Top 5 sai lầm dễ phạm phải nhất trong ngành kế toán

Kế toán là một ngành thường xuyên làm việc với các háo đơn chứng từ, công việc của một kế toán liên quan đến toán học là nhiều, và việc thường xuyên tiếp xúc với nhiều con số nếu không tỉ mỉ, cận thận thì việc xảy ra sai sót thì rất là dễ dàng.

Top 5 sai lầm dễ phạm phải nhất trong ngành kế toán

Một sai sót dù rất nhỏ cũng có thể dẫn đến nhiều phiền phức cho doanh nghiệp, thậm chí có thể tiềm ẩn hậu quả rất lớn, Dưới đây, Working.vn sẽ chia sẻ cho các bạn những sai lầm trong ngành kế toán nên biết để tránh.

1. Lỗi viết sai hóa đơn

Trong quá trình học kế toán học viên sẽ được làm quen với cách viết hóa đơn, đây là một trong những công việc cơ bản mà mỗi kế toán viên đều phải làm. Thực tế cho thấy viết sai hóa đơn là một trong những lỗi rất hay gặp không chỉ ở các bạn học viên mà thậm chí cả ở những kế toán viên đã trải qua một thời gian thực tế tương đối dài. Các lỗi viết sai hóa đơn thường thấy như: Viết sai tên công ty, địa chỉ, MST, ngày tháng… cho tới tiền thuế, giá hàng hóa… Do đó, trước khi viết hóa đơn kế toán viên cần phải so sánh, đối chiếu thật kĩ các thông tin khác nhau. Cẩn thận chính là bí quyết để người học tránh mắc phải lỗi sai này.

Khi mua hoá đơn:

Giấy giới thiệu (GGT):

- Không ghi rõ đến cơ quan thuế để mua hoá đơn (chỉ ghi chung chung đến liên hệ công tác...)

- Các chỉ tiêu như số giấy giới thiệu, ngày, họ tên và chức vụ người được cử đi, tên chữ ký của người ĐDPL, đóng đấu ...... không rõ ràng.

Nhân viên đến mua hoá đơn :

- Không mang theo CMND.( Người được giới thiệu )

- Khi gần hết giờ hành chánh mới đến liên hệ mua hoá đơn.

- Cử người không hiểu biết về hoá đơn chứng từ (như bảo vệ, tạp vụ, nhân viên trực điện thoại...) đi mua hoá đơn.

- Không đem theo phiếu theo dõi tình hình cấp phát hóa đơn

- Không lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở ký gần nhất

- Chưa chuẩn bị con dấu khắc tên DN, Mã số thuế ) để đóng trên liên 2 sử dụng hoá đơn:

Khi mua hàng :

- Không nhận hoá đơn tại nơi xuất hàng mà nhận hoá đơn do người bán đem đến (dễ bị nhận hoá đơn giả)

Khi xuất hàng:

- Không xuất hoá đơn GTGT đối với hàng hóa xuất khẩu

- Không xuất hoá đơn đối với doanh thu hàng uỷ thác xuất khẩu.

- Không lót giấy carbon giữa các liên.

- Thiếu chữ ký người mua trên hoá đơn.

- Không ghi thuế suất thuế GTGT. Báo cáo sử dụng hoá đơn: Không lập báo cáo sử dụng hoá đơn theo định kỳ. ( Tháng, Quý, Năm ) Các bảng kê hoá đơn bán ra, mua vào:

- Ghi không đầy đủ cột mục theo qui định.

- Cột ngày chứng từ ghi không theo đúng định dạng 30/01/2002 (ghi sai là 01/30/2002 hoặc 30 - Jan - 02, 2002 - 01 - 30 v.v...)

- Trong bảng kê HHDV bán ra không ghi đúng thứ tự số hoá đơn đã sử dụng, không kê hoá đơn đã huỹ vào bảng kê, đồng thời cũng dễ bị kê khai trùng nhiều lần cho cùng một hoá đơn.

- Không lập bảng kê riêng đối với hàng hoá bán ra không chịu thuế GTGT (như hàng đại lý bán đúng giá)

- Trong bảng kê hoá đơn mua vào không lập bảng kê riêng đối với những hàng hoá dịch vụ phục vụ cho sản xuất, hàng không chịu thuế GTGT.

2. Lỗi nhập dữ liệu

Kế toán mắc lỗi nhập dữ liệu

Đã làm kế toán lỗi nhập dữ liệu cũng thường xảy ra theo thời gian. Vì vậy, trong khi bạn không thể ngăn chặn tất cả các lỗi nhập dữ liệu, bạn có thể có một chính sách để thực hiện đối chiếu khác nhau một cách kịp thời để đảm bảo rằng các mục dữ liệu được phát hiện kịp thời và có thể sửa chữa được. Ví dụ, bạn sẽ muốn thực hiện đối chiếu ngân hàng hàng tháng cũng như đối chiếu các khoản phải thu và phải trả. Bạn cũng có thể chạy ngân sách trên thực tế chênh lệch để xác định lỗi có thể trong việc phân loại các khoản thu, chi phí, hoặc biên lai khách hàng hay nhà cung cấp, các báo cáo thanh toán theo định kỳ để đảm bảo rằng tất cả các thu chi có vẻ hợp lý. Giao dịch bất thường cần được xem xét để đảm bảo rằng không có lỗi nhập dữ liệu và các giao dịch là chính xác.

3. Lỗi số tiền mặt bị chênh lệch trong một tháng thu chi

Đây là lỗi khá phổ biến trong công việc kế toán vì trong một tháng bên cạnh việc thu chi cho tiền lương thì còn có rất nhiều loại tiền khác nhau mà kế toán cần phải xử lý và ghi chép. Vì số tiền tổng là con số chung của cả doanh nghiệp còn vấn đề thu chi lại là những việc riêng rẽ nên nếu không được ghi rõ ràng cụ thể và có đầy đủ các giấy tờ xác nhận thì kế toán rất dễ bị nhầm lẫn cũng như gây ra những sai sót trong việc tính toán.

Một số lỗi mà kế toán thường mắc phải trong vấn đề tiền mặt có thể kể đến như: Số tiền trên phiếu thu bị chênh lệch với sổ sách, số dư quỹ tiền mặt bị âm, sổ sách bị sắp xếp sai, thủ tục thu chi bị thiếu giấy tờ, thiếu minh bạch trong thu chi, hạch toán thiếu nhiệm vụ thu chi phát sinh, không báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ, hóa đơn chi sai so với số tiền chi trong ghi chép, chưa có đơn vị kiểm kê tiền mặt cũng như báo cáo chi tiết về tiền mặt trong hàng tháng.

4. Lỗi trong giải quyết đầu tư tài chính ngắn hạn

Lỗi trong giải quyết đầu tư tài chính

Đầu tư tài chính ngắn hạn là vấn đề thường xuyên diễn ra trong một công ty. Vấn đề này giúp cho công ty ngày càng phát triển cũng như thu được những nguồn lợi cao trong quá trình đầu tư đó. Tuy nhiên nếu kế toán không nắm bắt đầy đủ các thông tin cũng như số liệu trong quá trình đầu tư thì không những không thu lại được nguồn lợi mà nó còn làm cho ngân sách của công ty bị thất thoát.

Một số lỗi chúng ta thường gặp trong giải quyết đầu tư tài chính ngắn hạn của kế toán là: Chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán, không tiến hành trích lập dự phòng đối với đầu tư chứng khoán ngắn hạn, không hạch toán đầy đủ lãi lỗ kinh doanh, không có giấy tờ hợp lý chứng minh cho khoản đầu tư không nắm bắt được thông tin đối tượng đầu tư.

Để giải quyết được triệt để tình trạng trên chúng ta cần đề cao trách nhiệm của tất cả các nhân viên kế toán trong lĩnh vực này, đồng thời yêu cầu mỗi nhân viên có trách nhiệm đối với công việc của mình và có những xử phạt nghiêm đối với những trường hợp lơ là trách nhiệm gây xảy ra những sai sót trong quá trình giải quyết đầu tư. Bên cạnh đó cũng cần khen thưởng những người hoàn thành tốt nhiệm vụ.

5. Lỗi Không phân loại đúng thu nhập và chi phí

Phương pháp hộp giày của kế toán có lẽ không phải là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp nhỏ với chỉ hơn vài giao dịch mỗi năm. Tất cả tiền bạc đến và đi ra ngoài của doanh nghiệp phải được giao cho các thể loại thích hợp. Bạn sẽ thấy rằng nếu bạn xem các trang đầu của sổ sách kế toán của bạn, bạn sẽ không đi theo những sai lầm. Bạn sẽ biết những người bạn lập hoá đơn, bao nhiêu, khách hàng của bạn đã thanh toán hay chưa. Bạn cũng sẽ tìm thấy để chuẩn bị tính thuế cuối năm một cách dễ dàng, mượt mà hơn nhiều so với cố gắng để lắp ráp lại các hồ sơ mà bạn cần chuẩn bị khai thuế doanh nghiệp của bạn.

Hoài Sa