Những văn hóa giao tiếp qua email nhân viên văn phòng nên biết

Trong thời đại phát triển mạnh mẽ của kỹ thuật số Email là phương tiện trao đổi rất phổ biến rất quan trọng trong công việc của một nhân viên văn phòng, chính vì thế văn hóa giao tiếp qua email đã trở thành kỹ năng mềm không thể thiếu trong bộ kỹ năng cần phải có để giúp nhân viên văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn.

Những văn hóa giao tiếp qua email nhân viên văn phòng nên biết

Là một nhân viên văn phòng mới bạn đã hiểu rõ về văn hóa giao tiếp qua email chưa ? Nếu chưa thì hãy cùng | Working.vn tìm hiểu những văn hóa giao tiếp qua email để giúp bạn luôn là một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp và có văn hóa nhé !

1. Khi nào nhân viên văn phòng cần sử dụng email ?

Để có thể giao tiếp với người khác, bạn có thể có rất nhiều cách như: Gặp mặt trực tiếp, gọi điện, gửi fax, nhắn tin, viết thư tay…Tùy từng hoàn cảnh, đối tượng giao tiếp, tính chất công việc mà bạn có thể lựa chọn cách giao tiếp cho phù hợp. Trong một số trường hợp bạn sẽ cần hoặc có thể sử dụng hình thức giao tiếp qua email. Đó là khi:

• Nội dung liên lạc cần được lưu lại
• Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp
• Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì
• Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
• Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

2. Tại sao nhân viên văn phòng cần hiểu về văn hóa giao tiếp qua email ?

Văn hóa giao tiếp qua email 

Văn hóa Giao tiếp qua email cũng như nhiều hình thức giao tiếp khác sẽ giúp nhân viên văn phòng đạt được một số mục đích nhất định, như:

• Giúp nhân viên văn phòng truyền đạt thông tin hiệu quả hơn so với các hình thức giao tiếp khác (nếu đây là hình thức giao tiếp phù hợp, tối ưu)
• Khi hình thức giao tiếp phù hợp thì chắc chắn rồi sẽ tạo hiệu quả công việc cao
• Giao tiếp qua email giúp tăng cường sự kết nối giữa bạn (người gửi) với người nhận email
• Giao tiếp qua email là một cách thể hiện thương hiệu cá nhân của bạn. Điều này cực quan trọng đối với nhân viên văn phòng vì nếu bạn đang muốn xây dựng thương hiệu cá nhân cho mình thì dù là chi tiết nhỏ nhất bạn cũng cần chú ý huống gì là việc viết email đúng không. Thông qua việc bạn viết, gửi, nhận email mọi người cũng sẽ đoán biết được phần nào con người, tính cách, phong cách, quan điểm làm việc, tư duy, cách nhìn nhận vấn đề của bạn.

3. Những văn hóa giao tiếp qua email cơ bản nhân viên văn phòng nên biết

Một email được soạn thảo tốt sẽ giúp nhân viên văn phòng thể hiện tính chuyên nghiệp và khiến người khác cảm thấy được tôn trọng, thoải mái khi làm việc với bạn. Và nó cũng góp phần giúp công việc của bạn đạt hiệu quả cao hơn. Vì thế, đừng nên bỏ qua những văn hóa giao tiếp qua email dưới đây:

3.1 Tiêu đề email cần rõ ràng, ngắn gọn

Hàng ngày trong công việc của nhân viên văn phòng phải nhận rất nhiều email, do đó tiêu đề chính là yếu tố để email của bạn được đọc nhanh chóng. Nhưng thực tế thì có rất nhiều người thường chưa hiểu rõ được tầm quan trọng của email nên họ thường bỏ trống hoặc có đặt thì cũng đặt cho có.

Một tiêu đề email chuẩn, chuyên nghiệp là tiêu đề ngắn gọn và có nhiệm vụ thông báo chính xác nội dung của email đó. Đặc biệt, không được viết các ký tự lạ trên tiêu đề, tránh trường hợp người nhận không đọc được.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần thay đổi tiêu đề cho phù hợp với nội dung, tránh trường hợp người nhận bị nhầm với mail mới và mail cũ. Chẳng hạn nếu bạn gửi email có tính định kỳ như báo cáo ngày/ tuần/ tháng thì bạn nên ghi thêm ngày tháng ở trong tiêu đề.

3.2 Cấu trúc Email

Thông thường, một email bao gồm 3 thành phần:

• Lời chào
• Nội dung chính
• Lời chúc/lời cảm ơn và ký tên
• Với lời chào, bạn nên xác định rõ ràng người nhận là ai để có thể chào hỏi đúng cách. Với nội dung chính, bạn phải viết ngắn gọn, đầy đủ và cách dòng để tách ý rõ ràng, giúp người đọc dễ nắm bắt thông tin. Lời chúc và cảm ơn cũng phải ngắn gọn, thể hiện sự tôn trọng và gần gũi. Bên cạnh đó, bạn nên chú ý ngôn từ sử dụng cũng như lỗi chính tả, dấu câu để thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp với thông tin bạn muốn gửi.

3.3 Chữ ký email

Thiết lập chữ ký sẽ giúp nhân viên văn phòng tăng thêm tính chuyên nghiệp, có chữ ký giúp người nhận dễ dàng hơn trong việc phản hồi. Chữ ký email cần bao gồm đầy đủ tên, chức vụ, fax, số điện thoại và địa chỉ cơ quan,…

3.4 Phân loại khi gửi email

Các bạn có thể gửi email cho người nhận bằng cách điền địa chỉ email vào 1 trong 3 phần TO, BCC, hoặc CC. Tuy nhiên, mỗi phần này đều có tính năng và ý nghĩa khác nhau. Do đó, bạn cần phải phân loại cẩn thận khi điền địa chỉ email để gửi cho người nhận. Và ngược lại, khi nhận mail từ người khác thì bạn cũng có thể xem email của mình nằm ở đâu, có ý nghĩa gì.

• To: Là tính năng gửi trực tiếp cho người nhận và người này sẽ có nhiệm vụ xử lý và giải quyết vấn đề và người gửi mong đợi phản hồi từ người nhận.
• BCC: Là tính năng dùng để gửi mail cho nhiều người nhận cùng 1 lúc, nhưng người nhận sẽ không thể biết được danh sách của những người cùng nhận được mail này
• CC: Là tính năng để gửi mail cho nhiều người nhận cùng 1 lúc và người nhận có thể biết được những ai cũng nhận được mail này. Và người gửi muốn người nhận có được thông tin này và không nhất thiết phải xử lý hoặc trả lời những nội dung trong mail đó.

3.5 Thận trọng với những file đính kèm

Văn hóa giao tiếp qua email cơ bản cho nhân viên văn phòng

Đa số người nhận mail đều không thích mở các file đính kèm. Bởi người nhận thường sợ nó có dính virus, hoặc có dung lượng lớn mất nhiều thời gian tải về. Do đó, cách tốt nhất là hãy dán thẳng nội dung vào trong mail. Trừ những trường hợp các file có dung lượng lớn như file ảnh thì hãy nén file này lại.

3.6 Cách trả lời mail

Khi bạn nhận được email từ đồng nghiệp hay cấp trên của mình nhưng chưa có thời gian để phản hồi. Lúc này, hãy thông báo xác nhận rằng bạn đã nhận được mail và cho biết thời gian có câu trả lời chính xác.

Trường hợp nếu bạn có quá nhiều mail trong 1 ngày thì bạn nên thiết lập chế độ trả lời email tự động để thông báo và bạn sẽ giải quyết khi đọc thư.

3.7 Hãy điền email của người nhận sau cùng

Hãy kiểm tra tất cả các nội dung của email bao gồm tài liệu, ngữ pháp, chính tả,… trước khi điền email của người nhận. Bởi có thể chỉ một cái nhỡ tay là mail của bạn sẽ được gửi đi khi chưa hoàn chỉnh và bạn sẽ không thể thu hồi lại được mail này.

Muốn giao tiếp email thành công nhân viên văn phòng cần nắm vững những kỹ năng cơ bản; các kiến thức để có thể tổ chức, xử lý nội dung một cách phù hợp. Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp nhân viên văn phòng có thêm nhiều kiến thức bổ ích. Chúc các bạn luôn là những nhân viên văn phòng luôn thành công

Nguyễn Vy