Những cách thức giúp Kế Toán xử lý tốt khi quỹ tiền mặt bị âm

Công việc kế toán nếu không cẩn thận từng chi tiết nhỏ nhất sẽ rất dễ dàng xảy ra sai sót, trường hợp quỹ tiền mặt bị âm cũng là một trong số tình huống mà kế toán hay gặp phải.

Những cách thức giúp Kế Toán xử lý tốt khi quỹ tiền mặt bị âm

Cách xử lý quỹ tiền mặt bị âm là vấn đề mà các kế toán viên rất quan tâm. Nhất là vào những ngày cuối năm cận kề khi kế toán viên bắt đầu lên báo cáo tá hỏa mới thấy quỹ tiền mặt bị âm, bạn rất lo lắng và lúng túng không biết nên giải quyết như thế nào ? Hãy cùng | Working.vn tìm hiểu lý do quỹ tiền mặt bị âm và cách thức giải quyết thông minh giúp kế toán xử lý tốt và hiệu quả nhất nhé !

1. Kế toán cần hiểu về quỹ tiền mặt bị âm

Chúng ta có thể hiểu chung qui về qũy tiền mặt bị âm là khi tổng số tiền chi trên sổ sách lớn hơn tổng số tiền thu trên sổ sách kế toán.

2. Kế toán cần tìm ra nguyên nhân do đâu mà quỹ tiền mặt bị âm

Trên thực tế, quỹ tiền mặt không thể bị âm, vì hoạt động thu chi của doanh nghiệp vẫn thường xuyên diễn ra. Không thể xảy ra trường hợp doanh nghiệp chỉ thu tiền mà không có hoạt động chi tiền. Nhưng trong quá trình xử lý công việc, có rất nhiều các chứng từ, hóa đơn, chứng từ cần phải hạch toán nên đôi khi xảy ra sai sót là chuyện hoàn toàn có thể xảy ra. Khi phát hiện quỹ tiền mặt bị âm kế toán cần kiểm tra lại toàn bộ các nghiệp vụ mình thực hiện để xác định rõ nguyên nhân sai phạm để có cách xử lý tốt nhất. Vậy nguyên nhân do đâu ?

Nguyên nhân quỹ tiền mặt bị âm

Có rất nhiều lý do khiến quỹ tiền mặt bị âm. Tuy nhiên, có thể phân thành các nhóm nguyên nhân chính sau:

Thứ nhất: Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc khống nghiệp vụ chi tiền

Việc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền sẽ làm giảm khoản thu tiền tại doanh nghiệp. Việc làm nhiều phiếu chi tiền khống cho cùng 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm tăng số tiền chi của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do khiến tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bị âm.

Thứ 2: Kế toán hạch toán sai trình tự chi tiền trước, thu tiền sau.

Việc kế toán hạch toán sai trình tự sẽ làm cho sổ quỹ tiền mặt bị âm tại những thời điểm trong kỳ hạch toán.

Thứ 3: Kế toán hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán

Thứ 4: Lỗi do ghi chép sổ sách, chứng từ, hạch toán, phân công công việc

Việc ghi số tiền thu chi vào sổ sách (sổ cái, sổ quỹ) không khớp với số tiền thực tế cũng khiến cho tiền mặt bị âm. Hoặc kế toán thu thập thiếu hoặc làm mất chứng từ thu, chi...; Không có sự đối soát sổ sách thường xuyên giữa kế toán và thủ quỹ.

Ngoài ra, việc hạch toán sai, hoặc vi phạm nguyên tắc bất công việc cũng là nguyên nhân khiến quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp bị âm.

3. Những cách thức giải quyết quỹ tiền mặt bị âm

Trong trường hợp quỹ tiền mặt bị âm thì trước hết, kế toán hãy tìm hiểu nguyên nhân. Sau khi xác định rõ nguyên nhân thì các bạn hãy thực hiện theo các cách sau đây:

Những cách thức giúp kế Toán xử lý tốt khi quỹ tiền mặt bị âm

3.1 Hạch toán lại các khoản mua hàng hóa, dịch vụ vào TK 331

Phương pháp này giúp doanh nghiệp giảm khoản tiền chi, cân đối được lượng tiền mặt, qua đó xử lý quỹ tiền mặt bị âm. Cách hạch toán như sau:

– Nợ hàng, Nợ CP

– Nợ Thuế VAT đầu vào

– Có 331 – Phải trả người bán

Khi có tiền sẽ thanh toán sau, lúc doanh nghiệp thanh toán, kế toán nên phản ánh vào các tài khoản:

– Nợ 331

– Có 111, 112

Lưu ý: Để sử dụng cách này thì kế toán bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ, hợp lý các chứng từ công nợ đính kèm. Kế toán nên chú ý thời hạn trả nợ thực tế với thời hạn ghi trên hợp đồng để giảm thiểu phát sinh chi phí trả chậm.

3.2 Làm hợp đồng cho vay mượn cá nhân, lãi suất 0%

Thông thường khi xảy ra trường hợp quỹ tiền mặt âm, có rất nhiều kế toán sử dụng phương pháp này. Vì đây là một cách xử lý khá đơn giản, an toàn và thực tế. Kế toán sẽ làm các hợp đồng vay mượn cá nhân giám đốc hoặc các cá nhân trong và ngoài công ty.

Ưu điểm của phương pháp này:

– Doanh nghiệp sẽ không phát sinh thêm chi phí tài chính

– Tăng khoản Thu tiền cho doanh nghiệp (kế toán cần làm phiếu thu nếu tăng thêm tiền)

Cách hạch toán như sau:

– Nợ 111

– Có 341

3.3 Tăng vốn điều lệ

Phương pháp tăng vốn điều lệ

Phương pháp tăng vốn điều lệ này sẽ giúp công ty tăng tiền mặt. Với trường hợp này, nếu cá nhân nhận vốn góp thì có thể đóng góp bằng tiền mặt. Còn nếu đối tượng góp vốn là doanh nghiệp thì phải chuyển khoản. Khi đó kế toán phải hợp lệ hóa các chứng từ.

3.4 Khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt

Cách làm này giúp tăng khoản thu tiền mặt tại doanh nghiệp, khiến cho giảm âm quỹ tiền mặt.

Yêu cầu: Kế toán phải chuẩn bị chứng từ tạm ứng, thanh toán công nợ đầy đủ, cẩn thận

Khi đó, kế toán hạch toán:

• Nợ 111
• Có 131

3.5 Chuyển một số khoản chi tiền mặt sang kỳ hạch toán sau

Với phương pháp xử lý này, kế toán chuyển một số khoản chi tiền nội bộ không liên quan tới hóa đơn giá trị gia tăng, có thể chuyển sang kỳ sau để làm giảm lượng chi tiền. Ví dụ: trợ cấp, chi lương nhân viên,…

Ngoài ra, trên thực tế thì các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm một số giải pháp như nhận được khoản tiền mặt từ hoạt động cho, biếu, tặng. Nhưng cách này không khả thi và rất ít người vì sẽ vì bị đánh thuế TNDN 20% ( vì thế chú ý cẩn thận trước khi sử dụng )

*** Một số lưu ý như sau:

• Góp vốn qua ngân hàng thì càng tốt. Không thì góp tiền mặt cũng được (nhưng phải cập nhật thường xuyên thông tư thuế vì kể từ T3/2014 đã có yêu cầu các khoản góp vốn, vay đều phải thực hiện qua ngân hàng, không dùng tiền mặt. Tuy nhiên chưa có thông tư ghi rõ đối tượng góp vốn/cho vay là cá nhân nên tạm thời vẫn áp dụng được cách này).
• Nếu công ty có lên sàn giao dịch và mua bán chứng khoán vốn có giá thì bắt buộc người đầu tư phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách giải quyết khi quỹ tiền mặt bị âm. Các bạn kế toán có thể tham khảo và lưu trữ lại đề phòng trường hợp này xảy ra với doanh nghiệp của mình. Hi vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp các nhân viên kế toán mới vào nghề có thêm sự tự tin cho công việc mơ ước của mình. Nếu các bạn yêu thích nghề kế toán và luôn muốn theo đuổi những công việc đúng với các ngành nghề mình học thì hãy đến với trang. Tuyển dụng working.vn chúng tôi chắc chắn bạn sẽ tìm cho mình những công việc phù hợp nhất. Chúc các bạn luôn thành công !

Hoài Sa