Những thông tin về sổ kế toán mà kế toán viên cần phải biết

Việc nắm được những kiến thức và thông tin về sổ kế toán đối với một Kế toán viên là vô cùng quan trọng và cần thiết trong quá trình quản lý tài chính, kinh tế của mỗi doanh nghiệp.

Những thông tin về sổ kế toán mà kế toán viên cần phải biết

Nghề kế toán là thu nhận, xử lý và mang lại tất cả thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản. Vì thế sổ kế toán là một trong những vấn đề được nhắc nhiều nhất trong ngành kế toán. Nếu bạn đang theo đuổi nghề kế toán, muốn xin vào làm kế toán thì một kỹ năng không thể thiếu được trong ngành kế toán mà các nhà tuyển dụng không thể bỏ qua đó là những câu hỏi về kiến thức và sự hiểu biết của bạn về sổ kế toán trong doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về sổ kế toán chúng ta cùng dõi theo bài viết dưới đây của working.vn nhé.

1. Sổ kế toán là gì ?

Sổ kế toán là một loại sổ sách được thiết kế khoa học và hợp lý, liên hệ qua lại với nhau dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.

2. Vai trò của sổ kế toán trong quá trình quản lý tài chính – kinh tế

Vai trò quan trọng của sổ kế toán

Các doanh nghiệp hiện nay khi hoạt động bắt buộc phải có sổ kế toán để có thể ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Sổ kế toán không chỉ có tác dụng tập hợp số liệu một cách có hệ thống từ các bản chứng từ kế hoạch mà quan trọng hơn là giúp cho kế toán trong việc hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin phục vụ cho các nhà quản lý.

Đối với nhân viên kế toán nói chung, nó giúp cho họ dễ dàng hơn trong quá trình làm việc. Nếu phát hiện có sai sót ở sổ cái, nhân viên kế toán có thể sử dụng sổ chi tiết để đối chiếu rồi điều chỉnh lại cho đúng, tác dụng rất lớn trong việc giảm thiểu thời gian để tìm nguồn gốc của sự sai sót.

Đối với cơ quan kiểm toán, nó giúp cho cơ quan thuế giám sát, thanh tra hoạt động của doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác.

Nói tóm lại, sổ kế toán có vai trò rất quan trọng đối với rất nhiều doanh nghiệp, các doanh nghiệp nên thực hiện những tốt vấn đề của sổ kế toán trong công việc hàng ngày của mình.

3. Những Qui định chung về sổ kế toán

- Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kì kế toán. Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong luật kế toán. Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2005 của chính phủ qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành luật kế toán và các văn bản hướng dẫn sửa đổi, bổ sung trong luật kế toán.

- Doanh nghiệp được xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng sổ kế toán doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ mục số 4 thông tư này đều phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.

Những Qui định chung về sổ kế toán

- Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, doanh nghiệp có thế áp dụng hình thức sổ kế toán được hướng dẫn trong phụ mục số 4 Thông tư này để lập báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.

- Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

+ Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữu và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ , kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữu nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận

- Mở sổ kế toán và chữ kỹ

*** Mở sổ

+ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập sổ kế toán phải mở từ ngày mới thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rơi. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ và trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

+ Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hay ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu cho đến trang cuối cùng, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán

+ Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ họ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rơi trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hay người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng kí sử dụng số tờ rời. Các ổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

+ Ghi sổ: Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

+ Khóa sổ: Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

*** Chữ Ký 

 Khoản 4 Điều 90 Thông tư 133/2016/TT-BTC có quy định:  Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ số chứng chỉ hành nghề

Sửa chữa số kế toán:

• Khi Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa bằng phương pháp phù hợp với luật kế toán
• Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố theo qui định của chuẩn mực kế toán “ Thay đổi chính sách kế toán , ước tính kế toán và các sai sót ”

Trên đây là những thông tin chính mà kế toán viên cần biết về sổ kế toán. Hi vọng nó sẽ là tài liệu góp phần bổ sung thêm những kiến thức về sổ kế toán mà các bạn cần tham khảo. Chúc các bạn sớm tìm được công việc kế toán mà mình yêu thích và luôn thành công trong sự nghiệp cũng như cuộc sống.

Ngọc Quyên