Những kỹ năng của một nhà quản lý văn phòng chuyên nghiệp

Trong xu thế hiện đại, với khối lượng công việc cần thiết, mọi doanh nghiệp đều phải cần đến một nhà quản lý văn phòng tài năng và nhiệt tình, nắm chắc kinh nghiệm chuyên môn cũng như nhiệt tình, năng động và biết cảm thông.

Những kỹ năng của một nhà quản lý văn phòng chuyên nghiệp

Là một người quản lý văn phòng, bạn sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động, dự án và nhân viên bên trong văn phòng của bạn. Điều này đòi hỏi bạn phải có kỹ năng tổ chức, lãnh đạo và giải quyết vấn đề tốt và là trách nhiệm lớn không nên xem nhẹ. Nếu bạn được hướng dẫn và học hỏi các kiến thức và rèn luyện các kỹ năng cần thiết, bạn có thể sẽ trở thành một người quản lý văn phòng giỏi và thăng tiến nhanh ở vị trí này.

I. Thực hiện các công việc hàng ngày

1. Giữ cho văn phòng ngăn nắp sạch sẽ

Là người quản lý văn phòng, sự sạch sẽ và ngăn nắp của văn phòng và nhân viên của bạn là trách nhiệm của bạn. Điều này có nghĩa là bạn phải làm việc với các bộ phận đảm nhiệm vệ sinh để có lịch dọn dẹp giúp văn phòng luôn sạch sẽ và vệ sinh giúp đảm bảo sức khỏe cho nhân viên đang làm việc tại văn phòng.

2. Trả lời các cuộc gọi điện thoại và trả lời email

Một trong những trách nhiệm chính của bạn với vai trò là người quản lý văn phòng sẽ trả lời các cuộc gọi của khách hàng. Điều này có nghĩa là nhận tin nhắn và gửi tin nhắn đến những người thích hợp trong văn phòng của bạn. Nó cũng có nghĩa là trả lời các câu hỏi và giải quyết các vấn đề cho các nhân viên văn phòng nội bộ còn lại của bạn.

3. Tuyển dụng và hướng dẫn các nhân viên mới

Đào tạo và hướng dẫn các nhân viên mới

 Là người quản lý văn phòng, bạn có trách nhiệm phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới. Điều quan trọng là bạn phải xây dựng một quy trình tuyển dụng và các thủ tục giấy tờ cần thiết để ký kết hợp động tuyển dụng. Với tư cách một người quản lý bạn phải có trách nhiệm đào tạo nhân viên mới và giúp họ nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới.

4. Duy trì ngân sách văn phòng

Bạn có thể được giao nhiệm vụ đảm nhận và duy trì ngân sách văn phòng. Điều này có thể từ các nguồn cung cấp văn phòng đơn giản như mực in, giấy và bút mực đến các chi phí phức tạp hơn như bảng lương, tiện ích, thiết bị và tiền để nâng cấp thiết kế văn phòng. Hãy suy nghĩ của tất cả các chi phí tiềm năng của bạn trong suốt cả năm và đưa ra một ước tính thực tế.

5. Xử lý các khiếu nại và nhận xét của khách hàng

Nếu có khiếu nại nghiêm trọng của khách hàng, người quản lý phải có trách nhiệm giải quyết khiếu nại đó. Khi bạn nhận được phản hồi từ khách hàng, điều quan trọng là bạn phải truyền đạt thông tin này cho các phòng ban khác trong văn phòng của bạn để họ có thể điều chỉnh hoạt động của mình cho phù hợp.

II. Xây dựng kỹ năng

1. Phát triển kỹ năng giao tiếp

Để trở thành một người quản lý văn phòng giỏi, bạn sẽ cần phát triển kỹ năng giao tiếp cả bằng lời nói và văn bản, phải rõ ràng và súc tích. Là người lãnh đạo, để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết công việc. Đảm bảo rằng tất cả các lệnh của bạn đưa ra rõ ràng và cố gắng càng chi tiết càng tốt khi đưa ra hướng dẫn cho mọi người.

+ Giao tiếp tốt cũng có nghĩa là rõ ràng và súc tích trong email. Tránh viết tắt trong email của bạn.

+ Sự hiểu lầm giữa các nhân viên có thể tạo ra sự hỗn loạn và làm giảm năng suất của các văn phòng của bạn. Đứng ra giải quyết vấn đề khi các nhân viên xảy ra mâu thuẩn.

2. Có thể nhanh chóng thích nghi và đa nhiệm

Nhanh nhẹn và định hướng mục tiêu sẽ giúp bạn thành công trong vị trí quản lý văn phòng. Thông thường, bạn sẽ được tham gia với nhiều phòng ban và có thể đóng góp cho nhiều dự án cùng một lúc. Là người quản lý văn phòng, bạn sẽ cần phải lãnh đạo nhóm của mình đến mục tiêu cuối cùng và điều đó có nghĩa là giải quyết mọi vấn đề bất ngờ có thể phát sinh. 

3. Giữ thái độ bình tĩnh và tích cực

Một quản lý văn phòng tốt là bình tĩnh dưới áp lực và liên tục là một nguồn động lực cho nhân viên của họ trong văn phòng. Nếu bạn bị mất bình tĩnh, ra quyết định sai sẽ dẫn đến việc văn phòng của bạn càng hỗn loạn hơn. Giữ thái độ chuyên nghiệp khi trao đổi với nhân viên và khách hàng của bạn, cho họ lời khuyên hoặc sự giúp đỡ cần thiết.

III. Kỹ năng không thể thiếu của một nhà quản lý văn phòng giỏi

Kỹ năng của một nhà quản lý văn phòng giỏi

Muốn trở thành một nhà quản lý văn phòng giỏi cần đến các kỹ năng sau:

1. Thành thạo nghiệp vụ văn phòng

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nghiệp vụ văn phòng hiện nay không còn là ngồi cắm mặt vào đống tài liệu và ghi ghi chép chép, rất nhẹ nhàng chúng ta chỉ cần quản lý trên phần mềm máy tính. Chính vì vậy, nhà quản lý văn phòng cần trang bị cho mình những kiến thức về máy tính, nghiệp vụ vi tính văn phòng, sử dụng thành thạo các phần mềm và các thiết bị hỗ trợ như máy in, máy photo, máy fax,..

2. Kỹ năng quản lý nhân sự

Công việc hàng ngày của một nhà quản lý văn phòng liên quan trực tiếp đến các công việc về con người chính bởi vậy mặc dù không phải là một giám đốc hay trưởng phòng nhân sự nhưng cũng nên cần có kỹ năng về duy trì, điều phối các mối quan hệ cũng như quản lý con người.

3. Kỹ năng quản lý dự án

Mỗi công việc đặc thù cần có kỹ năng chuyên môn, nhất là đối với người quản lý văn phòng, đôi khi công việc của họ là giám sát, đánh giá và nhận xét công việc của các nhân viên khác. Chính bởi vậy, nếu không có kỹ năng chuyên môn thì họ sẽ không thể nào hoàn thành tốt công việc của mình.

4. Kỹ năng điều hành cuộc họp

Nhà quản lý văn phòng chính là người bố trí sắp xếp và lên lịch cho các cuộc họp tại cơ quan, thông báo giờ giấc và làm công tác chuẩn bị cũng như duy trì cuộc họp. Đặc biệt hơn, trong nhiều cuộc họp, nhà quản lý văn phòng có thể đóng vai trò là chủ tọa.

5. Kỹ năng tổ chức

 Mặc dù người quản lý văn phòng tách biệt với các chức vụ khác như cán bộ công đoàn, nhân viên hành chính nhưng đối với những công ty hoặc doanh nghiệp với quy mô nhỏ thì có đôi khi nhà quản lý văn phòng cũng kiêm luôn cả cán bộ công đoàn, người kết nối, khuấy động các hoạt động của tập thể, đứng ra tổ chức các sự kiện cho công ty, nên tốt nhất cũng cần trang bị cho mình các kỹ năng tổ chức.

Hoàng Liên