6 kỹ năng đàm phán quan trọng nhất cho công việc văn phòng

Kỹ năng đàm phán là những phẩm chất cho phép hai hoặc nhiều bên đạt được thỏa hiệp. Đây thường là những kỹ năng mềm như giao tiếp, lắng nghe, thuyết phục, giải quyết và đưa ra quyết định... Hiểu được những kỹ năng này là bước đầu tiên để trở thành một nhân viên văn phòng có kỹ năng đàm phán mạnh mẽ nhất trong công việc.

6 kỹ năng đàm phán quan trọng nhất cho công việc văn phòng

Kỹ năng đàm phán trong công việc của một nhân viên văn phòng rất quan trọng bởi nhân viên văn phòng cần có kỹ năng đàm phán để đàm phán giữa nhân viên với nhân viên trong công việc, hay làm việc nhóm, đàm phán với quản lý, với sếp về công việc và đàm phán về lương bổng, đàm phán giữa bạn với khách hàng, đối tác … Vì vậy hãy học cách rèn luyện kỹ năng đàm phán ngay bây giờ để biết được những kỹ năng đàm phán nó có lợi rất nhiều trong công việc văn phòng bạn làm nhé.

1. Kỹ năng giao tiếp trong đàm phán

Trong kỹ năng đàm phán không thể thiếu được kỹ năng giao tiếp. Làm công việc văn phòng bạn sẽ phải tiếp xúc với đồng nghiệp, với sếp, với đối tác chính vì thế kỹ năng giao tiếp trong đàm phán cũng rất quan trọng bởi bạn có kỹ năng giao tiếp trong đàm phán bạn sẽ có thể thay đổi phong cách giao tiếp của mình tùy thuộc vào mọi hoàn cảnh để đáp ứng nhu cầu cần diễn đạt của mình đối với các đồng nghiệp. Bằng cách thiết lập giao tiếp rõ ràng, bạn có thể tránh được những hiểu lầm có thể khiến bạn không đạt được thỏa hiệp.

2. Kỹ năng lắng nghe tích cực trong đàm phán

Kỹ năng lắng nghe tích cực trong đàm phán

Kỹ năng lắng nghe tích cực cũng rất quan trọng trong công việc văn phòng. Nhân viên văn phòng có kỹ năng lắng nghe sẽ giúp hiểu ý kiến ​​của người khác trong đàm phán. Không giống như lắng nghe thụ động, là hành động nghe một người nói mà không ghi lại thông điệp của họ, lắng nghe chủ động đảm bảo bạn có thể tham gia và sau đó nhớ lại các chi tiết cụ thể mà không cần thông tin lặp lại nhiều lần.

3. Kiên nhẫn trong kỹ năng đàm phán

Một số cuộc đàm phán có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành, đôi khi liên quan đến việc đàm phán lại và phản đối. Thay vì tìm kiếm một kết luận nhanh chóng, bạn nên kiên nhẫn tìm hiểu để hiểu vấn đề chung của nhau hơn và đưa ra những tình huống hài hòa giữa đôi bên. Nhân viên văn phòng cũng vậy nếu có tính kiên nhẫn thì bạn sẽ đánh giá đúng hơn các tình huống và đưa ra kết luận tốt nhất, rèn luyện kỹ năng kiên nhân trong đàm phán sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc của bạn. 

4. Kỹ năng thuyết phục trong đàm phán

Khả năng ảnh hưởng đến người khác là một kỹ năng quan trọng của đàm phán. Nó có thể giúp bạn xác định lý do tại sao giải pháp đề xuất của bạn có lợi cho tất cả các bên và khuyến khích những người khác ủng hộ quan điểm của bạn. Ngoài khả năng thuyết phục, người đàm phán cần quyết đoán khi cần thiết. Tính quyết đoán cho phép bạn bày tỏ ý kiến ​​của mình trong khi vẫn tôn trọng quan điểm của đối phương.

5. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Nhân viên văn phòng có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt, hoặc tìm thấy những giải pháp có lợi cho đôi bên thường sẽ là những người có kỹ năng đàm phán hiệu quả. Thay vì chỉ tập trung nghĩ cho mục tiêu cuối cùng của cá nhân mình, người hiểu vấn đề sẽ cố gắng giải quyết vấn đề một cách đúng hướng, tìm được hướng đi cả hai bên đều đồng thuận và có một buổi thương lượng thành công.

6. Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định trong đàm phán

Một nhân viên văn phòng giỏi có thể hành động một cách quyết đoán trong cuộc đàm phán. Có thể cần phải đồng ý thỏa hiệp trong một thỏa thuận thương lượng. Bạn cần có khả năng phản ứng một cách quyết đoán. Hãy nhớ rằng các quyết định của bạn có thể có ảnh hưởng lâu dài đến bản thân hoặc công ty của bạn. Điều quan trọng là phải suy nghĩ kỹ các lựa chọn của bạn mà không suy nghĩ quá nhiều về quyết định của bạn. Quay đi quay lại giữa các lựa chọn của bạn mà không có câu trả lời rõ ràng có thể mang lại căng thẳng không cần thiết.

*** Những đàm phán trong việc làm của một nhân viên văn phòng

1.1 Đàm phán giữa bạn với đồng nghiệp

Công việc của nhân viên văn phòng thường làm việc với nhiều đồng nghiệp và họ thường xuyên phải làm việc nhóm với nhau để đưa ra nhiều chiến lược phục vụ cho công việc chính vì vậy muốn làm tốt công việc của nhân viên văn phòng hãy rèn luyện kỹ năng đàm phán của bạn với đồng nghiệp.

Dưới đây là một số trường hợp đàm phán giữa nhân viên với nhân viên:

• Đàm phán vai trò và khối lượng công việc trong nhóm dự án
• Đàm phán về thời hạn dự án với sếp của bạn
• Khắc phục sự cố xung đột giữa các cá nhân

1.2. Đàm phán giữa bạn với quản lý hay cấp trên

Trong suốt quá trình làm việc thi thoảng bạn sẽ cần phải thương lượng với quản lý hay cấp trên của mình khi có những đề xuất, sáng kiến trong công việc, khi bạn muốn tăng lương, khi bạn muốn xin nghỉ phép, xin nghỉ việc…

Các cuộc đàm phán giữa bạn với cấp trên điển hình bao gồm: 

• Đàm phán một đề nghị lương sau khi được chọn cho một công việc mới
• Thương lượng về việc nghỉ phép hoặc thời gian đi nghỉ
• Đàm phán các điều khoản tách biệt với chủ lao động
• Đàm phán lịch làm việc linh hoạt hơn
• Giả mạo hợp đồng công đoàn
• Đàm phán hợp đồng tư vấn hoặc dịch vụ tự do

1.3. Đàm phán giữa bạn với khách hàng hay đối tác

Tùy thuộc vào công việc của bạn, bạn có thể được yêu cầu đàm phán mang tính xây dựng với những người bên ngoài công ty hoặc đối tác công ty của bạn. Nếu bạn là nhân viên văn phòng thì có thể bạn sẽ phải đàm phán về các mục tiêu với nhà cung cấp để phát triển chiến lược, thương lượng giá cả, lập hợp đồng mua bán…

Các cuộc đàm phán giữa bạn với khách hàng hay đối tác bao gồm:

• Đàm phán với khách hàng về giá cả và các điều khoản bán hàng
• Đàm phán một dàn xếp pháp lý với luật sư đối lập
• Đàm phán các thỏa thuận cung cấp hoặc dịch vụ với các nhà cung cấp

Muốn có kỹ năng đàm phán tốt trong công việc các bạn hãy luôn rèn luyện để cải thiện và nâng cao kỹ năng đàm phán của mình nhé. Nó sẽ góp ít rất nhiều có sự nghiệp phát triển nghề nghiệp của bạn. Hi vọng các bạn sẽ luôn là những nhân viên văn phòng ưu tú nhất. Chúc các bạn luôn thành công !

Ngọc Quyên