin nhận được như những công việc trước đây, chức vụ và trách nhiệm, thời gian làm việc…đưa vào hồ sơ là chính xác.
• Có thêm góc nhìn khách quan về kinh nghiệm làm việc trước đây của ứng viên từ những người đã làm việc trực tiếp với họ.
• Biết được ứng viên có thói quen làm việc nhóm như thế nào, mối quan hệ với đồng nghiệp, người quản lý và khách hàng.
• Phát hiện những điểm/hành vi không phù hợp, làm cơ sở cho việc đưa ra quyết định có nên offer vị trí cho ứng viên đó hay không.

3. Khi nào nhà tuyển dụng được phép xác minh thông tin ứng viên ?

Nhà tuyển dụng phải được sự cho phép của ứng viên khi muốn xác minh thông tin của họ hoặc là sử dụng một bên thứ ba để xác minh thông tin. Thậm chí là đối với bảng điểm ở trường học hoặc các thông tin bằng cấp khác, nhà tuyển dụng cũng cần phải có sự cho phép của ứng viên trước khi xác minh.

Các công ty sẽ phải thông báo cho ứng viên ngay từ đầu rằng họ muốn xác minh thông tin và ứng viên sẽ phải ký vào một mẫu thông tin ứng viên phỏng vấn, đồng ý cho nhà tuyển dụng thực hiện việc xác minh.

Tuy nhiên, trên thực tế, có rất ít công ty cần tới sự cho phép của ứng viên để làm điều này, trừ khi ứng viên yêu cầu nhà tuyển dụng không được liên hệ với công ty cũ của họ. Thay vì liên hệ với các cá nhân, tổ chức, công ty hay trường học được nêu trong CV, nhà tuyển dụng thường sẽ tận dụng các mối quan hệ của mình và xác minh thông tin qua những người mà họ quen biết.

4. Những sai sót tuyển dụng cần tránh khi xác thực thông tin ứng viên

4.1 Chỉ xác minh thông tin đối với một vài ứng viên

Xác nhận thông tin ứng viên quá ít

Thay vì xác thực thông tin những ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn nhưng một số nhà tuyển dụng chỉ chọn vài người tiêu biểu để gọi điện. Tuỳ từng cấp độ, cách thức và thời gian tiến hành xác minh thông minh khác nhau nhưng ít nhất, bạn cũng nên dành 5 phút cho mỗi ứng viên tiềm năng để có đủ thông tin trước khi ra quyết định tuyển dụng.

4.2 Dành quá nhiều thời gian cho việc xác minh

Nhiều nhà tuyển dụng chu đáo đến mức gửi một biểu cho cấp trên trước đây của ứng viên để yêu cầu họ đánh giá hiệu quả công việc. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng có đầy đủ thông tin về ứng viên nhưng đồng thời họ lại có thể phải chờ khá lâu để nhận được câu trả lời hoàn chỉnh. Trong thời gian chờ đợi, ứng viên tiềm năng có thể sẽ tìm và chọn được một công việc khác. Để tiết kiệm thời gian, bạn nên tiến hành xác minh thông tin qua điện thoại.

4.3 Xác minh thông tin ở bước tuyển dụng cuối cùng

Nhiều nhà tuyển dụng tiến hành xác thực thông tin ứng viên sau vòng phỏng vấn cuối cùng. Lẽ ra, việc này nên được tiến hành sớm hơn trong quy trình tuyển dụng để có thể nắm rõ kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của ứng viên. Yếu tố nào chưa được chứng thực, hãy hỏi trực tiếp ứng viên trong vòng phỏng vấn để giải tỏa những quan ngại này.

4.4 Không yêu cầu ứng viên cung cấp thêm người chứng thực thông tin

Không yêu cầu ứng viên cung cấp thêm người chứng thực

Một số nhà tuyển dụng có thói quen chỉ tiến hành xác minh thông tin dựa trên danh sách những người chứng thực thông tin mà ứng viên ghi trong hồ sơ. Như thế thì họ đã tự giới hạn lượng thông tin mà mình có thể thu thập được.

Với tư cách là nhà tuyển dụng, bạn có quyền yêu cầu ứng viên cung cấp thêm những người chứng thực thông tin như quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, cấp dưới…

4.5 Đưa ra xác thực là các câu hỏi lựa chọn

Không ít nhà tuyển dụng có thói quen đặt câu hỏi và “Có – Không” khi muốn xác thực thông tin nào đó. Vô hình chung điều này khiến cho người được hỏi rơi vào tình huống phải lựa chọn 1 trong 2 đáp án. Thay vì dùng câu hỏi “Có – Không”, nhà tuyển dụng nên chọn những câu hỏi dạng mở,

Ví dụ, thay vì hỏi "Kỹ năng làm việc nhóm của B có tốt không ?", hãy đặt câu hỏi "Bạn nghĩ thế nào về kỹ năng làm việc nhóm của B ?

Xác thực thông tin ứng viên nếu được làm đúng cách, Các nhà tuyển dụng sẽ không phải đối mặt với những rủi ro về tuyển dụng sai người. Hi vọng qua bài viết này các nhà tuyển dụng của chúng ta sẽ luôn sáng suốt để không phải phạm phải những sai lầm không đáng có. Chúc các bạn luôn thành công !

Nguyễn Hoàng