Những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào kế toán cần biết

Hóa đơn đầu vào là một trong những chứng từ kế toán quan trọng mà đòi hỏi nhân viên kế toán đều phải nắm rõ. 

Những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào kế toán cần biết

Khi một ứng viên kế toán ứng tuyển vào công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại thì các bạn am hiểu về các hóa đơn đầu vào bởi công việc kế toán trong lĩnh vực này thường xuyên phải giải quyết rất nhiều hóa đơn đầu vào. Hóa đơn đầu vào là chứng từ đòi hỏi kế toán cần phải quản lý chặt chẽ để bảo vệ chi phí hợp lý được khấu trừ thuế GTGT của doanh nghiệp. Nếu không cẩn thận sẽ khiến nhiều kế toán gặp phải những sai sót không đáng có. Dưới đây | Working.vn xin chia sẻ tới các bạn 5 lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào mà một kế toán viên cần phải biết nhé !

1. Hóa đơn đầu vào là gì ?

Hóa đơn đầu vào có thể hiểu là những dạng hóa đơn dùng vào mục đích mua sắm các hàng hóa, vật tư phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế, khi tiến hành xuất hàng ra khỏi kho lưu trữ. Doanh nghiệp sẽ cần phải có các chứng từ cần thiết sau của hóa đơn đầu vào để làm căn cứ quyết toán các nghiệp vụ có liên quan bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Phiếu xuất, nhập kho đối với các hàng hóa bán ra hoặc mua vào,
• Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

2. Thế nào là hóa đơn đầu vào hợp lệ, hợp lý và hợp pháp ?

Những khái niệm hóa đơn đầu

 

2.1 Hóa đơn đầu vào hợp pháp

Để hiểu về khái niệm hóa đơn đầu vào hợp pháp, kế toán cần nắm được các trường hợp hóa đơn thuộc danh mục hóa đơn đầu vào bất hợp pháp. Cụ thể, tại Điều 22, Thông tư 39/2014/TT-BTC, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp gồm các trường hợp:

- Hóa đơn giả: Hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn được phát thành theo tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng: Được tạo theo hướng dẫn của thông tư 39/2014/TT-BTC nhưng chưa hoàn thành thông báo phát hành hóa đơn.

- Hóa đơn hết giá trị sử dụng:

+ Đã làm thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng.

+ Hóa đơn bị mất sau khi phát hành và đã thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

+ Hóa đơn của các tổ chức, cá nhân ngừng sử dụng mã số thuế.

Qua đây, hóa đơn đầu vào hợp pháp được hiểu là:

• Hóa đơn không thuộc các trường hợp bất hợp pháp nêu trên
• Hóa đơn đã làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và còn giá trị sử dụng.

2.2 Hóa đơn đầu vào hợp lệ

Hóa đơn đầu vào hợp lệ là hóa đơn đảm bảo theo các nguyên tắc được quy định tại thông tư số 39/2014/TT-BTC và thông tư 219/2013/TT-BTC.

Nguyên tắc 1: Nội dung trên hóa đơn tuân theo quy định:

Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.

Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa.

Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để phục vụ việc lưu trữ chứng từ.

Nội dung thể hiện trên các liên hóa đơn phải thống nhất.

Nguyên tắc 2: Đầy đủ các tiêu thức bắt buộc

Ngày/tháng/năm phát hành, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.

Hình thức thanh toán: Tiền mặt hay chuyển khoản ?

Thông tin hàng hóa - dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.

Chữ ký của người mua, người bán.

Dấu của công ty bên bán.

Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký người ủy quyền.

Nguyên tắc 3: Hóa đơn cần xuất đúng thời điểm

2.3 Hóa đơn đầu vào hợp lý

Hóa đơn đầu vào hợp lý gắn liền với khái niệm chi phí hợp lý. Nghĩa là chi phí chỉ hợp pháp, hợp lệ là chưa đủ, mà còn cần phải hợp lý. Nội dung trên hóa đơn đầu vào cần phải đúng, phù hợp với nội dung doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của bên bán.

3. Những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào kế toán cần biết

Những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào

3.1 Với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên

Với các hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên, điều kiện bắt buộc đó là phải chuyển tiền qua ngân hàng nếu muốn được khấu trừ thêm thuế giá trị gia tăng. Trong đó, một số lưu ý cụ thể mà bộ phận kế toán cần chú ý như sau:

Nếu hóa đơn được thanh toán nhiều lần: tất cả các lần thanh toán đều phải được chuyển khoản qua ngân hàng làm căn cứ. Kể cả đó là trường hợp đặt cọc và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì cũng cần yêu cầu phía cung cấp chuyển trả lại qua ngân hàng.

Hóa đơn mua cùng trong ngày: Nếu tổng tiền của các hóa đơn đầu vào từ 20 triệu trở lên nhưng chia nhỏ làm nhiều hóa đơn thì vẫn bị tính thuế giá trị gia tăng như bình thường.

Với hoạt động chuyển khoản ngân hàng: Nếu các hóa đơn đầu vào có tổng tiền từ 20 triệu trở lên thì việc chuyển khoản tiền phải từ tài khoản của công ty bên mua sang tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp thì mới được tính khấu trừ thuế GTGT.

2.2 Thời điểm thanh toán trước thời hạn quyết toán

Ở thời điểm kê khai, kế toán được phép kê khai thuế như bình thường để được khấu trừ thuế nếu thời hạn thanh toán theo hợp đồng chưa đến hạn. Tuy nhiên, nếu đến thời hạn quyết toán thuế mà thời hạn thanh toán đã hết nhưng chưa thanh toán thì khoản tiền này sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.

3.3 Khấu trừ thuế với các tài sản cố định

Trong các hóa đơn đầu vào về mua bán tài sản cố định của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp mua các dạng tài sản là ôtô chở người từ 9 chỗ trở xuống mà có giá trị từ 1.6 tỷ trở lên thì sẽ không được khấu trừ vào thuế GTGT. Tuy nhiên, nếu tài sản cố định đó được sử dụng cho mục đích vận tải thì sẽ được khấu trừ.

3.4 Các hóa đơn đầu vào kê khai từ năm trước nhưng hạch toán vào sang năm

Với các hóa đơn đã kê khai nhưng chưa đưa vào hạch toán của năm mà chuyển sang hạch toán vào kỳ kế toán của năm kế tiếp thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn năm đó.

Theo quy định pháp luật, thuế GTGT của một số dự án mà doanh nghiệp đang triển khai nếu đã đến thời điểm quyết toán mà lại bị hủy bỏ thì doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trên mỗi hóa đơn.

Chính vì vậy, nếu muốn được hưởng phần khấu trừ thuế, các doanh nghiệp cần phải luân chuyển chi phí của những dự án đã phải tạm dừng sang cho những dự án đang hoạt động, cần nguồn vốn để phát triển hoặc những dự án kinh doanh mà doanh nghiệp đã hoàn thành để tránh bị truy thu khoản thuế này trong những đơn quyết toán thuế nhất định của cơ quan thuế.

Trên đây là những chia sẻ của Working.vn về những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào kế toán cần biết. Hi vọng, bài viết có thể giúp bạn có thêm những kinh nghiệm khác nhau trong quá trình tìm việc kế toán và làm việc kế toán. Chúc các bạn sớm thành công trên con đường sự nghiệp của mình.

Hoài Sa