Tổng hợp những điều kế toán cần biết ngay về hoá đơn điện tử

Là một kế toán bạn sẽ phải thường xuyên phải tiếp xúc với các loại hóa đơn điện tử chính vì thế đây là nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng trong công việc của một nhân viên kế toán.

Tổng hợp những điều kế toán cần biết ngay về hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hình thức khá mới mẻ với khá nhiều bạn kế toán mới vào nghề, Vậy bạn đã hiểu rõ về hóa đơn điện tử hay chưa ? hóa đơn điện tử được kế toán áp dụng thực tế trong công việc như thế nào ? Hãy cùng | Working.vn theo dõi qua bài viết dưới đây nhé !

1. Đầu tiên kế toán cần hiểu về Hóa đơn điện tử là gì ?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

+ Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ

+ Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh

+ Rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử

+ Góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp

3. Những điều kế toán cần biết ngay về hoá đơn điện tử

Tổng hợp những điều kế toán cần biết ngay về hoá đơn điện tử

3.1 Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

+ Hóa đơn giá trị gia tăng: Dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các trường hợp:

• Hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa
• Hóa đơn hoạt động vận tải quốc tế
• Hóa đơn xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
• Hóa đơn xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài

+ Hòa đơn bán hàng: Dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được như xuất khẩu.

+ Hóa đơn khác gồm:

• Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

3.2 Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung nào ? 

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
•  Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
•  Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
•  Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

3.3 Hóa đơn điện tử áp dụng thông tư, nghị định nào ?

- Thông tư số 32/2011/TT-BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

- Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/TTBTC

- Thông tư số 26/2015/TT-BTC Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp các dịch vụ

3.4 Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử ?

Theo Khoản 2, Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP từ ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

3.5 Doanh nghiệp cần điều kiện gì để sử dụng hóa đơn điện tử ?

Những điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động. Có chứng thư số (Chữ ký số hay USB Token) theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực. Máy tính có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet

3.6 Hóa đơn điện tử có liên không ?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

3.7 Ký hóa đơn điện tử điện tử như thế nào ?

Khi xuất hóa đơn điện tử người bán dùng chữ ký điện tử (Chữ ký số, chứng thư số) để ký hóa đơn điện tử

Chữ ký điện tử:

Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.

Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.

Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.

Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:

+ Chống từ chối bởi người ký.

+ Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.

Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.

Chứng thư số:

Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.

Chứng thư số có thể được xem như là một “chứng minh thư” sử dụng trong môi trường máy tính và Internet.

Chứng thư số được sử dụng để nhận diện một cá nhân, một máy chủ, hoặc một vài đối tượng khác và gắn định danh của đối tượng đó với một khoá công khai (public key), được cấp bởi những tổ chức có thẩm quyền xác nhận định danh và cấp các chứng thư số.

Chứng thư số được tạo bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực, trong đó chứa publickey của người dùng và các thông tin của người dùng theo chuẩn X.509.

3.8 Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào ?

Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận HĐĐT đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS

Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT

3.9 Khách mua hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không ?

Hóa đơn điện tử đối vứoi khách hàng 

Nếu là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ thì không cần phải sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần phải ký hóa đơn điện tử nhận được.

Nếu là khách hàng doanh nghiệp, đơn vị kế toán phải sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế bao gồm: Các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu,... thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (theo Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

Đối với hóa đơn điện tử mua hàng như điện, nước, viễn thông thì khách hàng không cần phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn này vẫn được cơ quan pháp lý chấp nhận.

Bên cạnh đó, còn có một số trường hợp đặc biệt xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua mà không cần ký sổ hóa đơn.

3.10 Kê khai thuế như thế nào nếu nhận được ?

Người mua khi nhận được hóa đơn của bên bán thì có thể kê khai thuế theo trình tự như hóa đơn giấy bình thường.

Người mua có thể yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi ra giấy có chữ ký và dấu của bên người bán để có thể làm giấy tờ cho quyết toán thuế hay giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.

3.11 Nếu phát hiện sai sót khi nhận hóa đơn điện từ thì xử lý như thế nào ?

Thỏa thuận của người mua và người bán xóa bỏ hóa đơn điện tử sai sót.

Người bán lập một hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót và gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, gửi ngày tháng năm,…

Hóa đơn điện tử xóa bỏ phải được lưu trữ để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

3.12 Với hóa đơn điện tử, khi hàng hóa lưu thông trên đường cần chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lượng chức năng ?

Người bán hàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
• Trên hóa đơn phải có dòng chữ ghi rõ: Hóa đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ là những thông tin hữu ích có thể giúp các ứng viên tìm việc kế toán tự tin hơn trong công việc của mình. Chúc các bạn luôn vững tin và thành công hơn nữa trên ngành nghề kế toán của mình nhé.

Hoàng Ngọc