Bí quyết để tuyển dụng quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên hiệu quả

Trong hoạt động tuyển dụng quản lý hồ sơ và dữ liệu của ứng viên nhà tuyển dụng cần phải có sự am hiểu và tận dụng những thông tin thu được một cách thành thạo nhất để việc sàng lọc hồ sơ ứng viên nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Bí quyết để tuyển dụng quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên hiệu quả

Quản lý hồ sơ và dữ liệu của ứng viên là một trong những nhiệm vụ cốt lõi của nhà tuyển dụng trong quá trình tuyển dụng nhân sự, quản lí dữ liệu ứng viên bao gồm công việc thu thập, lưu trữ và phân loại, khai thác cũng như đo lường những dữ liệu đó. Hoạt động này có thể được tiến hành bằng nhiều cách thức, công cụ, tuy nhiên về bản chất đều đòi hỏi một quy trình khoa học nhằm phục vụ tốt nhất cho chiến lược tuyển dụng. Vậy làm sao quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên để tuyển dụng hiệu quả ? Hãy cùng | Working.vn đi sâu tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé !

1. Quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên là gì ?

Hình dung về hệ thống một cách đầy đủ nhất về dữ liệu ứng viên chính là dựa vào quy trình của tuyển dụng. Nhà tuyển dụng cần phải trải qua ba giai đoạn khi làm việc với người ứng viên. Đó là tạo ra nguồn ứng viên đánh giá ra quyết định.

Mỗi một giai đoạn đó, chúng ta có thể thu thập dược những nguồn dữ liệu ứng viên tương ứng dựa theo những tiêu chí:

- Tạo nguồn ứng viên bao gồm: Địa chỉ liên lạc, CV, Nguồn đầu vào, Mức điểm của CV, Đánh giá, Mức điểm của năng lực, Ghi chú, Sự trao đổi với ứng viên, Tiến trình làm việc cùng với ứng viên

- Đưa ra quyết đinh: Lịch sử làm việc, Đề xuất về ứng viên, tất cả những thông tin mà người tuyển dụng đã thu thập được ở trong quá trình được gọi là dữ liệu ứng viên. Những hoạt động thu thập, giám sát, sử dụng dữ liệu đó theo chiến lược thì được gọi là quản lý dữ liệu ứng viên

2. Vai trò của quản hồ sơ và dữ liệu ứng viên trong quy trình tuyển dụng

Vai trò quản hồ sơ và dữ liệu ứng viên

2.1 Tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ tuyển dụng

Một quy trình quản lí dữ liệu ứng viên khoa học tích hợp cùng công nghệ tự động chính là giải pháp cho vấn đề chất lượng sàng lọc, đánh giá ứng viên. Với quy trình này, bộ phận tuyển dụng sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như chi phí tuyển dụng.

2.2 Dễ dàng quản lí chất lượng đội ngũ tuyển dụng

Khi sở hữu trong tay một quy trình quản lí dữ liệu ứng viên khoa học, mọi thông tin này sẽ được lưu trữ đầy đủ và rõ ràng để người quản lí có thể dễ dàng theo sát được quá trình đánh giá CV của từng nhân viên trong bộ phận tuyển dụng Và có thể đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác.

2.3 Cải thiện số lượng và chất lượng ứng viên được tuyển dụng

Nếu không có tư duy quản lí dữ liệu ứng viên, nhà tuyển dụng thường gặp khó khăn trong việc đánh giá và so sánh ứng viên dựa trên các tiêu chí cố định. Việc làm thất lạc dữ liệu ứng viên cùng thường xuyên xảy ra, khiến nhà tuyển dụng phải đánh đổi bằng cả số lượng và chất lượng tuyển dụng.

Quản lí dữ liệu ứng viên có thể dễ dàng giải quyết được tình trạng này.

2.4 Đóng vai trò “kim chỉ nam” cho chiến lược tuyển dụng

Với sự sẵn có của dữ liệu ứng viên, tất cả những yếu tố này có thể dễ dàng được xác định. Dựa trên việc đo lường phân tích những dữ liệu có sẵn, nhà tuyển dụng có thể đưa ra những dự đoán, hình mẫu, từ đó ra những quyết định để tối ưu lại chiến lược tuyển dụng của mình.

2.5 Hỗ trợ xây dựng thương hiệu tuyển dụng

Nhờ tư duy quản lí dữ liệu ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ có khả năng đem đến cho ứng viên những trải nghiệm tốt nhất. Sẽ không xảy ra các tình trạng thất lạc hồ sơ hay phản hồi chậm, bởi các hồ sơ đã được lưu trữ và phân loại vô cùng khoa học. Bên cạnh đó, khi tích hợp cùng công nghệ tự động hóa, các công cụ quản lí dữ liệu ứng viên còn cho phép nhà tuyển dụng theo dõi, “nuôi dưỡng” ứng viên đều đặn bằng email marketing.

Với tư duy thu thập, lưu trữ, phân loại, khai thác và đo lường dữ liệu ứng viên từ phương pháp quản lí cơ sở dữ liệu, cùng sự hỗ trợ của các tính năng tự động hóa, nhà tuyển dụng sẽ giúp ứng viên có trải nghiệm hoàn thiện hơn, từ đó có cơ hội nâng cao thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp mình trong mắt ứng viên.

3. Bí quyết để tuyển dụng quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên hiệu quả nhất

Bí quyết quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên

3.1 Quản lý dữ liệu ứng viên bằng excel

Phần mềm tin học văn phòng excel cho phép doanh nghiệp tự tạo nội dung theo chủ ý riêng của mình. Hình thức liên kết lệnh, công thức khá phổ biến nên những nội bộ doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng file excel quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên, tự thiết lập hàng, cột thông tin theo tiêu chí của riêng mình.

Ưu điểm việc quản lý thông tin ứng viên bằng excel

• Tiết kiệm chi phí đầu tư
• Tập trung vào những nội dung thông tin ứng viên mà doanh nghiệp quan tâm
  
• Điều chỉnh, thay đổi thứ tự quản lý thông tin nhanh chóng
• Phù hợp quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ

Nhược điểm việc quản lý thông tin ứng viên bằng excel

• Độ bảo mật thấp, dễ bị điều chỉnh hoặc bị virus làm mất dữ liệu
• Độ chính xác thông tin tùy thuộc vào sự cẩn thận của người nhập liệu.
• Tính liên kết dữ liệu không cao, để tìm đầy đủ thông tin của một ứng viên cần nhiều thời gian.
• Thiếu tính đồng bộ lâu dài vì mỗi thế hệ nhân sự quản lý lại có những thay đổi riêng, đáp ứng thói quen quản lý của cá nhân hoặc theo xu hướng thời đại.

3.2 Quản lý dữ liệu ứng viên bằng phần mềm quản lý tuyển dụng

Phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp là những sản phẩm lập trình được các công ty phần mềm chuyên nghiệp thực hiện. Muốn cho ra một phần mềm quản lý chất lượng, đội ngũ lập trình viên phải gắn kết cùng các chuyên gia tuyển dụng nhân sự hàng “top” để nắm rõ những quy trình tuyển dụng, các công cụ cần tích hợp và xây dựng hệ thống liên kết thông tin hồ sơ dữ liệu của ứng viên sao cho linh hoạt, khoa học nhất.

Ngoài những phần mềm quản lý tuyển dụng quốc tế, hiện nay, các phần mềm trong nước như: TalentBold – Hiring, Base E-Hiring, Talent Solution… đang chứng minh sự vượt trội cao hơn, được doanh nghiệp lựa chọn nhiều hơn, vì chi phí thấp mà tính năng lại sát với yêu cầu tuyển dụng, lưu trữ thông tin ứng viên của thị trường Việt.

Ưu điểm của phần mềm quản lý tuyển dụng

• Tiết kiệm nhân lực và thời gian vì phần mềm lập trình thông minh, tự động hóa liên kết.
• Dữ liệu lưu trữ tự động, đơn cử khi ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến, các thông tin được hệ thống tự động đưa vào mục dữ liệu tương ứng. Độ chính xác 100%.
• Phần mềm có thời gian sử dụng lâu dài hàng chục năm. Định kỳ mỗi năm, công ty phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cập nhật thông tin mới. Và cứ thể, doanh nghiệp tiếp tục xài, không phải tái đầu tư tốn kém.
• Truy xuất thông tin nhanh, chuẩn chỉ với vài thông tin nhỏ của ứng viên, nhập vào thanh công cụ tìm kiếm, tích tắc dữ liệu được sàng lọc.
• Lưu trữ công nghệ đám mây, dung lượng lớn đủ sức chứa dữ liệu ≥ 10 năm, bảo mật cao,
• Truy cập đa không gian, đa thời gian, phục vụ hiệu quả nhu cầu làm việc từ xa…

Nhược điểm của phần mềm quản lý tuyển dụng

• Phải đầu tư chi phí mua phần mềm để cài đặt vào hệ thống doanh nghiệp, tuy nhiên, hiện nay có nhiều phần mềm miễn phí, tính năng ít hơn nhưng nếu nhu cầu doanh nghiệp chưa cao thì sử dụng cũng rất tuyệt.
• Cần thời gian để nhân viên làm quen hệ thống, thường khoảng 1 tuần đổ lại là thuần thục.

Quản lý dữ liệu ứng viên đã và đang trở thành trợ thủ đắc lực trong việc nâng cao hiệu quả tuyển dụng. Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp các bạn có những thông tin hữu ích nhất. Cảm ơn các bạn đã luôn quan tâm và đồng hành cùng chúng tôi. Chúc các bạn luôn thành công !

Hoàng Ngọc