Những kiến thức chung về ngành nghề của nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là một công việc rất được nhiều ứng viên lựa chọn và ứng tuyển. Vì nhân viên văn phòng là một ngành nghề khá phổ biến ở nước ta hiện nay.

Những kiến thức chung về ngành nghề của nhân viên văn phòng

Để lựa chọn ngành nghề nhân viên văn phòng bạn cần hiểu rõ những kiến thức trong lĩnh vực này, để có thể phục vụ tốt cho công việc và củng cố nghiệp vụ của mình trong tương lai. Dưới đây Working.vn chia sẻ tới các bạn những kiến thức chung về nghề nhân viên văn phòng để các bạn có những lựa chọn đúng đắn khi quyết định có nên ứng tuyển làm công việc của một nhân viên văn phòng hay không nhé !

1. Nghề nhân viên văn phòng là gì ?

Nhân viên văn phòng là một nghề nghiệp liên quan đến các công tác hành chính văn phòng. Trong mỗi công ty đều phải cần có những người nhân viên văn phòng này. Hoặc là hiện nay sẽ có một số công ty nhân viên công ty có thể làm luôn các hành chính văn phòng. Thường thì các công việc này sẽ xoay quanh đến các thủ tục hành chính giấy tờ. Và các công việc xoay quanh vấn đề văn phòng của công ty.

Nhân viên văn phòng là một bộ phận cốt lõi được coi là một cái nôi nuôi dưỡng và phục vụ cho tất cả hoạt động của công ty, từ khâu giải quyết các thủ tục về hành chính và lễ tân đón khách, đến những sự kiện hoạt động hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận làm nhân viên văn phòng được bố trí và sắp xếp hợp lý để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

2. Những điều cần biết về ngành nghề nhân viên văn phòng

Ngành nghề nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng được xem là một vị trí rất quan trọng trong công ty, họ quản xuyến tất cả các thủ tục hay các vấn đề liên quan đến văn phòng hay nhân viên. Và để làm được vị trí này thì điều bạn cần phải có đầu tiên là kiến thức tổng hợp. Những kiến thức về hành chính, về các kỹ năng tin học văn phòng. Và quan trọng nhất vẫn là kỹ năng giao tiếp, vì một người nhân viên văn phòng sẽ phải giao tiếp nhiều. Giao tiếp với hầu hết nhân viên trong công ty, giao tiếp với khách hàng hay các đối tác. Do đó thứ bạn cần có nhất trong nghề nhân viên văn phòng đó là kỹ năng giao tiếp đấy nhé.

3. Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Một nhân viên văn phòng cần thực hiện rất nhiều công việc cụ thể là:

3.1 Thực hiện công việc lễ tân trong văn phòng

Các công việc của một lễ tân mà nhân viên văn phòng cần thực hiện có những công việc như:

+ Trả lời và tiếp nhận điện thoại từ khách hàng

+ Thực hiện các công việc đón khách thay lãnh đạo và giám đốc

+ Xử lý và giải quyết những thông tin ban đầu và hướng dẫn khách mời đến bộ phận chức năng khi họ có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến công việc của nhân viên văn phòng.

+ Tổ chức các các cuộc họp của công ty, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo được hiệu quả.

Bên cạnh đó nhiệm vụ của họ có thể làm các công việc khách tiết, đối nội, các hoạt động tập thể, phong trào khi công ty tổ chức. Tổ chức những hoạt động thiết yếu khi công ty lập kế hoạch liên quan đến quyền hạn và nhiệm vụ của mình.

3.2 Tổ chức và thực hiện công việc liên quan đến nghiệp vụ

Trong nhiệm vụ của những nhân viên văn phòng không thể thiếu công việc liên quan đến công tác văn thư, công tác tham mưu tổng hợp,... Các hoạt động họ cần thực hiện trong lĩnh vực này bao gồm:

+ Thực hiện các công việc về tiếp nhận công văn, xử lý những văn bản giấy tờ, các văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến từng bộ phận thực hiện tương ứng với các chức năng được bàn giao.

+ Tiếp nhận những bản hợp đồng, quyết định, công văn và bảo quản, lưu trữ tất cả các tài liệu nội bộ và những tài liệu bên ngoài phục vụ cho hoạt động tra tìm thông tin.

+ Tiến hành chấm công cho nhân viên công ty, những trường hợp xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép đều được thực hiện qua nhân viên văn phòng

+ Những công việc thường ngày vẫn phải làm của nhân viên văn phòng là gì ? Đó có thể là sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cho giám đốc công ty theo đúng lịch trình, sắp xếp một cách khoa học, phù hợp nhất.

+ Tham mưu, góp ý đề xuất cho lãnh đạo, bên cạnh đó đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm phát triển công ty một cách tốt nhất

3.3 Quản lý trang thiết bị kỹ thuật và cơ sở vật chất

Bên cạnh những công việc về nghiệp vụ, nhân viên văn phòng còn thực hiện các công việc liên quan đến hậu cần. Tiêu biểu là những công việc như sau:

+ Quản lý trang thiết bị kỹ thuật, trang bị mua sắm tài sản công ty khi bị hư hỏng hay cần sửa chữa bảo dưỡng,...

+ Cung cấp các vật phẩm, thiết bị, văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên nhằm đáp ứng tiêu chuẩn và nhu cầu làm việc hiệu quả nhất.

+ Bên cạnh đó họ cũng là người quản lý văn phòng phẩm như: Sách, báo, tạp chí những tài liệu có giá trị, tài liệu tra cứu trong quá trình làm việc của nhân viên trong cơ quan.

4. Những lợi ích mà ngành nghề nhân viên văn phòng mang lại

Những lợi ích ngành nghề nhân viên văn phòng

4.1 Có mức thu nhập ổn định

Nhân viên văn phòng được đánh giá là một trong những ngành nghề có mức thu nhập ổn định nhất hiện nay. Mặc dù mức lương của họ có phần cao hơn những bộ phận khác, nhưng cũng tương đối ổn định vì họ không được nhận thưởng hay hoa hồng.

4.2 Giúp bạn mở rộng các mối quan hệ xã hội

Với đặc thù của nhân viên văn phòng, họ phải tiếp xúc với khá nhiều đối tượng khách hàng hoặc những đối tác của công ty giúp bạn có cơ hội mở rộng các mối quan hệ xã hội. Việc mở rộng các mối quan hệ xã hội sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong mỗi công việc.

4.3 Học hỏi được nhiều kỹ năng, kiến thức mới

Nhân viên văn phòng là bộ phận quan trọng, đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng, chính vì vậy họ phải không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ. Bên cạnh những kỹ năng nghiệp vụ đã có, nhân viên văn phòng luôn được đào tạo và nâng cao kỹ năng chuyên môn cũng như học hỏi thêm những kiến thức mới liên quan đến ngành nghề.

5. Những khó khăn trong ngành nghề nhân viên văn phòng

5.1 Lương của nhân viên văn phòng thường thực ra không cao

Vì họ thường chỉ nhận được mức tiền lương cứng. Trong khi các bộ phận khác như nhân viên kinh doanh có thêm khoản trợ cấp, hoa hồng… Lương nhân viên văn phòng chỉ cao khi thực sự bạn giỏi, có năng lực. Và nó còn phụ thuộc vào mức độ công việc được giao.

Nhân viên văn phòng chỉ nhận được mức lương cứng và còn phụ thuộc vào khối lượng công việc được giao.

5.2 Chịu một số áp lực về công việc

Nhân viên văn phòng luôn gặp những áp lực trong khi thực hiện công việc. Đa số họ sẽ phải tiếp xúc với công việc và máy tính hàng ngày và thời gian nghỉ ngơi cũng rất ít. Những người làm tự do thì họ có thể ra ngoài thường xuyên, không phải đối diện với sếp mỗi ngày, không phải dè chừng khi làm việc cá nhân, không gò bó theo khuôn khổ, giữ hình tượng,... Tuy nhiên đối với nhân viên văn phòng lại khác, nếu họ gặp phải những vị sếp khó tính cộng với áp lực về công việc sẽ làm cho họ gặp rất nhiều khó khăn.

5.3 Một số ảnh hưởng đến sức khỏe

Các bệnh mà nhân viên văn phòng thường gặp phải như: Béo phì, tim mạch, thoái hóa đốt sống cổ/thắt lưng… Việc ngồi nhiều, ngồi không đúng tư thế khiến bạn dễ bị đau mỏi cổ vai gáy, về lâu dài dễ bị đau đầu, chóng mặt. Thời gian làm việc 8 tiếng với máy tính, tiếp xúc quá nhiều dẫn đến các bệnh về mắt. Điển hình như rối loạn thị lực, mỏi mắt… Do ngồi trong phòng ít vận động, cơ thể dễ béo phì. Ngồi dưới điều hòa, máy lạnh trong suốt quá trình làm việc, khiến da bị khô, thiếu nước. Chính vì vậy, trong quá trình làm việc, bạn hãy canh thời gian để có thể vận động. Tránh tình trạng ngồi suốt thời gian làm việc, ảnh hưởng đến mắt, xương khớp. Đồng thời, hãy uống nhiều nước để bổ sung thêm nước, cấp nước cho da.

Mỗi công việc đều có những đặc thù và môi trường làm việc riêng. Nếu bạn đang có ý định làm công việc nhân viên văn phòng, hi vọng bài viết này sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn nhanh chóng có được công việc phù hợp !

Vy Nguyễn