5 cách giúp tuyển dụng ghi chú hiệu quả khi phỏng vấn ứng viên

Trong buổi phỏng vấn ứng viên ghi chú là một trong những hoạt động quan trọng bởi ghi chú giúp nhà tuyển dụng có thể ghi nhớ lại tất cả thông tin về ứng viên để việc sàng lọc ứng viên tiềm năng sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn

5 cách giúp tuyển dụng ghi chú hiệu quả khi phỏng vấn ứng viên

Vậy muốn ghi chú đúng cách và đạt hiệu quả trong buổi phỏng vấn ứng viên nhà tuyển dụng cần thực hiện như thế nào ? Cùng | Working.vn tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé !

1. Tại sao kỹ năng ghi chú lại quan trọng đối với nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn ?

Trong buổi phỏng vấn ứng viên ghi chú giúp tuyển dụng:

• Cải thiện khả năng ghi nhớ các thông tin của ứng viên
• Cung cấp mức độ hiểu sâu hơn chủ đề trong buổi phỏng vấn
• Ghi chú bất kỳ vấn đề nào trong cuộc phỏng vấn khiến nhà tuyển dụng có khả năng nhớ lại những gì đã xảy ra, ngay cả khi bạn không xem lại ghi chú của mình.
• Với thói quen ghi chép cơ bản, nhà tuyển dụng có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm việc của mình.
• Ghi chú của bạn thể hiện sự hiểu biết của bạn về những gì xảy ra trong buổi phỏng vấn, bằng cách ghi chú lại các cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng có khả năng giúp ích cho sự nghiệp của mình cũng như thành công hơn trong công việc.

2. Những thông tin cần được ghi chú lại trong buổi phỏng vấn

Thông tin quan trọng trọng cần được ghi chú lại trong buổi phỏng vấn

 

• Mục tiêu của cuộc phỏng vấn, thông điệp của cuộc phỏng vấn, đối tượng hướng đến của cuộc phỏng vấn
• Từng mục được đề cập trong cuộc phỏng vấn
• Ghi lại các quyết định, kết quả và các mục đích khi tuyển dụng
• Các ý kiến đóng góp của những người tham gia cuộc phỏng vấn. Ghi nhanh lại các ý tưởng, câu hỏi hoặc các thông tin cần rõ hơn sau khi kết thúc cuộc phỏng vấn.

3. Những cách giúp tuyển dụng ghi chú hiệu quả trong buổi phỏng vấn

3.1 Nói trước về tình huống

Trong mỗi cuộc phỏng vấn tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ nên giải thích về quy trình và mục đích tuyển dụng với ứng viên. Trong những phút đầu tiên, hãy nói với ứng viên rằng bạn sẽ ghi chép trong khi trò chuyện vì bạn cần xem xét chúng trong quá trình lựa chọn.

Đây là một cách nói lịch sự về việc bạn có thể không giao tiếp bằng mắt 100% thời gian. Nó cũng giúp ứng viên biết rằng họ sẽ gặp những khoảng lặng vì bạn đang viết thay vì nói chuyện. Tuy nhiên, đừng khiến ứng viên tin rằng bạn sẽ ghi lại mọi lời họ nói. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái và bớt lo lắng về những gì bạn đang viết trong ghi chú.

3.2 Chia khu vực ghi chú thành 3 phần

Dành phần đầu tiên cũng là phần lớn hơn cho câu trả lời của ứng viên, phần thứ hai nhỏ hơn cho các quan sát và ấn tượng của bạn. Trong phần thứ hai này, bạn có thể viết, “Có vẻ nhiệt tình nhất với công việc này” hoặc “Không giao tiếp bằng mắt, có vẻ lo lắng”.

Hãy nghĩ về phần thứ hai này như một cách để khơi gợi trí nhớ của bạn về ứng viên, đặc biệt nếu bạn đang phỏng vấn nhiều người và lo lắng về việc có thể nhầm lẫn. Viết ra những ấn tượng mạnh nhất để sau này khi xem lại, hình ảnh về người đó sẽ hiện ra ngay trong tâm trí của bạn.

Và dành phần thứ ba cho những câu hỏi bạn nghĩ đến trong cuộc phỏng vấn. Điều này thường xảy ra khi bạn muốn đi sâu tìm hiểu điều gì đó mà ứng viên đã nói, nhưng không muốn ngắt lời khi họ đang trả lời.

3.3 Hãy ghi chú ngắn gọn tập trung vào các điểm chính

Tóm tắt và ghi chú ngắn gọn tập trung vào các điểm chính

 

Hãy tóm tắt tất cả những điểm chính mà ứng viên nêu ra khi họ trả lời các câu hỏi phỏng vấn và chọn ghi lại những từ hoặc cụm từ quan trọng nhất để giảm tối thiểu thời gian cho việc viết và dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe và thấu hiểu.

3.4 Tập trung vào các dữ kiện cho thấy ứng viên có thể làm được việc

Hãy tập trung vào các bằng chứng chỉ ra rằng ứng viên có thể làm được việc, chứ không phải các giải thưởng họ đạt được trong các trò chơi thể thao. Vậy bạn nên viết lại điều gì và nên tránh điều gì ? Nên tập trung vào các kỹ năng liên quan, kinh nghiệm làm việc trước đây, nền tảng học vấn hoặc các chứng chỉ, khả năng sử dụng các phần mềm chuyên dụng. Tránh ghi chú những việc cá nhân không liên quan mật thiết đến mục đích mà mình đang hướng tới như: Về các sở thích, ngoại hình hoặc chi tiết cá nhân như gia đình, con cái.

3.5 Duy trì giao tiếp bằng mắt

Hãy nhớ rằng giao tiếp bằng mắt là một trong những cách hiệu quả để tăng sự hiệu quả và gắn kết trong các mối quan hệ. Nó có thể khiến bạn trở nên thú vị và đặc biệt hơn trong mắt người khác. Chính vì thế trong buổi phỏng vấn nhà tuyển dụng cần cân bằng giữa việc ghi chú và tích cực lắng nghe. Mặc dù ghi chép hiệu quả là điều quan trọng, nhưng việc duy trì giao tiếp bằng mắt và tham gia vào một cuộc trò chuyện sẽ gợi ra thông tin bạn cần biết và giúp bạn hiểu thêm ứng viên hơn.

Hãy nhớ rằng, kỹ năng ghi chú tốt không có nghĩa là có thể nắm bắt được từng câu đối thoại trong cuộc họp. Nó có nghĩa là có thể tóm tắt thông tin quan trọng thành một vài câu, chỉ tập trung vào những diều cần phải biết.

Ghi chú giúp nhà tuyển dụng có thể tóm tắt các thông tin quan trọng về ứng viên từ đó tập trung vào những điều cần phải biết để chắt lọc và lựa chọn ra những ứng viên thích hợp nhất cho vị trí cần tuyển. Hi vọng những gợi ý của chúng tôi sẽ là những kiến thức hữu ích đối với các bạn. Chúc các bạn luôn là những nhà tuyển dụng thành công.

Nguyễn Vy