Những kinh nghiệm làm kế toán công nợ hiệu quả nhất

Công việc của kế toán công nợ là rất quan trọng vì nó có ảnh hưởng trực tiếp tới các khoản tiền phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Nếu việc quản lý công nợ không được thực hiện tốt thì sẽ gây ra nguy cơ nợ xấu, không đòi được nợ gây thất thoát cho doanh nghiệp.

Những kinh nghiệm làm kế toán công nợ hiệu quả nhất

Công việc của nhân viên kế toán công nợ là quản lý và theo dõi công nợ, Các khoản thu, chi, sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, các khoản phải trả...Vì thế kế toán công nợ cũng chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong bộ máy kế toán. Nhằm giúp các bạn kế toán công nợ nâng cao nghiệp vụ và có kiến thức thực tế chuyên sâu hơn về kế toán công nợ trong doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Working.vn xin chia sẻ những kinh nghiệm làm kế toán công nợ thực tế như sau:

Trước khi đi sâu vào tìm hiểu kinh nghiệm của kế toán công nợ chúng ta sẽ đi tìm hiểu sâu từng bước 1 nhé.

1. Chúng ta tìm hiểu kế toán công nợ là gì ?

Một kế toán công nợ có trách nhiệm theo dõi và quản lý các khoản công nợ của doanh nghiệp, bao gồm các khoản phải thu, các khoản phải trả, sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thu chi,…

Công việc của kế toán công nợ là rất quan trọng vì nó có ảnh hưởng trực tiếp tới các khoản tiền phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Nếu việc quản lý công nợ không được thực hiện tốt thì sẽ gây ra nguy cơ nợ xấu, không đòi được nợ gây thất thoát cho doanh nghiệp.

2. Công việc của một kế toán công nợ

- Kiểm tra các chứng từ trước khi lập thủ tục thu chi.

- Lập phiếu thu, chi theo biểu mẫu để làm căn cứ cho thủ quỹ thu chi tiền.

- Chuyển giao các chứng từ ban đầu (phiếu thu, chi) cho bộ phận liên quan.

- Theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ - In báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt

- Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ

- Đối chiếu tồn quỹ tiền mặt giữa báo cáo quỹ với kế toán tổng hợp công ty. - Lập phiếu nộp ngân sách – ngân hàng.

- Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh, số thứ tự, thời gian. Lưu trữ, bảo quản.

- Nhận chứng từ cở sở chuyển ( bản sao hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,… ) để thanh toán.

- Hằng tháng đối chiếu với kế toán cơ sở tình hình công nợ nội bộ, công nợ khách hàng.

- Lập lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng.

- Tính toán số công nợ phát sinh hằng tháng lập giấy thông báo thanh toán công nợ (nội bộ và khách hàng) hằng tháng từ ngày 05 đến ngày 15 (có cập nhập tình hình phát sinh tăng, giảm trong kỳ )

- Theo dõi, lập báo cáo tình hình số dư công nợ của nội bộ theo từng đối tượng đột xuất hoặc định kỳ (tháng quý năm ) theo yêu cầu BGĐ, KTT, TPTV ( có đối chiếu với KTCS số dư công nợ )

- Thực hiện công tác kế toán thu chi tiền mặt, tạm ứng bằng tiền mặt ( chỉ đối với các khoản tạm ứng không nằm trong các công trình do kế toán công trình theo dõi ), định kỳ hàng tuần đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ.

- Đề xuất phụ trách phòng các trường hợp thanh toán khi có vướng mắc.

- Đề xuất biện pháp thu hồi công nợ hữu hiệu

- Chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ.

- Đề xuất trưởng phòng mức thanh toán và lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng

Công việc hằng ngày của một kế toán công nợ

3. Làm sao để quản lý công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp

3.1 Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng

Một trong những công việc quan trọng của kế toán công nợ là đánh giá khả năng thanh toán của các khách hàng để xác định khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp. Công việc này cần phải được thực hiện một cách chính xác và chi tiết nhằm hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra. Tùy theo khả năng và thiện chí thanh toán của đối tác mà kế toán công nợ đã đánh giá, doanh nghiệp sẽ ra quyết định có cho nợ hay không và xác định những quy định, chính sách phù hợp để đảm bảo có thể thu hồi nợ đầy đủ và đúng hạn.

3.2 Xây dựng chính sách công nợ hợp lý và rõ ràng

Việc xây dựng chính sách công nợ cần phải cụ thể, chi tiết và phải được thực hiện càng sớm càng tốt. Chính sách đối với từng đối tượng khách hàng có thể khác nhau tùy theo khả năng và thiện chí thanh toán của họ. Kế toán công nợ xây dựng được một chính sách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những phiền hà, tiết kiệm chi phí, giữ uy tín với bạn hàng mà vẫn đảm bảo việc thu hồi các khoản nợ đúng hạn.

3.3  Luôn cập nhật tình hình hoạt động của các khách nợ

Kế toán công nợ cần phải luôn cập nhật tình hình hoạt động và khả năng tài chính của các khách nợ để có những phương án giải quyết kịp thời. Nếu tình hình tài chính của khách nợ đang khả quan, doanh nghiệp có thể có những biện pháp thúc giục trả nợ để có thể thu hồi nợ nhanh nhất, tránh việc khách hàng chây ì. Nếu đối tác hoạt động không hiệu quả, khả năng trả nợ thấp thì doanh nghiệp có thể sử dụng sự hỗ trợ của bên thứ 3 để hạn chế việc nợ xấu, không thu hồi được nợ.

3.4 Sử dụng phần mềm hỗ trợ kế toán công nợ

Khối lượng công việc của một kế toán công nợ là khá nhiều và mang tính chất quan trọng đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy, những phần mềm hỗ trợ chính là cánh tay phải đắc lực để người làm công tác kế toán có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Doanh nghiệp nên trang bị cho kế toán công nợ những phần mềm cần thiết để vừa giảm bớt khối lượng công việc cho họ, vừa khiến cho việc quản lý công nợ của doanh nghiệp có độ chính xác và tin cậy cao hơn.

4. Kinh nghiệm làm kế toán công nợ tốt nhất cho bạn 

4. 1 Thu nợ là trách nhiệm nhiều phòng, ban

Nhiều doanh nghiệp cho rằng thu hồi nợ là công việc của kế toán, điều này hoàn toàn sai lầm. Kế toán là người kiểm soát, hỗ trợ việc thu hồi nợ, đảm bảo các khoản các khoản nợ được thu đúng hạn. Nếu là trách nhiệm thì phải là người trực tiếp bán hàng. Người nắm các mối quan hệ và lợi ích liên quan.

Kế toán là đầu mối để phối hợp giải quyết các khoản phải thu, nhưng để phối hợp được hiệu quả, họ phải có sự hỗ trợ của bộ phận bán hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng, thậm chí của cả ban giám đốc.

Thông thường, với mục tiêu tăng doanh thu, bộ phận bán hàng sẽ cố gắng dành nhiều ưu ái, trong đó có ưu đãi về tín dụng, cho khách hàng. Nếu quản lý các khoản tín dụng này không tốt, sẽ dẫn đến doanh thu trên sổ sách cao, nhưng hiệu quả kinh tế thấp và lượng thu tiền mặt cũng thấp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng thiếu vốn lưu động.

Một nghiên cứu của Hiệp hội quản lý Mỹ (AMA), khoảng 54,6% doanh nghiệp cho rằng, hiệu quả các khoản phải thu đã được cải thiện khi họ quản lý tốt mối quan hệ với bộ phận bán hàng.

Ngoài ra, việc bộ phận dịch vụ khách hàng thường xuyên cập nhật sai hoặc thiếu chi phí cũng làm cho quá trình thanh toán kéo dài. Đặc biệt, nếu Ban giám đốc có các chính sách tín dụng dành cho khách hàng không rõ ràng, hoặc quá trình phê chuẩn tín dụng cho khách hàng phức tạp, cũng ảnh hưởng đến hiệu quả các khoản phải thu.

Kinh nghiệm làm kế toán công nợ

4. 2 Cải thiện quy trình

Khi tiến hành cải tiến, doanh nghiệp cần thực hiện cả 3 quy trình.

+ Chuyển tiền: Thay vì thực hiện thủ công, một số công ty đã áp dụng công nghệ thông tin, tự động hoá qui trình chuyển tiền. Điều này giúp công ty giảm bớt thời gian chờ xác nhận hoá đơn từ ban giám đốc và xác nhận thanh toán của khách hàng.

+ Quản trị tín dụng khách hàng: Trước hết, doanh nghiệp cần có một chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng. Ngoài ra, cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng cũng giúp giảm việc trì hoãn thanh toán. Một số công ty đã sử dụng hệ thống cho điểm tín dụng và phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro, để quyết định có nên cho khách hàng tiếp tục sử dụng tín dụng của mình hay không ?

+ Thu tiền: Công việc đòi tiền khách hàng luôn bị cho là việc nhàm chán, do đó, một số công ty đã có mức thưởng xứng đáng cho những nhân viên thu tiền hiệu quả. Ngoài ra, khi hoạt động thu tiền nội bộ quá tốn kém hoặc gặp những khách hàng khó chịu, một số công ty đã thuê dịch vụ thu tiền chuyên nghiệp làm việc này.

4. 3 Đo lường hiệu quả các khoản phải thu

Để cải thiện hiệu quả các khoản phải thu, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả của hoạt động này. Hiện nay, các công ty thường sử dụng 3 chỉ tiêu cơ bản để đo lương hiệu quả hoạt động phải thu:

+ Vòng quay các khoản phải thu: Được sử dụng để đo lường thời gian trung bình mà doanh thu tồn tại dưới dạng các khoản phải thu. Một số công ty đưa ra số ngày cụ thể để đánh giá đó là khoản phải thu tốt hay xấu, chẳng hạn dưới 30 ngày được xem là có khả năng kiểm soát được.

+ Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu: Được sử dụng để đánh giá xu hướng hiệu quả các khoản phải thu. tỷ lệ này càng cao, công ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều. Khi tỷ lệ này vượt quá định mức do công ty đặt ra, Ban Giám Đốc cần có những qui định siết chặt, tránh tình trạng thiếu vốn lưu động.

+ Tuổi nợ: Bằng các phân tích tuổi nợ, công ty có thể xác định sớm những khoản phải thu có vấn đề và hành động thích hợp nhằm bảo vệ doanh thu.

4. 4 Hợp tác với khách hàng

Công ty cần có chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, hoặc hợp tác với khách hàng trong việc giải quyết các khoản phải thu. Một số công ty sử dụng chiết khấu tiền mặt để khuyến khích khách hàng thanh toán trước ngày đến hạn.

Một tổ chức tín dụng ở Mỹ đã thực hiện khảo sát với 305 doanh nghiệp trong ngành thực phẩm và đồ uống, ngành hoá chất và sản phẩm tiêu dùng. Kết quả khảo sát cho thấy:

+ 58% đang thực hiện chiết khấu tiền mặt; 51% sử dụng chiết khấu tiền mặt cho hơn 75% khách hàng của mình nhằm khuyến khích thanh toán sớm; 68% tin rằng chiết khấu tiền mặt sẽ cải thiện chỉ tiêu thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng (Days Sales Outstanding – DSO).

+ Chỉ tiêu này được tính bằng số ngày trung bình để công ty có thể thu được tiền hàng sau khi đã bán hàng. 53% tin rằng chiết khấu tiền mặt sẽ giảm DSO được khoảng 1 – 5 ngày.

Ngoài ra, các công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu mà còn duy trì được mối quan hệ lâu dài, tốt đẹp với khách hàng.

Trên là những kinh nghiệm cũng như công việc của kế toán công nợ mà chúng tôi đúc kết lại. Hi vọng nó sẽ giúp ích một phần nào đó cho các bạn. Chúc các bạn thành công.

Hoàng Liên