Thứ bảy, 16/11/2019, 06:39 GMT+7
Kinh nghiệm sắp xếp hồ sơ kế toán là một đề tài luôn được các bạn kế toán đi sâu tìm hiểu. Vì Sắp xếp hồ sơ kế toán sao cho hợp lý, thuận lợi cho việc lưu trữ, tìm kiếm là điều mà không phải bạn kế toán viên nào cũng làm tốt.
Những Kinh nghiệm sắp xếp,lưu trữ hồ sơ kế toán

Những Kinh nghiệm sắp xếp,lưu trữ hồ sơ kế toán

Những Kinh nghiệm sắp xếp,lưu trữ hồ sơ kế toán

Kinh nghiệm sắp xếp hồ sơ kế toán là một đề tài luôn được các bạn kế toán đi sâu tìm hiểu. Vì Sắp xếp hồ sơ kế toán sao cho hợp lý, thuận lợi cho việc lưu trữ, tìm kiếm là điều mà không phải bạn kế toán viên nào cũng làm tốt.

Dưới đây là bài viết “Những Kinh nghiệm sắp xếp,lưu trữ hồ sơ kế toán ” working.vn muốn gửi tới các bạn kế toán nhắm bổ sung thêm tài liệu giúp các bạn kế toán viên luôn tự tin hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách xuất sắc nhất.

ky-nang-van-phong-1_1_1Kinh nghiệm sắp xếp, lưu trữ hồ sơ kế toán

Chúng ta cùng tìm hiểu hồ sơ kế toán là gì? Cách sắp xếp,lưu trữ hồ sơ kế toán sao cho hợp lý nhé.

a. Khái niệm hồ sơ kế toán

Hồ sơ kế toán là những những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế hay tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ tất cả những hoạt động trên được gọi là hồ sơ kế toán.

Hồ sơ kế toán rất quan trọng nên cần được sắp xếp, Bảo quản, lưu trữ cẩn thận hồ sơ kế toán vì đây là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý để làm cơ sở cho việc kiểm tra, đối chiếu. Nên sắp xếp phân loại theo từng nội dung, trình tự thời gian trước khi đưa vào lưu trữ để dễ dàng cho việc tìm kiếm, đảm bảo hồ sơ kế toán không bị hỏng hoặc mất. Trước khi đưa vào lưu giữ dài hạn, thì hồ sơ được đặt trong phòng kế toán một năm để tiện cho việc kiểm tra.

b. Cách sắp xếp hồ sơ kế toán sao cho hợp lý

3.1Cách sắp xếp hồ sơ kế toán

*** Hồ sơ khai thuế năm:

- Báo cáo tài chính

- Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp

- Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân

*** Hồ sơ khai thuế quý:

- Chứng từ nộp tiền thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (nếu có)

- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo quý)

*** Hồ sơ khai thuế tháng:

- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo tháng).

- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (nếu có)

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu theo tháng)

*** Hóa đơn:

Nếu là hóa đơn đặt in cần có:

- Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)

- Thông báo phát hành hóa đơn

*** Các hồ sơ khác gồm:

- Giấy phép đăng ký kinh doanh

- Tờ khai thuế môn bài

- Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng.

- Mẫu 06 đăng ký áp dụng phương pháp kê khai tính thuế GTGT .

- Giấy nộp tiền vào ngân sách và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước

c. Cách lưu trữ hồ sơ kế toán hiệu quả, đúng quy định

Cach-lYu-trY-hY-sY-kY-toan-hiYu-quY-Yung-quy-YYnhCách Lưu trữ hồ sơ kế toán

*** Quy tắc sắp xếp lưu trữ chứng từ gốc

- Nên sắp xếp các loại chứng từ gốc theo hàng tháng, dựa vào bảng kê thuế đã nộp cho cơ quan thuế. Lưu ý nên kẹp chung tờ khai thuế GTGT hàng tháng với hóa đơn đầu vào và đầu ra

- Khi lưu hồ sơ kế toán, các chứng từ có liên quan cần gộp chung lại với nhau

- Các loại hóa đơn bán ra kẹp theo phiếu thu, phiếu xuất kho, hợp đồng, thanh lý… (nếu có) và có đầy đủ chữ ký.

- Các loại hóa đơn mua vào kẹp cùng phiếu chi, phiếu nhập kho, hợp đồng, thanh lý,…(nếu có) và có đầy đủ chữ ký.

*** Quy tắc sắp xếp lưu trữ hợp đồng

- Các hợp đồng gốc quan trọng có dấu đỏ tốt nhất nên cho vào một ngăn riêng và lưu trữ tại phòng kế toán. Trong trường hợp bạn lưu hồ sơ kế toán này tại kho, cần đóng gói và ghi chú cẩn thận. Có thể sử dụng loại thùng đặc thù có ổ khóa riêng.

- Tốt nhất nên sao lưu các hợp đồng gốc này và lưu trữ thành một đơn vị tương tự.

- Phân loại theo dự án, nội dung công việc, thời gian ký kết

- Tất cả các tập bìa hồ sơ lưu trữ này cần dán tên DA (Dự án), HĐ (Hợp đồng),…ở gáy, chi tiết tên dự án sẽ ghi trên bìa bên ngoài.

*** Lưu hồ sơ kế toán dạng nhật ký

- Bên cạnh các loại giấy tờ, chứng từ kế toán, bạn cần có nhật ký ghi chú lại tất cả các hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Tốt nhất nên chia theo năm, sau mỗi năm bạn có thể đưa vào kho lưu trữ hồ sơ tài liệu. Song song với việc lập sổ tay, bạn cần kèm theo folder trên máy tính để dễ kiểm soát. Theo đó sẽ có các loại sổ sau:

+ Nhật ký chi tiền

+ Nhật ký thu tiền

+ Nhật ký mua hàng (có thể gộp chung với nhật ký chi tiền)

+ Nhật ký bán hàng (có thể gộp chung với nhật ký thu tiền)

+ Sổ thông tin về tài khoản, tiền ngân hàng

+ Sổ quỹ chi thu trực tiếp bằng tiền mặt

+ Sổ công nợ

+ Sổ theo dõi tài sản cố định

+ Sổ chi tiết xuất nhập và tồn hàng hóa

+ Các loại sổ khác phục vụ cho từng doanh nghiệp

*** Lưu hồ sơ lao động tiền lương

- Bạn cần có ngăn riêng để chứa các thông tin này. Tuy nhiên đối với doanh nghiệp có từ vài trăm đến hàng ngàn nhân sự thì không gian để chứa các loại hồ sơ này không hề nhỏ. Tốt nhất bạn nên tìm đơn vị cho thuê kho có cung cấp dịch vụ lưu giữ tài liệu kế toán để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng và giải phóng không gian làm việc.

Bao gồm các mục sau:

+ Bộ hồ sơ của người lao động

+ Hợp đồng lao động gốc

+ Các quyết định của công ty về việc bổ nhiệm, tăng chức, tăng lương,…

+ Bảng chấm công, thanh toán lương (nên kèm theo chữ ký)

+ Giấy tờ liên quan về việc giảm trừ gia cảnh (nếu có)

+ Giấy ủy quyền về việc quyết toán thuế Thu nhập cá nhân

+ Hồ sơ đăng ký của người lao động về mã số thuế cá nhân

+ Các giấy tờ bảo hiểm và chứng từ nộp bảo hiểm

+ Kèm các giấy tờ khác liên quan, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp

- Hồ sơ này tổ chức theo từng cá nhân. Sau đó bạn có thể tùy chỉnh sắp xếp theo từng phòng ban, theo thứ tự chữ cái, kinh nghiệm làm việc,..

- Riêng về bảng lương, cần gom về các foder theo từng năm, trong mỗi năm chia thành từng tháng. Trong đó sẽ bao gồm bảng thanh toán lương được cấp trên ký duyệt, bảng lương chuyển Ngân hàng hoặc bản ký nhận tiền mặt.

*** Lưu trữ hồ sơ công nợ

Khi lưu trữ hồ sơ kế toán công nợ, bạn nên tập trung ở một khu vực và chia ra thành các tệp như sau:

+ Biên bản đối chiếu công nợ theo tháng, theo quý và năm

+ Các quyết định liên quan tới việc xử lý công nợ

+ Biên bản đối trừ công nợ

+ Các công văn yêu cầu giải quyết công nợ

Trên đây là những kinh nghiệm sắp xếp và lưu trữ hồ sơ kế toán mà chúng tôi muốn gửi tới các bạn kế toán. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho các bạn kế toán một phần nào. Chúc các bạn luôn sắp xếp, Lưu trữ hồ sơ kế toán luôn nhanh gọn và hợp lý nhất. Cảm ơn các bạn đã luôn đồng hành cùng chúng tôi

Để biết thêm thông tin tuyển dụng hay cần tìm kiếm việc làm nhanh nhất hãy liên hệ với chúng tôi qua

website: http://working.vn

Gmail : workingtuyen@gmail.com

Vy Nguyễn

Tin liên quan
Các nhà tuyển dụng khi bắt tay vào qui chế tuyển dụng ai cũng mong muốn lựa chọn chính xác những ứng cử viên xuất sắc để đáp ứng được vị trí thích hợp trong công ty.
Là một nhân viên kế toán phải luôn chuẩn bị cho mình những hành trang kiến thức, cùng những kỹ năng và kinh nghiệm để phục vụ cho tính chất công việc. Đặc biệt nếu một nhân viên kế toán nếu nắm được những thủ thuật siêu biệt sẽ giúp họ luôn hoàn thành tốt công việc của mình một cách nhanh nhất và chính xác nhất.
Qúa trình được nhận phỏng vấn là một quá trình rất quan trọng đối với những ứng viên đang nổ lực tìm kiếm việc làm, bởi đây là cơ hội cho các ứng viên tỏa sáng có thể chứng minh thực lực và những kiến thức mình đã học với các nhà tuyển dụng để tìm cho mình những công việc như ý
Qúa trình tuyển dụng chính là chiếc chìa khóa mang đến sự thành công cho nghiệp vụ quản lí nhân sự của bạn cũng như cho công ty bạn.
Tuyển dụng nhân sự trở thành một việc cực kì quan trọng nên trong hầu hết các doanh nghiệp lớn, vị trí chuyên viên tư vấn tuyển dụng luôn được đề cao và quyết định sự phát triển của công ty.
Công việc của một người làm kế toán doanh nghiệp là phân tích, tính toán thu chi, thuế.. Đặc biệt, kế toán đóng vai trò quan trọng nhất định trong toàn thể bộ phận công ty, từ từng đơn vị nhỏ cho đến phạm vi lớn hơn trong việc quản lý kinh tế tài chính.
Phỏng vấn tuyển dụng bằng tiếng Anh đối với người chưa có hoặc thiếu kinh nghiệm như sinh viên và người mới đi làm là chướng ngại lớn cần sự chuẩn bị kỹ càng về tâm lý, kỹ năng, kiến thức, đặc biệt là vốn tiếng Anh giao tiếp. 
Nghiên cứu cũng cho thấy hầu hết các quyết định tuyển dụng được đưa ra trong vòng 15 giây, do đó bạn phải có ý thức tránh mọi phán xét cho đến khi cuộc phỏng vấn hoàn thành ít nhất 50%.
Trong môi trường công sở, Cách giao tiếp, cách nói chuyện của nhân viên văn phòng nếu không cẩn thận có thể phá vỡ mối quan hệ của bạn với sếp, với các đồng nghiệp,nếu nói những lời nói không thích hợp sẽ gây ra nhiều bất lợi tại nơi làm việc của bạn.
Một chuyên gia hành chính nhân sự cung cấp hỗ trợ cho nhân viên của bộ phận nhân sự bằng cách đảm bảo bộ phận hoàn thành các trách nhiệm được giao hàng ngày.
Ý kiến bạn đọc
Xem tiếp sau quảng cáo
19/05/2018
Là một nhân viên kế toán phải luôn chuẩn bị cho mình những hành trang kiến thức, cùng những kỹ năng và kinh nghiệm để phục vụ cho tính chất công việc. Đặc biệt nếu một nhân viên kế toán nếu nắm được những thủ thuật siêu biệt sẽ giúp họ luôn hoàn thành tốt công việc của mình một cách nhanh nhất và chính xác nhất.
19/05/2018
Công việc của một người làm kế toán doanh nghiệp là phân tích, tính toán thu chi, thuế.. Đặc biệt, kế toán đóng vai trò quan trọng nhất định trong toàn thể bộ phận công ty, từ từng đơn vị nhỏ cho đến phạm vi lớn hơn trong việc quản lý kinh tế tài chính.
19/05/2018
Là một nhân viên kế toán bạn cần biết các loại chứng từ kế toán để phân loại, sắp xếp các chứng từ kế toán một cách khoa học nhất góp phần hiệu quả cho công việc kế toán mình đang làm.
19/05/2018
Tốt nghiệp với tầm bằng kế toán giỏi nhưng nếu chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế bạn khó có thể tự tin làm tốt công việc của một kế toán thuế mà không có những sai sót, Bởi kế toán thuế là một trong những công việc đòi hỏi một kế toán viên phải có độ chính xác cao
19/05/2018
Sắp xếp chứng từ kế toán là một việc làm rất quan trọng đối với một nhân viên kế toán.Bởi nếu có kinh nghiệm sắp xếp chứng từ kế toán một cách hợp lý nhất sẽ rất thuận lợi cho việc tìm kiếm hay kiểm tra khi cần dùng để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp
Xem nhiều
Với mong muốn chia sẻ những tài liệu về chuyên ngành kế toán working.vn gửi tới các bạn chuyên ngành kế toán thuế 5 kĩ năng bắt buộc một kế toán thuế phải biết
Kĩ năng giao tiếp không khó nhưng bạn cũng không nên xem nhẹ nó,Bởi chỉ cần một cử chỉ, hay hành động, 1 lời nói hay 1 tác phong sẽ khiến bạn mất điểm ngay và sai lầm nhỏ trong giao tiếp sẽ khiến bao cố gắng của bạn bị tuột dốc
Kế toán trưởng là người giữ chủ chốt trong Doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn. Vì vậy ngoài kiến thức về kế toán, bạn phải trang bị cho mình: Vững về luật, rèn luyện kĩ năng, các mỗi quan hệ.
Ngành kế toán luôn nằm trong nhóm ngành được các nhà tuyển dụng săn đón nhiều nhất,kế toán là một vị trí không thể thiếu trong bất kì công ty nào. Khi ra trường ai cũng rất muốn mình trở thành một kế toán giỏi.
Muốn thành kế toán giỏi thì ngoài những kiến thức mình học,rồi những kinh nghiệm thực tế thì việc nắm vững kĩ năng nghề nghiệp là một việc rất quan trọng và đòi rất nhiều kĩ năng
  • Email
    Hỗ trợ
    Support 01
    Hỗ trợ
    Support 02
Hotline: 
Mr.Son
Phản hồi - Khiếu lại
0919822505
  • icon_zalo
  • icon_phone
  • icon_skype
 
 
Mr.Son
(Phản hồi - Góp ý)
0919822505
  • icon_zalo
  • icon_phone
  • icon_skype
 
 
Bạn đang ghé thăm website bằng di động?
Nếu cần Phản hồi hãy bấm vào số điện thoại để gọi nhanh cho chúng tôi.

Exec time: 2.037788 s