Những kinh nghiệm sắp xếp, lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học nhất

Kinh nghiệm sắp xếp hồ sơ kế toán là một đề tài luôn được các bạn kế toán đi sâu tìm hiểu. Vì sắp xếp hồ sơ kế toán sao cho hợp lý, thuận lợi cho việc lưu trữ, tìm kiếm là điều mà không phải bạn kế toán viên nào cũng làm tốt.

Những kinh nghiệm sắp xếp, lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học nhất

Dưới đây là bài viết “ Những kinh nghiệm sắp xếp, lưu trữ hồ sơ kế toán ” mà Working.vn muốn gửi tới các bạn kế toán nhắm bổ sung thêm tài liệu giúp các bạn kế toán viên luôn tự tin hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách xuất sắc nhất.

Chúng ta cùng tìm hiểu hồ sơ kế toán là gì ? Cách sắp xếp, lưu trữ hồ sơ kế toán sao cho hợp lý nhé.

1. Khái niệm hồ sơ kế toán

Hồ sơ kế toán là những những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế hay tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ tất cả những hoạt động trên được gọi là hồ sơ kế toán.

Hồ sơ kế toán rất quan trọng nên cần được sắp xếp, bảo quản, lưu trữ cẩn thận hồ sơ kế toán vì đây là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý để làm cơ sở cho việc kiểm tra, đối chiếu. Nên sắp xếp phân loại theo từng nội dung, trình tự thời gian trước khi đưa vào lưu trữ để dễ dàng cho việc tìm kiếm, đảm bảo hồ sơ kế toán không bị hỏng hoặc mất. Trước khi đưa vào lưu giữ dài hạn, thì hồ sơ được đặt trong phòng kế toán một năm để tiện cho việc kiểm tra.

2. Cách sắp xếp hồ sơ kế toán sao cho hợp lý

Cách sắp xếp hồ sơ kế toán khoa học

*** Hồ sơ khai thuế năm:

- Báo cáo tài chính

- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân

*** Hồ sơ khai thuế quý:

- Chứng từ nộp tiền thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

- Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (nếu có)

- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo quý)

*** Hồ sơ khai thuế tháng:

- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo tháng).

- Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (nếu có)

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu theo tháng)

*** Hóa đơn:

Nếu là hóa đơn đặt in cần có:

- Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm, biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)

- Thông báo phát hành hóa đơn

*** Các hồ sơ khác gồm:

- Giấy phép đăng ký kinh doanh

- Tờ khai thuế môn bài

- Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng.

- Mẫu 06 đăng ký áp dụng phương pháp kê khai tính thuế GTGT.

- Giấy nộp tiền vào ngân sách và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước.

3. Cách lưu trữ hồ sơ kế toán hiệu quả, đúng quy định

Cách lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học

 

*** Quy tắc sắp xếp lưu trữ chứng từ gốc

- Nên sắp xếp các loại chứng từ gốc theo hàng tháng, dựa vào bảng kê thuế đã nộp cho cơ quan thuế. Lưu ý nên kẹp chung tờ khai thuế GTGT hàng tháng với hóa đơn đầu vào và đầu ra

- Khi lưu hồ sơ kế toán, các chứng từ có liên quan cần gộp chung lại với nhau

- Các loại hóa đơn bán ra kẹp theo phiếu thu, phiếu xuất kho, hợp đồng, thanh lý… (nếu có) và có đầy đủ chữ ký.

- Các loại hóa đơn mua vào kẹp cùng phiếu chi, phiếu nhập kho, hợp đồng, thanh lý,…(nếu có) và có đầy đủ chữ ký.

*** Quy tắc sắp xếp lưu trữ hợp đồng

- Các hợp đồng gốc quan trọng có dấu đỏ tốt nhất nên cho vào một ngăn riêng và lưu trữ tại phòng kế toán. Trong trường hợp bạn lưu hồ sơ kế toán này tại kho, cần đóng gói và ghi chú cẩn thận. Có thể sử dụng loại thùng đặc thù có ổ khóa riêng.

- Tốt nhất nên sao lưu các hợp đồng gốc này và lưu trữ thành một đơn vị tương tự.

- Phân loại theo dự án, nội dung công việc, thời gian ký kết

- Tất cả các tập bìa hồ sơ lưu trữ này cần dán tên DA (Dự án), HĐ (Hợp đồng),…ở gáy, chi tiết tên dự án sẽ ghi trên bìa bên ngoài.

*** Lưu hồ sơ kế toán dạng nhật ký

- Bên cạnh các loại giấy tờ, chứng từ kế toán, bạn cần có nhật ký ghi chú lại tất cả các hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Tốt nhất nên chia theo năm, sau mỗi năm bạn có thể đưa vào kho lưu trữ hồ sơ tài liệu. Song song với việc lập sổ tay, bạn cần kèm theo folder trên máy tính để dễ kiểm soát. Theo đó sẽ có các loại sổ sau:

+ Nhật ký chi tiền

+ Nhật ký thu tiền

+ Nhật ký mua hàng (có thể gộp chung với nhật ký chi tiền)

+ Nhật ký bán hàng (có thể gộp chung với nhật ký thu tiền)

+ Sổ thông tin về tài khoản, tiền ngân hàng

+ Sổ quỹ chi thu trực tiếp bằng tiền mặt

+ Sổ công nợ

+ Sổ theo dõi tài sản cố định

+ Sổ chi tiết xuất nhập và tồn hàng hóa

+ Các loại sổ khác phục vụ cho từng doanh nghiệp

*** Lưu hồ sơ lao động tiền lương

- Bạn cần có ngăn riêng để chứa các thông tin này. Tuy nhiên đối với doanh nghiệp có từ vài trăm đến hàng ngàn nhân sự thì không gian để chứa các loại hồ sơ này không hề nhỏ. Tốt nhất bạn nên tìm đơn vị cho thuê kho có cung cấp dịch vụ lưu giữ tài liệu kế toán để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng và giải phóng không gian làm việc.

Bao gồm các mục sau:

+ Bộ hồ sơ của người lao động

+ Hợp đồng lao động gốc

+ Các quyết định của công ty về việc bổ nhiệm, tăng chức, tăng lương,…

+ Bảng chấm công, thanh toán lương (nên kèm theo chữ ký)

+ Giấy tờ liên quan về việc giảm trừ gia cảnh (nếu có)

+ Giấy ủy quyền về việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân

+ Hồ sơ đăng ký của người lao động về mã số thuế cá nhân

+ Các giấy tờ bảo hiểm và chứng từ nộp bảo hiểm

+ Kèm các giấy tờ khác liên quan, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp

- Hồ sơ này tổ chức theo từng cá nhân. Sau đó bạn có thể tùy chỉnh sắp xếp theo từng phòng ban, theo thứ tự chữ cái, kinh nghiệm làm việc,..

- Riêng về bảng lương, cần gom về các foder theo từng năm, trong mỗi năm chia thành từng tháng. Trong đó sẽ bao gồm bảng thanh toán lương được cấp trên ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng hoặc bản ký nhận tiền mặt.

*** Lưu trữ hồ sơ công nợ

Khi lưu trữ hồ sơ kế toán công nợ, bạn nên tập trung ở một khu vực và chia ra thành các tệp như sau:

+ Biên bản đối chiếu công nợ theo tháng, theo quý và năm

+ Các quyết định liên quan tới việc xử lý công nợ

+ Biên bản đối trừ công nợ

+ Các công văn yêu cầu giải quyết công nợ

Trên đây là những kinh nghiệm sắp xếp và lưu trữ hồ sơ kế toán mà chúng tôi muốn gửi tới các bạn kế toán. Hi vọng nó sẽ giúp ích cho các bạn kế toán một phần nào. Chúc các bạn luôn sắp xếp, lưu trữ hồ sơ kế toán luôn nhanh gọn và hợp lý nhất. 

Ngọc Quyên