Những sai lầm trong công việc nhân viên văn phòng cần tránh 

Một nhân viên văn phòng khi mới bước chân vào nghề việc mắc phải sai lầm là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên nếu biết trau dồi kỹ năng, củng cố kinh nghiệm, học hỏi thật nhiều từ những người đi trước chắc chắn bạn sẽ dần trở nên chuyên nghiệp hơn.

Những sai lầm trong công việc nhân viên văn phòng cần tránh 

Vậy những sai lầm nào trong công việc mà nhân viên văn phòng cần phải tránh để mình trở nên chuyên nghiệp hơn ? Cùng | Working.vn tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé !

1. Muốn tránh sai sót trong công việc nhân viên văn phòng nên tránh làm nhiều việc cùng một lúc

Khi bạn muốn hoàn thành công việc nhanh hơn, nhiều nhân viên văn phòng thường làm nhiều việc cùng một lúc, nhưng đây là sai lầm khiến kết quả làm việc kém đi bởi khi làm nhiều việc cùng 1 lúc họ sẽ phải bị chi phối, mất tập trung, việc nọ xọ việc kia khiến công việc của họ càng rối, và trì trệ hơn mà thôi. Chính vì vậy bạn nên chia công việc ra và thực hiện tại những thời điểm phù hợp, như vậy sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao trong công việc, tránh sai sót.

Mặc khác khi một nhân viên văn phòng ôm quá nhiều việc cùng lúc bạn sẽ rất dễ gặp sai sót trong quản lý và kết quả đáng tiếc có thể là không có bất kì một công việc nào được xử lý đúng như kế hoạch. Vì vậy, thay vào đó bạn cần tập trung làm tốt chuyên môn, lĩnh vực mà bản thân tự tin nhất để hạn chế sai sót, đảm bảo tiến trình công việc chung của tập thể.

2. Muốn tránh sai sót trong công việc nhân viên văn phòng nên cẩn thận với các số liệu

Các số liệu là những yếu tố rất quan trọng trong công việc văn phòng

Công việc nào cũng vậy, các số liệu luôn là những yếu tố mang ý nghĩa vô cùng lớn trong mỗi đơn vị tài liệu, kế hoạch. Và công việc văn phòng cũng vậy các số liệu là một trong những yếu tố rất quan trọng quyết định việc bạn có được sếp đánh giá cao hay không ? Chính vì thế muốn tránh sai lầm với các số liệu nhân viên văn phòng hãy luôn tập thói quen thành thật và cẩn trọng với các số liệu của công ty. Để làm được điều này nhân viên văn phòng cần:

Để tập thói quen xử lý số liệu thông minh, chính xác bạn chỉ nên bắt tay vào làm những việc này trong trạng thái hoàn toàn khỏe mạnh và tỉnh táo.

Môi trường xung quanh lành mạnh, yên tĩnh sẽ giúp bạn tập trung cao, hạn chế những nhầm lẫn đáng tiếc có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của cả một quá trình thu thập, sắp xếp trước đó.

Không những vậy, bạn cần phải hiểu rõ ý nghĩa của những bảng tính, tài liệu số mà mình đang chịu trách nhiệm để phục vụ việc bàn giao, nghiệm thu thuận tiện và dễ dàng hơn.

3. Muốn tránh sai sót nhân viên văn phòng nên Tạo danh sách những công việc cần thực hiện

Lập một list danh sách công việc bạn cần thực hiện, sẽ giúp bạn không quên việc cần làm. Vừa tiết kiệm thời gian vừa hoàn thành tốt công việc và trọng trách được giao.

Việc lập kế hoạch, thời gian cụ thể cho từng công việc sẽ giúp bạn có được sự tập trung cần thiết vào những nhiệm vụ cần làm, từ đó sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn tất danh sách đã đề ra. Điều này sẽ giúp bạn tránh trường hợp bỏ quên mất những công việc cần thiết, sự thiếu sót này chắc chắn sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của cả doanh nghiệp và sự uy tín của bản thân bạn.

4. Nhân viên văn phòng nên biến một số công việc trở nên tự động hóa để tránh sai sót 

Hãy tạo nên sự tự động hóa cho công việc văn phòng

Việc chuyển tất cả email quan trọng vào một mục duy nhất sẽ giúp nhân viên văn phòng tránh phải tìm kiếm chúng trong một mớ email quảng cáo. Phần lớn các dịch vụ này đều cho chúng ta tùy chọn để thiết lập những bộ lọc sắp xếp thư.

Nếu bạn thường xuyên phải sử dụng một kiểu thư hoặc tài liệu lặp đi lặp lại, thì tốt hơn hết nên tạo ra một mẫu nhất định có sẵn. Tất nhiên bạn vẫn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp với mục đích làm việc. Nhưng như vậy, sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và tránh sai sót không đáng có.

Những công việc lặp đi lặp lại hàng ngày có thể khiến nhân viên văn phòng như bạn thấy nhàm chán. Chính vì thế muốn là một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp hãy tạo nên sự tự động hóa cho nó, để có thể bạn sẽ không phải bỏ thời gian nghỉ ngơi để hoàn thành những công việc tẻ nhạt đó.

5. Muốn tránh sai sót trong công việc nhân viên văn phòng nên tìm hiểu rõ nhiệm vụ được giao nếu chưa rõ

Trong quá trình được giao nhiệm vụ, chắc chắn sẽ có những lúc bạn gặp những thắc mắc và phân vân không biết nên xử lý công việc này như thế nào cho đúng.

Điều bạn cần làm lúc này không phải là ngay lập tức hỏi người đã giao công việc này cho mình mà tự bản thân nên chia nhỏ những thành phần trong vấn đề yêu cầu, đặt ra những câu hỏi cụ thể nhằm làm rõ mục đích cũng như phương hướng giải quyết.

Để trở nên chuyên nghiệp hơn một nhân viên văn phòng nên tránh thói quen bắt tay vào làm liền mặc dù chưa hoàn toàn hiểu rõ. Hãy tìm hiểu thật kỹ nhiệm vụ được giao và những thông tin cần thiết cho nhiệm vụ đó trước khi bắt đầu thực hiện nhé !

6. Muốn tránh sai sót trong công việc nhân viên văn phòng nên vem xét nhiều lần

Nhân viên văn phòng hãy xem xét cẩn thận và nhiều lần các công việc của bạn, chẳng hạn như kiểm tra lại email trước khi gửi hoặc tài liệu quan trọng cần sếp ký duyệt. Đối với các công việc bạn đã mất rất nhiều thời gian để hoàn thành, hãy tự hào về những gì bạn làm được và nghỉ ngơi, sau đó hãy quay lại kiểm tra. “Khoảng lặng” này sẽ giúp tinh thần bạn tỉnh táo và minh mẫn hơn, dễ dàng phát hiện ra các sai lầm trước khi ai khác có thể nhìn thấy.

7. Muốn tránh sai sót trong công việc nhân viên văn phòng nên nhờ người khác đánh giá, tư vấn

Nhờ người khác đánh giá, tư vấn luôn hữu ích trong công việc văn phòng

Ngay cả khi bạn đã thực hiện đánh giá cẩn thận, rất có thể vẫn sẽ có những sai lầm. Vì vậy, hãy nhờ một người khác xem qua, đặc biệt là người có nhiều kinh nghiệm. Đôi khi bạn bỏ qua các chi tiết nhỏ vì vội vàng hoặc không tập trung vào nhiệm vụ, thế nên có thêm một vài trợ thủ khác để kiểm tra lỗi hoặc một điểm quan trọng mà bạn đã bỏ qua, luôn luôn là hữu ích trong công việc của bạn.

8. Muốn tránh sai sót trong công việc nhân viên văn phòng hãy biết rút ra bài học, kinh nghiệm từ sai sót của người khác

Đừng mãi nhìn nhận bản thân mà hãy quan sát đến đồng nghiệp và mọi người xung quanh mình. Hãy rút kinh nghiệm nếu ai đó mắc sai lầm trong công việc. Điều đó sẽ giúp nhân viên văn phòng như bạn tránh những sai lầm trong công việc không đáng có. Cho dù bạn biết hay nghĩ mình hiểu biết bao nhiêu thì điều quan trọng là vẫn nên học hỏi từ sai lầm của người khác.

Hãy hoàn thiện mình hằng ngày bằng cách rèn luyện kinh nghiệm, trau dồi kỹ năng, và học hỏi từ những người xung quanh môi trường làm việc của mình chúng tôi tin rằng bạn các bạn sẽ luôn là những nhân viên văn phòng chuyên nghiệp nhất và luôn thành công không trong công việc mà cả trong cuộc sống.

Vy Nguyễn