Những kinh nghiệm làm tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao

Tuyển dụng là một quá trình theo đuổi lâu dài, là quá trình tìm kiếm những viên ngọc sáng nhất, người tuyển dụng cần có những bước đi cẩn thận để nắm bắt những ứng viên tiềm năng, đừng tuyển dụng khi bạn chưa thật sự sẵn sàng.

Những kinh nghiệm làm tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao

Với chia sẻ sau đây, hi vọng là những ai đang gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng, có cách nhìn thông suốt hơn về công việc cần làm là gì, hãy áp dụng thử, vì đây là những gì mình đã trải nghiệm qua và đã bước đầu thành công với nó.

1. Cân nhắc kỹ trước khi quyết định tuyển dụng

Đây là bước đầu tiên bạn cần phải suy nghĩ tới. Bạn cần phải trả lời những câu hỏi sau đây để xác định rõ mục tiêu tuyển dụng của mình là gì ?

1.1 Bạn tuyển cho công việc gì ?

Có lẽ không cần giải thích nhiều về câu hỏi này, nếu bạn không biết mình tuyển cho công việc gì hoặc vị trí nào thì bạn cần tham khảo người có thể đưa ra quyết định tuyển dụng và bạn chỉ cần thực hiện yêu cầu đó mà thôi.

1.2 Bạn tuyển người để thay thế vị trí đang trống ?

Trong một số trường hợp, những vị trí đang trống sẽ là cơ hội tốt cho những người khác, trao cho họ thử thách cũng là tạo cho công ty một cơ hội, nếu không có người này thì quyết định tuyển thôi.

1.3 Bạn tuyển người cho khối lượng công việc nhiều hơn ở tương lai ?

Nếu chắc chắn khối lượng công việc ở tương lai, thì sẽ giúp cho bạn có đủ nguồn nhân lực cần thiết và sẽ tránh được những chi phí không cần thiết về nhân sự (VD tuyển đủ người thay vì dư người). 

1.4 Bạn tuyển người cho một công việc mới ?

Việc này sẽ giúp cho bạn xác định cần người tiềm năng trẻ hay những người có kinh nghiệm, và bạn cần suy nghĩ thời gian đào tạo cho người mới hay không.

1.5 Số lượng người cần tuyển ?

Việc này không hề dễ, tùy vào khối lượng công việc ở hiện tại và tương lai mà bạn cần đưa ra con số hợp lý.

1.6 Bạn có cần tuyển gấp hay không ?

Tuyển gấp là một sai lầm trong tuyển dụng, trừ khi bạn may mắn có ngay người cần, không thì bạn sẽ trả giá đắt vì vừa tìm người không phù hợp, vừa mất chi phí, mất thời gian của bạn và của ứng viên đó, tồi tệ hơn nữa là phần chi phí bỏ ra cho nhân viên không phù hợp không hề nhỏ, ở đây mình không nói về chi phí tuyển dụng hay chi phí lương, mà là chi phí giải quyết những hậu quả mà những nhân viên không phù hợp mang lại, nhớ cho kỹ: Thà là không tuyển còn hơn tuyển nhầm.

1.7 Bạn dành bao nhiêu thời gian cho việc tuyển dụng này ?

Công tác tuyển dụng không phải một sớm một chiều là tìm được người vừa ý, cũng không có nghĩa là đổ thời gian vô tận cho việc tuyển dụng vị trí nào đó (trừ khi công ty bạn tuyển dụng theo dạng công nghiệp, ...), việc cần là xác định mục tiêu rõ ràng, khi có mục tiêu, khi bạn tôn trọng mục tiêu thì bạn sẽ biết cách dừng lại khi nào. 

1.8 Chi phí dành cho tuyển dụng lần này nhiều nhất là bao nhiêu ?

Một nghịch lý thường gặp là “Chi phí tuyển dụng ít nhất, nhưng cần tuyển người hiệu quả nhất”, do đó việc của người làm công tác tuyển dụng là cần “tìm người phù hợp với mức lương hợp lý ! ?”, sẽ bàn ở phần 10 bên dưới.

Một số công ty thì việc tuyển nhân sự là việc làm thường xuyên và lâu dài, cần có hẳn một kế hoạch về nhân sự theo quý, theo năm, sẽ đề cập ở chuyên đề khác..

2. Xem xét yêu cầu của vị trí cần tuyển

Bạn cần liệt kê chính xác điều bạn cần ở ứng cử viên, người sẽ trở thành nhân viên tương lai là gì ? Phân biệt rõ ràng: Những yêu cầu nào bắt buộc phải có, những yêu cầu nào có thì tốt, và để làm tốt việc này thì bạn và người phụ trách có chuyên môn cần phải thống nhất lại những kỹ năng đó.

- VD về “Yêu cầu bắt buộc”: Thường là những yêu cầu liên quan trực tiếp và cần thiết cho công việc

• Trình độ chuyên môn
• Số năm kinh nghiệm
• Có trách nhiệm trong công việc
• Chịu được áp lực cao trong công việc
• Khả năng quản lý thời gian
• ...

- Một số yêu cầu khác bạn cần suy nghĩ :

• Giới tính có cần không ?
• Độ tuổi trong khoảng nào là phù hợp ?
• Bằng cấp có quan trọng không ?
• ...

- Liệt kê càng nhiều càng tốt, sau đó chọn lọc lại, chọn cho đến khi nào bạn có được danh sách những yêu cầu cần và đủ là được, nhớ là cần và đủ thôi, đừng liệt kê nhiều quá mà không chọn được người cần tuyển, mục tiêu là tuyển người làm được việc, chứ không phải tuyển một “siêu nhân”.

3. Mô tả công việc cần tuyển

- Bạn cần thảo luận với người phụ trách có chuyên môn, ghi lại cẩn thận những công việc mà nhân viên ở vị trí cần tuyển hiện nay đang làm những công việc gì ? Ghi cả những công việc kỳ vọng của người có chuyên môn dành cho nhân viên ở vị trí cần tuyển đó.

- Tổng hợp lại thành một bản mô tả công việc ngắn gọn, đầy đủ và đúng với công việc hiện tại.

Viết tiêu đề mô tả công việc tuyển dụng

 

4. Cách viết một tin tuyển dụng nổi bật

4.1 Tiêu đề

- Viết chính xác tên vị trí cần tuyển, bạn có thể tự đặt câu hỏi: “Nếu mình tìm việc thì mình tìm kiếm tên gì ? Viết ra 3 tên mà bạn cho là tốt nhất, sau đó tham khảo nhiều người đang làm trong lĩnh vực đó, chọn một tên mà nhiều người đồng ý nhất, tại sao cần làm vậy ? Lý do cũng dễ hiểu, bạn không phải chuyên về lĩnh vực đó, tên gọi có thể thay đổi theo thời gian, và chỉ người trong ngành họ mới hiểu.

- Nếu có thể thì bạn cũng cần thể hiện mức lương rõ ràng ngay trên tiêu đề, theo một khoảng không quá xa nhau, bạn có thể tự đặt khoảng lương từ A tới Ax2.

Bạn có chưa đến 3 giây để mang lại ấn tượng cho ứng viên thông qua tiêu đề, hãy viết sao cho tiêu đề thật ấn tượng để thu hút được ứng viên.

4.2 Mô tả công việc

- Khi đã click vô tin tuyển dụng, thì bạn có thêm 10 giây để thuyết phục ứng viên có thể tiếp tục đọc tin tuyển dụng của bạn hay không (số giây tượng trưng thôi nhé, có thể 11 giây chẳng hạn), do đó hãy viết mô tả công việc sao cho thật rõ ràng và ấn tượng.

- Điểm quan trọng trong mô tả công việc là:

• Ngắn gọn
• Đầy đủ
• Mô tả chính xác công việc và trách nhiệm mà ứng viên sẽ làm thực tế
• Thể hiện bằng những gạch đầu dòng

4.3 Kỹ năng yêu cầu

- Đừng liệt kê quá nhiều những kỹ năng / yêu cầu, đặc biệt là những kỹ năng không hề được sử dụng trong công việc, VD bạn yêu cầu trình độ tiếng anh tốt, trong khi thực tế nhân viên ở vị trí đó chỉ làm công việc không liên quan gì đến tiếng anh.

- Liệt kê càng ngắn gọn, càng ít càng tốt, chỉ cần đủ, đừng cố ghi cho nhiều, chỉ khiến cho ứng viên mệt mỏi khi đọc thông tin, và nhớ là yêu cầu nhiều mà họ đáp ứng được thì chi phí cho họ cũng không ít đâu.

- Mỗi một yêu cầu cần được liệt kê bằng 1 gạch đầu dòng, và mỗi một gạch đầu dòng chỉ thể hiện 1 yêu cầu duy nhất.

- Yêu cầu không được vượt quá vị trí cần tuyển, bạn không thể yêu cầu kỹ năng lãnh đạo cho vị trí nhân viên được.

4.4 Mức lương

 - Tránh ghi :

• Lương thỏa thuận
• Lương cạnh tranh
• Lương theo năng lực
• Lương lên tới A
• Lương từ A

Việc định mức lương như thế nào cho hợp lý thì phải xem mức lương trung bình của công ty bạn so với mức lương trung bình trên thị trường cho vị trí tương tự ra sao.

Trường hợp mức lương công ty bạn thấp hơn mức thị trường hiện tại, thì việc cần là dành một phần chi phí tuyển dụng để giữ những nhân viên tài năng ở công ty là giải pháp tốt hơn, phần chi phí còn lại dùng để tuyển những nhân viên chưa có kinh nghiệm, nhưng có khả năng học hỏi tốt.

4.5 Phúc lợi

Công ty bạn có những gì thì bạn có thể ghi những điểm nổi bật nhất trong số đó.

Những phúc lợi có khả năng thu hút ứng viên theo thứ tự sau:

• Thưởng ít nhất bao nhiêu tháng / năm
• Đánh giá tăng lương mấy lần trong năm
• Du lịch nước ngoài hàng năm
• Du lịch hàng năm
• Bảo hiểm (bao nhiêu ?)
• Hỗ trợ chi phí cho việc học
• Hỗ trợ thiết bị: Laptop, điện thoại, máy tính bảng, ...
• Tham gia các khóa đào tạo (Ghi rõ đào tạo gì ?)
• …

Chỉ cần ghi những gì mà công ty bạn thật sự đáp ứng được, đừng cố ghi nhiều chỉ để thu hút ứng viên, đến khi không đáp ứng được thì đó là sự lừa dối khủng khiếp đối với họ sau này.

4.6 Thông tin công ty

 - Thể hiện rõ :

• Tên công ty
• Số lượng nhân viên (ghi khoảng thay vì ghi chính xác số nhân viên hiện tại, VD: 50 - 99)
• Địa chỉ, cần thể hiện rõ địa chỉ trên google map xem có tìm kiếm được hay không ? Tốt hơn thì kèm đường link tới google map
• Trang web của công ty
• Mạng xã hội của công ty
• Thông tin khác: Ghi tóm lược hết mức có thể

4.7 Thông tin liên hệ

 - Ghi rõ:

• Liên hệ ai ?
• Liên hệ bằng cách nào ?

5. Kiểm tra thật kỹ hồ sơ xin việc

- CV tốt là CV được ghi rõ lịch sử làm việc của ứng viên, ứng viên đã làm bao nhiêu công ty và thời gian cho mỗi công ty là như thế nào ? Câu hỏi này sẽ giúp bạn có sẵn sàng tuyển ứng viên hay thay đổi không ?

- Mức lương kỳ vọng của ứng viên có phù hợp với mức lương công ty có thể trả được hay không, nếu mức lương kỳ vọng vượt quá mức công ty có thể chi trả thì cũng nên cất CV sang một bên để tập trung vào những CV khác.

- Để hạn chế thời gian cho những ứng viên không phù hợp, bạn cần có một danh sách những việc không đạt để loại ứng viên, VD:

• Số năm kinh nghiệm nhỏ hơn X
• Giới hạn độ tuổi từ X tới Y
• Mục tiêu không rõ ràng (không quan trọng lắm, nhưng lại cần tuyển cho những vị trí cấp cao)
• Trình bày CV (với mình thì như đã trình bày bên trên, nhưng đối với một số vị trí thì lại là quan trọng)
• Số năm làm việc chia cho số công ty đã làm < X (đánh giá mức độ nhảy việc)
• Bằng cấp
• …

Nếu CV vi phạm một trong những điều mà bạn đặt ra thì bạn có thể bỏ qua CV đó mà không cần xem thêm những phần khác, nhưng bạn cũng cần cẩn thận khi chọn một danh sách loại trừ ứng viên, vì rất dễ đánh mất những ứng viên tiềm năng trong đó.

Kiểm tra sàng lọc hồ sơ

 

6. Liên hệ với ứng viên mời phỏng vấn

Có lẽ đây là thế mạnh của hầu hết người làm về nhân sự.

Mình chỉ đề cập tới những điểm quan trọng sau:

- Gây ấn tượng trong vài giây đầu tiên, chỉ vài giây nhưng bạn cần cho ứng viên nội dung chuẩn bị nói là gì, và độ chuyên nghiệp của bạn ra sao.

- Gây ấn tượng ngay khi vừa bắt đầu và giữ ấn tượng cho đến khi kết thúc cuộc gọi đó, cả khi ứng viên từ chối.

- Mục tiêu của cuộc gọi là mời ứng viên tới dự phỏng vấn, do đó cần xác nhận được ứng viên sẽ tới công ty hay không, tránh mất thời gian không cần thiết.

- Sau cuộc gọi thì tốt hơn nữa là gửi mail cho ứng viên xác nhận lại buổi phỏng vấn đảm bảo sẽ diễn ra, đúng thời điểm và đúng địa chỉ

7. Phỏng vấn hiệu quả

- Một số cách giảm thời gian phỏng vấn:

• Cùng những người có chuyên môn liệt kê những câu hỏi về lĩnh vực đang tuyển dụng, chuẩn bị tất cả câu hỏi cần thiết bằng cách ghi chi tiết ra giấy, hoặc lưu trong máy, đừng phỏng vấn nếu bạn chưa thật sự sẵn sàng.
• Cho ứng viên điền form câu hỏi cơ bản trước khi bắt đầu phỏng vấn (cũng để giải quyết khoảng thời gian khi ứng viên tới quá sớm).

- Một số câu hỏi tuyển dụng cần thiết:

• Vì sao bạn rời bỏ công việc hiện tại ?
• Vì sao bạn lại không có việc làm trong thời gian qua ?
• Điểm mạnh của bạn là gì ?
• Điểm yếu của bạn là gì ?
• Trình bày công việc mà bạn cho là thành công nhất trước đây
• Bạn đã từng đứng trước những tình huống khó khăn nào ?
• Trong công việc bạn đang ứng tuyển, bạn nghĩ việc gì là quan trọng nhất ?
• Ở công ty cũ, những điều gì bạn nghĩ gây cản trở công việc cho bạn ?
• Mục tiêu 5 năm tới của bạn ?
• Bạn sẽ làm gì khi có thời gian rảnh ?
• Môi trường làm việc lý tưởng mà bạn nghĩ là gì ?
• Giả sử bạn được tuyển, bạn sẽ làm gì trong 2 tháng đầu tiên ?
• Nếu có những lúc công việc yêu cầu bạn làm việc vào cuối tuần, bạn có đồng ý không ?
• Bạn đã nghỉ việc chưa ?
• Nếu được tuyển, khi nào bạn có thể tới công ty làm việc được ?
• Bạn đã bao giờ cho 1 nhân viên nghỉ việc chưa ? Vì sao ? Và bạn đã thực hiện điều đó như thế nào ? (dành tuyển vị trí cấp cao)
• Bạn thường gặp khó khăn gì trong quá trình quản lý một nhóm? (dành tuyển vị trí cấp cao)
• Bạn có câu hỏi gì cho tôi không ?
• ...

Lời kết :

- Tuyển dụng là một quá trình theo đuổi lâu dài, là quá trình tìm kiếm những viên ngọc sáng nhất, người tuyển dụng cần có những bước đi cẩn thận để nắm bắt những ứng viên tiềm năng, đừng tuyển dụng khi bạn chưa thật sự sẵn sàng.

- Bạn cần luôn vận động để tìm cho được người phù hợp, đừng đổ lỗi cho bất kỳ nguyên nhân nào giới hạn khả năng tuyển dụng của bạn, xác định mình thiếu gì, cần gì để điều chỉnh cho phù hợp hơn.

- Mục tiêu của tuyển dụng là tuyển được người phù hợp, đừng đi xa mục tiêu đó.

Nguyễn Hoàng