Những kỹ năng phỏng vấn ứng viên đạt hiệu quả thành công

Phỏng vấn ứng viên là một phần rất quan trọng của quá trình tuyển dụng. Để có thể tuyển dụng được những ứng viên tốt nhất, có trình độ, các chuyên gia nhân sự và tuyển dụng phải được thông báo đầy đủ về cách tiến hành phỏng vấn hiệu quả.

Những kỹ năng phỏng vấn ứng viên đạt hiệu quả thành công

Một trong những chìa khóa quan trọng để tuyển dụng và giữ chân ứng viên chính là quá trình phỏng vấn. Bạn cần hiểu rõ từng khâu để luyện tập dần những kỹ năng cần thiết nhé !

1. Mục đích của buổi phỏng vấn

Đầu tiên, nhà tuyển dụng cần xác định mục đích của buổi phỏng vấn là gì. Thông qua buổi phỏng vấn ứng viên, nhà tuyển dụng có thể:

•  Đánh giá những kỹ năng làm việc cần thiết
•  Đánh giá những kỹ năng khác có liên quan
•  Sử dụng buổi phỏng vấn như một công cụ phát triển mối quan hệ công chúng

2. Trước khi phỏng vấn

Kỹ năng phỏng vấn ứng viên trước khi phỏng vấn

2. 1 Tham gia các khóa học đào tạo

 Phỏng vấn là kỹ năng có thể học hỏi được. Cách hiệu quả nhất để nâng cao kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là tham gia các khóa học đào tạo chuyên nghiệp. Mặc dù phương án này tiêu tốn của bạn một số kinh phí nhưng chắc chắn bạn có thể được lợi rất nhiều từ khoản đầu tư hợp lý này.

2. 2 Xây dựng quy trình và hình thức phỏng vấn tiêu chuẩn

 Những nhà quản lý không thường xuyên luyện tập cách phỏng vấn sẽ có phong cách phỏng vấn mỗi lần mỗi khác. Họ không dành thời gian suy nghĩ cách rèn luyện thành những nhà phỏng vấn chuyên nghiệp hơn. Như vậy, họ không thể phát triển kỹ năng duy trì buổi phỏng vấn đi đúng hướng và thu thập được thông tin họ cần, thậm chí họ có thể không biết cách ngừng buổi phỏng vấn vào lúc nào. Đối với họ, những công việc của bộ phận nhân sự thật sự rất lạ lẫm. Do vậy, để giúp thực hiện mọi việc dễ dàng hơn, họ cần phát triển những quy trình tiêu chuẩn để sử dụng cho mỗi lần phỏng vấn. Chuẩn bị trước một bảng mẫu để đánh giá cho từng ứng viên dựa theo mô tả chi tiết công việc. Bảng mẫu này không chỉ đánh giá kỹ năng mà còn đánh giá về tính cách, thái độ, năng lực, động lực và tất cả mọi thứ có thể giúp ứng viên thành công nếu làm việc ở vị trí ứng tuyển.

2. 3 Chuẩn bị sẵn kịch bản phỏng vấn

Nếu bạn áp dụng kịch bản phỏng vấn một cách phù hợp, đó có thể là cách hiệu quả nhất để thu thập thông tin có ích từ buổi phỏng vấn. Đối với các chuyên gia nhân sự, việc chuẩn bị kịch bản phỏng vấn là khá quen thuộc. Tuy nhiên những nhân viên tuyển dụng mới có thể không hiểu rõ cách sử dụng kịch bản phỏng vấn để lấy được thông tin có ích từ ứng viên. Nếu có sẵn kịch bản phỏng vấn dựa trên mô tả công việc, nhà tuyển dụng sẽ có thể thu thập được nhiều thông tin có ích hơn từ buổi phỏng vấn vì đó là những câu hỏi đòi hỏi mức độ thông tin nhận được ở mức cao hơn.

3. Trong khi phỏng vấn

Nhà tuyển dụng cần ghi nhớ một số kỹ năng phỏng vấn sau đây trong quá trình phỏng vấn:

- Chỉ hỏi những câu hỏi có liên quan

- Sử dụng phương pháp tiếp cận có cấu trúc rõ ràng

- Sử dụng thống nhất các câu hỏi đã chuẩn bị trước

- Sử dụng thang đánh giá tiêu chuẩn cho mỗi ứng viên

- Tránh các câu hỏi có tính phân biệt đối xử như về sắc tộc, giới tính, tôn giáo, tình trạng hôn nhân…

- Hỏi những câu hỏi mở

- Đưa ra những câu hỏi tình huống hoặc giả định

- Loại bỏ thời gian dành để nói chuyện phiếm

- Bỏ qua những dữ liệu về ứng viên không liên quan đến công việc thu thập được trước phỏng vấn

- Gọi lại hai đến ba ứng viên cho vòng phỏng vấn thứ hai

Người phỏng vấn cần thiết lập không khí thân thiện, tạo cảm giác thoải mái cho ứng viên, đồng thời nghiêm túc thảo luận về vị trí tuyển dụng.

- Xác định rõ các khía cạnh của vị trí tuyển dụng và mối liên hệ đối với tổ chức

- Xác định nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty

- Mô tả rõ ràng yêu cầu công việc và không né tránh sự thật

Thu thập thông tin từ ứng viên:

- Sử dụng công cụ đánh giá như thang điểm hoặc ghi chép

- Khuyến khích ứng viên là người nói trong hầu hết thời gian phỏng vấn

- Hỏi những câu hỏi tương tự cho các ứng viên để có sự đánh giá nhất quán

Kỹ năng phỏng vấn ứng viên cuối buổi phỏng vấn

Chỉ đặt ra những câu hỏi phỏng vấn là hoàn toàn không đủ. Nhà tuyển dụng sẽ không thể thu thập được thông tin có ích nếu không thăm dò đúng cách. Nhà phỏng vấn cần để ứng viên có cơ hội bổ sung thông tin hoặc đưa ra các câu hỏi. Ngoài ra nhà tuyển dụng cũng cần phác họa những bước tiếp theo như buổi phỏng vấn thứ hai và không quên kết thúc buổi phỏng vấn một cách tích cực để thúc đẩy quan hệ công chúng.

5. Sau buổi phỏng vấn

Nhà tuyển dụng cần đưa ra thang điểm đánh giá, dữ liệu của từng ứng viên và nhận xét sơ khởi cũng như đề nghị của người tuyển dụng cho mỗi ứng viên. Ngoài ra, người tuyển dụng cũng cần cung cấp thông tin ngắn gọn về ứng viên, câu hỏi hoặc mối quan ngại về ứng viên cho bộ phận nhân sự.

6. Một số điều cần nhớ cuối cùng

Một trong những kỹ năng phỏng vấn quan trọng khác mà nhà tuyển dụng cần có là tập trung vào công việc và đặt câu hỏi phỏng vấn liên quan đến yêu cầu của công việc cần tuyển dụng, không nên đặt bất kỳ giả định hay định kiến chủ quan của bản thân về năng lực của ứng viên. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng không nên đưa ra những kỳ vọng không thực tế đối với ứng viên vì điều này có thể dẫn đến sự không hài lòng của nhân viên và là lý do ứng viên yêu cầu mức lương cao hơn. Cuối cùng, người phỏng vấn cần đưa ra những câu hỏi hoặc cung cấp thông tin giúp giải đáp thắc mắc của ứng viên và đảm bảo phỏng vấn một cách thân thiện, công bằng, không định kiến đối với ứng viên.

Hoàng Liên