Bí quyết từ chối ứng viên của 1 nhà tuyển dụng chuyên nghiệp

Việc nhận diện được ứng viên và đưa ra những lời từ chối khi cần thiêt là một việc làm quan trọng không kém việc tuyển dụng được người tài. Từ chối cũng là một phần kỹ năng giao tiếp khéo léo cần thiết của một nhà tuyển dụng. Thay vì không lựa chọn những ứng cử viên không phù hợp thì một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ biết cách từ chối hài hòa, vui vẻ và để lại những ấn tượng tốt trong lòng mỗi ứng viên.

Bí quyết từ chối ứng viên của 1 nhà tuyển dụng chuyên nghiệp

Đối mặt với sự lựa chọn cuối cùng của nhà tuyển dụng là việc từ chối một số ứng viên không đạt tiêu chuẩn, để làm được điều này các nhà tuyển dụng cũng phải rèn luyện cho mình những kỹ năng xử lý tình huống khéo léo để không làm ảnh hưởng đến tâm lý các ứng viên, không để lại ấn tượng không tốt trong lòng của ứng viên tìm việc, không gây ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của công ty. Với bí quyết cùng những kỹ năng từ chối ứng viên khôn khéo dưới đây của Working.vn tin chắc rằng bạn sẽ có thêm nhiều kỹ năng chuyên nghiệp hơn đấy.

1. Nhà tuyển dụng cần đưa ra những quy trình và tiêu chuẩn đánh giá nhân viên nhất định

Trước khi phỏng vấn ứng viên vào vị trí nào, nhà tuyển dụng cần phải nắm được danh sách tiêu chí cho vị trí tìm việc nhân sự đó và đề cập rõ với ứng viên về quy trình tuyển dụng của công ty. Trong quá trình tuyển dụng, bạn phải thường xuyên cập nhật thông tin đến ứng viên để họ nắm được các bước sẽ phải trải qua. Quan trọng hơn, bạn phải có quy trình truyền đạt thông tin và tương tác, liên lạc với ứng viên.

Nếu như công ty bạn không có chính sách gửi email từ chối đến các ứng viên thì ngay trong buổi phỏng vấn hãy nói với các ứng viên rằng công ty sẽ liên hệ lại nếu bạn vượt qua vòng phòng vấn và tiến vào vòng trong nhé và nếu 1 tuần đến 10 ngày nếu không nhận được thông báo từ công ty thì có nghĩa bạn đã không được chọn vào vòng tiếp theo.

2. Điều chỉnh thư từ chối phù hợp với từng ứng viên

Điều chỉnh thư từ chối khéo léo tới ứng viên

Như đã trình bày ở trên để từ chối ứng viên một cách khéo léo và tế nhị nhà tuyển dụng có thể sử dụng email để thông báo kết quả. Tuy nhiên, khi sử dụng email cảm ơn và thông báo kết quả nhà tuyển dụng cũng cần lưu ý một số điều. Đầu tiên là trong những tình huống tuyển dụng gấp, mọi sự từ chối của nhà tuyển dụng đều phải được điều chỉnh tương ứng với tình hình của các ứng viên. Theo đó, tùy theo tuổi tác ứng viên mà nhà tuyển dụng có những cách xưng hô phù hợp trong email. Cách xưng hô và nội dung email cần đảm bảo tính trang trọng và nhấn mạnh được sự trân trọng và đánh giá cao năng lực của công ty bạn đối với ứng viên để họ không có những phản ứng tiêu cực ngay cả khi bị từ chối. Và một điều quan trọng nữa mà các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp cần ghi nhớ đó là nên gửi email cảm ơn và thông báo kết quả cho ứng viên trong thời gian sớm nhất.

3. Đưa ra một phản hồi trung thực về lý do tại sao họ không được chọn

Sẽ rất hữu ích cho ứng viên nếu họ biết được lí do vì sao họ bị từ chối. Vì vậy, hãy cho ứng viên biết nếu họ thiếu các kiến thức chuyên môn cần thiết để họ có cơ hội cải thiện những thiếu sót đó. Việc gửi đi một email từ chối chung chung, không mang tính thực tiễn sẽ khiến các ứng viên không muốn ứng tuyển vào công ty của bạn một lần nữa.

4. Không từ chối ứng viên trực tiếp ngay sau cuộc phỏng vấn

Có thể ngay sau phỏng vấn bạn đã biết được ứng viên đó thật sự không phù hợp với vị trí mà công ty mình đang tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn cũng đừng vì thế mà thẳng thừng từ chối ứng viên ngay. Bởi lúc này ứng viên chưa được chuẩn bị về mặt tâm lý nên việc từ chối trực tiếp sẽ làm tổn thương cái tôi của họ. Không chỉ là buồn, thất vọng về bản thân, việc từ chối trực tiếp còn khiến ứng viên bị ám ảnh thất bại và vô tình gây ác cảm với công ty bạn. Thậm chí sau nhiều năm ứng viên cũng không muốn ứng tuyển vào công ty của bạn nữa và ngay cả các cơ hội hợp tác kinh doanh họ cũng sẵn sàng từ chối.

Do đó thay vì từ chối ứng viên trực tiếp trong buổi phỏng vấn nhà tuyển dụng nên khéo léo để ứng viên biết mình chưa đủ trình độ và kinh nghiệm cho vị trí tuyển dụng bằng cách thẳng thắn chia sẻ mặt thiếu xót, chưa đáp ứng được nhu cầu thực tại. Điều này không chỉ giúp ứng viên rút ra được nhiều kinh nghiệm cho các lần phỏng vấn tiếp theo mà còn giúp họ cảm thấy được sự quan tâm, sự nhiệt tình từ người phỏng vấn là đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của công ty. Nhà tuyển dụng cũng có thể gợi ý và khuyến khích ứng viên tham gia các khóa học nâng cao kiến thức và bổ trợ kỹ năng để họ có thể tiến xa hơn trong sự nghiệp.

Mặc dù chưa thành công trong lần phỏng vấn này nhưng với những chia sẻ và trao đổi thắng thắn, chân thành chắc chắn các ứng viên sẽ nhanh chóng nguôi ngoai nỗi buồn và thay vào đó là một nhiệt huyết mạnh mẽ phấn đấu cho sự nghiệp. Và biết đâu trong tương lai người ứng viên đó sẽ trở thành khách hàng hoặc đối tác lớn của công ty cũng nhờ vào những thiện cảm và cách từ chối khéo léo từ buổi phỏng vấn.

5. Không từ chối bằng sự im lặng

Tuyển dụng không nên từ chối bằng sự im lặng

Thoáng nghe qua đã nhận thấy đây là cách làm hoàn toàn đi ngược lại giá trị tốt đẹp trong câu chuyện nghề nghiệp. Trước khi bước vào buổi gặp mặt phỏng vấn chính thức, hầu hết mọi người đều có sự chuẩn bị rất cẩn thận cũng bởi họ nghiêm túc và kỳ vọng quá nhiều vào vị trí ứng tuyển. Nhưng nếu chúng ta trong vai trò một nhà tuyển dụng lại vô tình đặt sự kỳ vọng, nghiêm túc vào bóng tối của sự im lặng thì quả thực bạn đang không tôn trọng ứng viên của mình.

Đây cũng là con dao hai lưỡi, một lưỡi giúp bạn giải quyết nhanh gọn mọi thứ, những đồng thời lưỡi kia sẽ tố cáo về phong cách làm việc thiếu chuyên nghiệp của bạn. Để cho ứng viên chờ đợi kết quả trong tâm trạng mong ngóng, còn phía bạn từ lâu đã gạt bỏ họ ra khỏi mối quan tâm của mình. Điều đó còn chứng tỏ bạn là một nhà tuyển dụng "kém chuyên" và vô trách nhiệm với công việc. Vì thế hãy nhẹ nhàng từ chối ứng viên trong kết quả trả về. Và nhớ đừng quên sử dụng những lời lẽ động viên, khích lệ cho họ một động lực tìm kiếm công việc mới.

6. Một cuộc điện thoại từ chối sẽ gây khó xử cho cả hai bên

Nhiều nhà tuyển dụng cho rằng thông báo qua điện thoại cho ứng viên biết họ không được công ty lựa chọn là một cách từ chối lịch sự. Tuy nhiên trên thực tế điều này là hoàn toàn sai lầm, thậm chí còn gây khó xử cho cả hai bên.

Chưa kể đến việc nhà tuyển dụng sẽ không thể biết chính xác được đâu là thời gian ứng viên có thể tiếp chuyện. Do đó, thay vì gọi điện thông báo kết quả trực tiếp, nhà tuyển dụng có thể thông báo kết quả cho ứng viên thông qua email. Điều này vừa giúp ứng viên biết được kết quả nhanh, chính xác, chi tiết mà lại giúp họ tránh được những cảm xúc tiêu cực, khó xử.

7. Giúp đỡ ứng viên bị từ chối để họ có thêm kinh nghiệm phỏng vấn

Đối với những ứng viên bị từ chối, hãy đề cập thẳng thắn những thiếu sót và những thế mạnh của họ để họ có thêm kinh nghiệm cho những lần phỏng vấn việc làm khác. Ví dụ, bạn có thể đề xuất ứng viên nên tham gia một khóa học nào đó để nâng cao kiến thức, hoặc phát huy tính sáng tạo trong lĩnh vực mà họ am hiểu. Nói chung là hãy có những đóng góp theo hướng tích cực, như vậy thì dù bị loại nhưng họ sẽ không nảy sinh ác cảm với công ty, thậm chí là còn cảm kích bạn vì đã chỉ ra điểm yếu. Tuy nhiên, chú ý tới giọng điệu khi trao đổi, cần nói thật từ tốn và hòa nhã để ứng viên không cảm thấy đang bị ‘dạy đời’.

Trong công việc hay mọi hoạt động hằng ngày việc rèn luyện kỹ năng là một việc làm rất có ích, có nhiều kỹ năng sống và kỹ năng làm việc sẽ giúp chúng ta tự tin và vững tâm hơn trên mọi chặng đường. và trong khâu lựa chọn nhân tài nếu có kỹ năng khéo léo xử lý tình huống chúng tôi tin rằng các nhà tuyển dụng sẽ thực hiện tốt, và xử lý một cách chuyên nghiệp nhất để hòa đồng cả 2 bên.

Hi vọng qua bài viết của chúng tôi sẽ giúp ích một phần cho các nhà tuyển dụng trong khâu lựa chọn và từ chối ứng viên. Người phỏng vấn chính là đại diện của công ty, doanh nghiệp, chính vì vậy hãy thể hiện sự khôn khéo khi thông báo kết quả phỏng vấn dù là đồng ý hay từ chối nhé. Cảm ơn các bạn đã luôn đồng hành cùng chúng tôi. Chúc các bạn luôn vững bước thành công.

Hoài Sa