Những nội dung cần có trên hoá đơn điện tử kế toán cần biết

Ngày nay hóa đơn điện tử dần trở nên phổ biến trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, Vì thế nhiệm vụ trong công tác kế toán là cần phải nắm rõ những nội dung cần có trên hoá đơn điện tử để tránh những sai sót không nên có.

Những nội dung cần có trên hoá đơn điện tử kế toán cần biết

Vậy những nội dung nào cần có trên hóa đơn điện tử ? Bài viết dưới đây của | Working.vn sẽ cung cấp cho các bạn các thông tin đầy đủ, cùng tham khảo để có thêm nhiều kiến thức hữu ích để phục vụ tốt nhất cho công việc kế toán nhé !

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hệ thống tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những phương tiện rất phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý nghiệp vụ và đặc biệt những hóa đơn điện tử có thể thay thế cho các hóa đơn giấy khác.

2. Các loại hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn điện tử một kế toán viên nên biết

 

Căn vào quy định tại khoản 2 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có các loại như sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn điện tử tài sản công
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
• Các loại hóa đơn điện tử khác: T  em điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử
• Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử

3. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32 như sau:

Thứ nhất là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng

Thứ hai phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

Thứ ba là có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

Thứ tư là có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Thứ năm là có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

Cuối cùng là có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.

4. Những nội dung cần có trên hoá đơn điện tử kế toán cần biết

4.1 Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử kế toán viên cần nắm rõ

 

Khi lập hóa đơn điện tử trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần phải đảm bảo trên hóa đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý. Những nội dung này được quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Cụ thể, trên hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
  
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

4.2 Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Khoản 2 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP yêu cầu Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung bắt buộc và nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

Mặc dù Thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP vẫn chưa được chính thức ban hành nhưng vừa qua, Bộ Tài chính đã đăng tải trên cổng thông tin Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 để tham khảo ý kiến của các ban, bộ ngành và người dân.

Trên đây là những nội dụng cần có trên hoá đơn điện tử kế toán cần biết. Hi vọng bài viết sẽ giúp các bạn bổ sung thêm được nhiều kiến thức để phục vụ tốt trong nghiệp vụ kế toán của mình. Chúc các bạn luôn là những nhân viên kế toán xuất sắc nhất, luôn thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.

Hoàng Ngọc