Những quy trình thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán đúng quy định

Tiêu hủy tài liệu kế toán sau khi hết thời gian lưu trữ là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng đối với mỗi cơ quan, doanh nghiệp.

Những quy trình thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán đúng quy định

Quy trình tiêu hủy tài liệu kế toán sau khi hết thời hạn lưu trữ cần phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của cục văn thư lưu trữ nhà nước. Vậy làm sao để hiểu rõ hơn về những quy trình và thực hiện việc hủy tài liệu đúng quy định ? Hãy cùng | Working.vn tìm hiểu qua nội dụng bài viết sau nhé !

1. Quy trình thủ tục hủy tài liệu kế toán

1.1 Thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán cần phải biết để xác định giá trị tài liệu

Theo luật kế toán, về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán, phải lưu trữ ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán: (gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC); Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Nhằm hướng dẫn các quy định này của luật kế toán, điều 12, điều 13 và điều 14, nghị định số 174/2016/ NĐ-CP đã chi tiết hóa các nội dung này, cụ thể:

- Những tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm: Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán); tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BCTC; Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 điều 12 mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

- Những tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm: Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, BCTC tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC; Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư (tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C)...

- Những tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn: Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn, gồm: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được quốc hội phê chuẩn, báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

1.2 Xác định giá trị tài liệu, lập danh mục tài liệu hết giá trị

Quy trình thủ tục hủy tài liệu kế toán sau khi hết thời hạn

Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị không thể thiếu việc lập danh mục. Để lập danh mục tài liệu hết giá trị thì việc đầu tiên chúng ta phải tiến hành xác định giá trị tài liệu. Đó là một phần nội dung đặc biệt quan trọng trước khi đưa ra quyết định tiêu hủy.

Xác định giá trị tài liệu là việc kiểm tra, đánh giá giá trị của từng loại hồ sơ tài liệu còn thời hạn lưu trữ nữa hay đã hết. Việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng. Bởi xác định sai giá trị tài liệu sẽ khiến cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp huỷ đi những hồ sơ vẫn còn thời hạn lưu trữ. Hoặc gây ra những lãng phí không cần thiết về nhân lực và kinh tế khi bảo quản những tài liệu không còn giá trị trong kho.

1.3 Kiểm tra xem xét hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy

Quy trình hủy tài liệu hết giá trị cần có hội đồng xác định giá trị tài liệu chịu trách nhiệm xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu. Sau khi xem xét hội đồng nên thảo luận tập thể, kết luận theo đa số về tài liệu dự kiến hủy. Biên bản họp hội đồng xác định giá trị trài liệu phải được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan và một bản đưa vào hồ sơ trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ thâm định tài liệu hết giá trị.

1.4 Hoàn thiên hồ sơ và trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ

Để được tiến hành hủy tài liệu trong danh mục tài liệu hết giá trị phải được cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp tiến hành thẩm định về thủ tục xét hủy và thành phần, nội dung tài liệu hết giá trị. Sau quá trình kiếm tra đối chiểu với thực tể tài liệu, lập biên bản thẩm định; trả lời bằng văn bản ý kiến thẩm định. Thời hạn thẩm định tài liệu hết giá trị: Không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị thẩm định hợp lệ.

Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm:

• Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị
• Danh mục tài liệu hết giá trị (đã được chỉnh sửa sau khi họp hội đồng xác định giá trị tài liệu)
• Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
• Quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu
• Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu

1.5 Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định

Căn cứ vào quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc hủy tài liệu hết giá trị. Cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp có tài liệu cần tiêu hủy bắt đầu thực hiện việc hủy tài liệu. Qúa trình này cần phải có đơn vị thứ 3 thực hiện và có đầy đủ tính pháp lý để thực hiện việc hủy tài liệu.

Việc hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

• Đóng gói tài liệu hết giá trị
• Lập biên bản bàn giao tài liệu hủy
• Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị: việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu bằng cách cắt giây, ngâm nước qua phương tiện chế biến.
  
• Lập biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị
• Cơ quan, đơn vị gửi quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; biên bản hủy tài liệu hết giá trị về chi cục văn thư – lưu trữ trong thời hạn 10 ngày sau khi thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị.

2. Quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán

Quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán sau khi hết thời hạn

Luật kế toán quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế toán cụ thể tại nghị định 174/2016 quy định và hướng dẫn cục thể về tiêu hủy tài liệu kế toán trong doanh nghiệp áp dụng với tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ. Trường hợp tài liêu đó không có thêm chỉ định nào khác của cơ quan chức năng quy định phải lưu giữ tài liệu sẽ được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ( giám đốc, quản lý, chủ doanh nghiệp ..) Doanh nghiệp tự tiêu hủy tài liệu kế toán tại đơn vị của mình không cần mang tới cơ quan chức năng để tiêu hủy. Quy chế trả lương theo kpi, các hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán phổ biến tại doanh nghiệp là: Đốt cháy, cắt, xé nhỏ,dùng máy huỷ tài liệu đảm bảo rằng sau khi tiêu hủy thông tin sẽ không thể sử dụng được những tài liệu và thông tin trên tài liệu kế toán đó

3. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

– Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.

– “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng tiêu hủy.

4. Hồ sơ thủ tục hủy tài liệu kế toán

Hồ sơ thủ tục hủy tài liệu kế toán sau khi hết hạn

- Bản thuyết minh tài liệu kế toán tiêu hủy

- Biên bản bàn giao tài liệu kế toán cần tiêu hủy

- Danh mục tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ cần tiêu hủy

- Quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

- Biên bản họp hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

- Quyết định tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán

Trên đây là tổng hợp những quy trình thủ tục hủy tài liệu kế toán đúng quy định. Hi vọng rằng bài viết sẽ luôn là những kiến thức thật hữu ích giúp các bạn kế toán của chúng ta sẽ biết khi nào phải hủy tài liệu kế toán, thủ tục và hồ sơ tiêu hủy kế toán như thế nào rồi. Chúc các bạn luôn vững tin trong ngành nghề kế toán mà mình yêu thích và luôn thành công trong sự nghiệp cũng như trong cuộc sống.

Hoàng Liên