Những kinh nghiệm sắp xếp chứng từ kế toán hợp lý nhất

Với kế toán việc sắp xếp chứng từ hợp lý, khoa học, logic là sẽ chứng tỏ được bạn là người có tác phong làm việc nghiêm chỉnh, ngay ngắn, bạn luôn sáng tạo trong công việc của mình.

Những kinh nghiệm sắp xếp chứng từ kế toán hợp lý nhất

Sắp xếp chứng từ kế toán là một việc làm rất quan trọng đối với một nhân viên kế toán. Bởi nếu có kinh nghiệm sắp xếp chứng từ kế toán một cách hợp lý nhất sẽ rất thuận lợi cho việc tìm kiếm hay kiểm tra khi cần dùng để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp. Các bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây cùng | Working.vn để có cách sắp xếp các chứng từ kế toán sao cho thuận tiện và hợp lý nhất nhé.

1. Chúng ta tìm hiểu chúng từ kế toán là gì ?

Đã là một nhân viên kế toán chắc hẳn rằng khái niệm chứng từ kế toán sẽ không lạ lẫm gì với các bạn. Nhưng chúng tôi cũng chỉ ra khái niệm chứng từ kế toán để dễ chia sẻ đúng nội dung bài viết cho các bạn dễ hiểu hơn nhé.

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

2. Nội dung chứng từ kế toán

Tìm hiểu nội dung chứng từ kế toán 

*** Các yếu tố cấu thành nội dung bao gồm:

- Các yếu tố cơ bản là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có như:

+ Tên gọi chứng từ kế toán

+ Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

+ Tên địa chỉ của cá nhân, đơn vị lập và nhận chứng từ kế toán

+ Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng số và chữ

+ Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát và người phê duyệt, đóng dấu của đơn vị

- Các yếu tố bổ sung: Là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ kế toán tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung khác nhau như: Phương thức thanh toán, phương thức bán hàng...

*** Các yếu tố để chứng từ kế toán là chứng từ hợp lệ:

Chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo

+ Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng không tẩy xóa, sửa chữa chứng từ

+ Chứng từ kế toán phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định

3. Cách sắp xếp chứng từ kế toán sao cho hợp lý

Cách sắp xếp chứng từ kế toán hợp lý khoa học

Để sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học và phù hợp nhất cho hoạt động lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán cũng như phục vụ việc giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán thuế, kế toán phải tách các chứng từ kế toán theo các phần quản lý khác nhau: Gồm các khoản mục chủ yếu sau:

Đầu vào:

- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kèm phiếu chi tiền mặt.

- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì kèm ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ vào phía sau hóa đơn.

- Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN ( đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu < 100 triệu đồng/năm ).

Đầu ra: 

- Hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt của khách hàng thì kèm phiếu thu. ( Kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT hoặc liên 2 của hóa đơn bán hàng )

- Hóa đơn bán hàng khách hàng chuyển khoản thì kèm theo giấy báo cáo (phô tô)

Kho:

- Phiếu nhập kho ( hàng hóa ): Kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa

- Phiếu xuất kho ( hàng hóa ): Kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 hoặc liên 2 đối với hóa đơn bán hàng.

Chứng từ về thuế:

- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế trực tiếp về công ty bạn phải lưu cẩn thận, sắp xếp theo từng tháng

- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế qua mạng sau khi nộp thành công bạn nên download về 1 bản lưu ở máy và tải bản chứng minh đã gửi được tờ khai qua mạng do tổng cục thuế gửi vào địa chỉ mail khi đăng ký.

- Giấy nộp tiền thuế môn bài đính kèm với tờ khai thuế môn bài đã nộp ( nếu có )

- Giấy nộp tiền thuế TNDN tạm tính hàng quý.

- Sổ phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các giấy nộp tiền

Trên đây là cách sắp xếp chứng từ kế toán phổ biến mà hiện nay phòng kế toán thường hướng tới. Nhân viên kế toán có thể tham khảo hoặc điều chỉnh cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chúc các bạn luôn hoàn thành tốt mội công việc được giao một cách thật tự tin.

Nguyễn Hoàng