Bí quyết giúp Nhà tuyển dụng viết email từ chối ứng viên khéo léo

Viết Email chối ứng viên là thứ không thể thiếu trong bất cứ quy trình tuyển dụng nào. Vì thế để nâng cao tính chuyên nghiệp và không gây ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp Nhà tuyển dụng cần viết email từ chối thật khéo léo để có một ấn tượng thật tốt trong mắt mỗi ứng viên.

Bí quyết giúp Nhà tuyển dụng viết email từ chối ứng viên khéo léo

Nếu ứng viên chưa phù hợp với vị trí đang tuyển dụng, thì việc nhà tuyển dụng viết email từ chối là một việc nên làm. Nhưng điều đang nói ở đây là phải làm sao viết email từ chối ứng viên một cách khéo léo để không làm họ thất vọng và để ứng viên có một ấn tượng tốt ? Đừng lo lắng dưới đây | Working.vn sẽ gợi ý một vài bí quyết hiệu quả nhất nhé !

1. Tại sao cần gửi thư từ chối cho ứng viên ?

Trong một quy trình tuyển dụng. Song song với việc thông báo chúc mừng những ứng viên tiếp tục đi tiếp, việc gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn cũng là một việc quan trọng. Bất kỳ một ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Việc không nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng là nguyên nhân khiến ứng viên cảm thấy khó chịu. Hầu hết các ứng viên đều hào hứng với các cơ hội việc làm và muốn biết khi nào sẽ nhận được kết quả ứng tuyển để họ có thể tiếp tục tìm kiếm một công việc khác.

Khi bạn thể hiện sự trân trọng với ứng viên thông qua một lá thư từ chối chuyên nghiệp, bạn có thể để lại ấn tượng tốt cho họ. Từ đây, họ có thể chia sẻ những phản hồi và đánh giá tích cực về doanh nghiệp cũng như việc làm được doanh nghiệp đăng tuyển.

Ngoài ra, việc bị từ chối cũng là cơ hội cho ứng viên học hỏi và phát triển. Một lá thư với những phản hồi hữu ích và trung thực từ phía nhà tuyển dụng – người đã dành thời gian đánh giá kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên – có thể giúp họ cải thiện bản thân. Điều này cũng sẽ giúp họ trở thành một ứng viên phù hợp nếu một cơ hội việc làm tương tự xuất hiện trong tương lai.

Hơn nữa, việc không gửi thư từ chối đến ứng viên có thể tác động tiêu cực đến thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn và nỗ lực tuyển dụng nói chung. Đa số các ứng viên tìm việc đều chia sẻ kinh nghiệm ứng tuyển tiêu cực của họ trên các mạng xã hội hoặc diễn đàn nghề nghiệp hay với những người họ quen biết. Điều này sẽ khiến các ứng viên khác, đặc biệt là các tài năng e dè khi nộp hồ sơ tìm việc vào công ty bạn trong tương lai.

2. Thư từ chối ứng viên cần gửi vào lúc nào ?

Thời gian để tuyển dụng gửi email từ chối

Nhà tuyển dụng có thể gửi thư từ chối tuyển dụng ít nhất 1 ngày sau khi họ gửi mail ứng tuyển nếu bạn nhận thấy hồ sơ của họ không đạt. Hoặc sau khi phỏng vấn ít nhất 1 vòng, bạn thấy ứng viên không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp thì hãy gửi thư từ chối cho họ. Với trường hợp ứng viên đã trải qua nhiều vòng phỏng vấn, nhà tuyển dụng đánh giá được kỹ năng mềm của ứng viên cũng như chuyên môn tốt của họ nhưng công ty lại chưa cần đến họ thì bạn cũng gửi thư từ chối sớm để họ còn đi tìm công việc khác.

3. Bí quyết để viết thư từ chối ứng viên khéo léo

3.1 Cá nhân hóa

Để đảm bảo các ứng viên cảm thấy bạn đã dành thời gian để liên lạc với họ, hãy luôn cá nhân hóa thư từ chối của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhắc đến ứng viên bằng tên của họ và xác định rõ vị trí mà họ ứng tuyển. Hãy cung cấp phản hồi ngắn gọn về việc ứng tuyển hoặc cuộc phỏng vấn của họ.

3.2 Cảm ơn ứng viên và đi thẳng vào vấn đề

Cảm ơn các ứng viên đã quan tâm đến công ty của bạn cho thấy rằng bạn đánh giá cao thời gian họ đã dành cho việc ứng tuyển. Tuy nhiên, bạn không nên vòng vo về quyết định từ chối hồ sơ của họ. Mặc dù vậy, hãy cố gắng lịch sự. Chẳng hạn, dòng đầu tiên của thư từ chối ứng viên bạn có thể nói: Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng của chúng tôi. Rất tiếc là chúng tôi đã không chọn bạn tại thời điểm này.

Điều này ngay lập tức cho ứng viên biết rằng họ đã không nhận được công việc. Sau đó, bạn có thể đi vào chi tiết hơn như khen ngợi về những phẩm chất tốt của họ.

3.3 Đưa ra phản hồi, nhưng đừng quá nhiều

Đưa ra các phản hồi mang tính xây dựng

Bạn có thể thêm giá trị vào thư từ chối ứng viên bằng cách đưa vào các phản hồi mang tính xây dựng. Điều này có thể cho ứng viên thấy rằng bạn đã nghiêm túc với họ và thậm chí giúp họ tìm được việc, từ đó cải thiện ấn tượng của họ về công ty. Không bắt buộc bạn phải cung cấp phản hồi chuyên sâu vì điều này sẽ rất tốn thời gian. Thay vào đó, chỉ tập trung vào một hoặc hai điểm chính.

Một mẹo khác là đánh giá cao các thế mạnh của họ cũng như cách họ thể hiện. Chẳng hạn, “Chúng tôi rất ấn tượng với sự đam mê và kiến thức của bạn về lĩnh vực văn phòng. Tuy nhiên, tại thời điểm này, chúng tôi đang tìm kiếm một ứng viên có trình độ chuyên môn ở cấp độ cao hơn. Đây là điều có thể bạn sẽ cần cải thiện vì nó quan trọng đối với nhiều vị trí công việc”. Ở đây, bạn vừa khen ngợi ứng viên vừa nêu rõ lý do tại sao họ không được chọn cho công việc này đồng thời cũng đưa ra lời góp ý chân thành.

3.4 Mời ứng tuyển lại

Nếu thấy ứng viên phù hợp với văn hóa làm việc của doanh nghiệp hoặc phù hợp với vị trí việc làm khác, nhà tuyển dụng có thể đề cập đến vấn đề này trong thư từ chối để ứng viên biết doanh nghiệp hy vọng họ sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội.

Đây như một lời khẳng định đối với khả năng của ứng viên, thể hiện rằng doanh nghiệp đánh giá cao tài năng của họ.

Nếu cảm thấy ứng viên hoàn toàn không phù hợp với môi trường làm việc của doanh nghiệp và vị trí ứng tuyển thì nhà tuyển dụng có thể bỏ qua phần này.

3.5 Gửi lời chúc

Để kết thúc thư từ chối ứng viên, hãy cảm ơn họ một lần nữa và chúc họ may mắn khi tìm kiếm một cơ hội việc làm khác. Điều này sẽ giúp để lại ấn tượng lâu dài về công ty của bạn.

Bạn thậm chí có thể nhờ họ cung cấp phản hồi về trải nghiệm tìm việc của họ, điều này có thể giúp công ty của bạn cải thiện quy trình tuyển dụng trong tương lai.

3.6 Luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi

Trước khi gửi email từ chối ứng viên, hãy chắc chắn rằng thư được viết rõ ràng và không có lỗi đánh máy hay chính tả. Điều này, một lần nữa cho thấy rằng bạn tôn trọng ứng viên cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Với những thông tin chia sẻ trên đây, hi vọng sẽ giúp nhà tuyển dụng của chúng ta có thêm nhiều bí quyết hữu ích nhất để hoàn thiện quá trình tuyển dụng sao cho hiệu quả nhất. Chúc các bạn luôn là những nhà tuyển dụng xuất sắc và chuyên nghiệp nhất.

Nguyễn Hoàng