Nguyên tắc giao tiếp cho nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng rất quan trọng cho mỗi chúng ta, có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ tạo lập mối quan hệ tốt đẹp giữa bạn với mọi người xung quanh.

Nguyên tắc giao tiếp cho nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

Kỹ năng giao tiếp là những quy tắc, nghệ thuật, cách ứng xử, đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hàng ngày giúp mọi người giao tiếp hiệu quả thuyết phục hơn. Như chúng ta đã biết môi trường làm việc của nhân viên văn phòng rất phức tạp vì vậy đòi hỏi nhân viên văn phòng phải khéo léo trong ứng xử giao tiếp, Nếu bạn luôn khô khan, không khéo léo chắc chắn bạn sẽ không đứng vững trong môi trường làm việc này.

Vì thế Working.vn gửi đến bạn những nguyên tắc giao tiếp quan trọng giúp bạn hoàn thiện khả năng giao tiếp của mình với đồng nghiệp, sếp, khách hàng trong doanh nghiệp.

1. Luôn tôn trọng đồng nghiệp

Ở môi trường làm việc của nhân viên văn phòng thì đồng nghiệp là những người mà bạn sẽ và thường xuyên tiếp xúc với họ, cùng nhau hợp tác thực hiện xây dựng các dự án của công ty. Vậy nên, bạn phải có kỹ năng ứng xử với đồng nghiệp thật tốt, bạn cần thiết lập những mối quan hệ với đồng nghiệp trên cơ sở xây dựng cũng như tôn trọng lẫn nhau. Tránh tình trạng xem mình giỏi hơn đồng nghiệp, vì như thế bạn sẽ khó tìm được tiếng nói chung với họ trong công việc. Và ngược lại, bạn cũng không nên quá tự ti về bản thân mình trong trình độ và chuyên môn so với đồng nghiệp, điều này làm bạn dễ chán nản và làm sa sút trong công việc. Hãy xem những người đồng nghiệp của bạn như những người sẽ đồng hành bạn, và cùng nhau chia sẻ công việc, cùng nhau tận hưởng thành công. Tham gia ngay khóa học kỹ năng mềm trong giao tiếp để cải thiện kỹ năng ngay.

2. Biết lắng nghe

Nhân viên văn phòng hãy trở thành người biết lắng nghe

Trở thành một người biết lắng nghe chính là một trong những bước đầu tiên để có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc của nhân viên văn phòng không ai thích nói chuyện với người chỉ quan tâm đến bản thân họ mà không để ý xem đối phương cần gì. Nếu không phải người biết lắng nghe, bạn sẽ rất khó hiểu rõ công việc được phân công.

Dành thời gian để rèn luyện kỹ năng lắng nghe tích cực, hãy chú ý đến những gì người kia nói, đặt câu hỏi và nhắc lại những gì mình hiểu. Từ đó bạn mới nắm bắt được vấn đề và có những câu trả lời thích hợp.

3. Để ý đến âm lượng khi nói chuyện 

Hầu hết nhân viên văn phòng đều không chú ý đến giọng nói của mình, nhất là khi trò chuyện qua điện thoại. Bao nhiêu hỷ, nộ, ái, ố bạn tuôn ra trên điện thoại sẽ khiến đồng nghiệp nhăn mặt khó chịu. Do đó, lời khuyên cho bạn là hãy điều chỉnh cho giọng nói “đạt chuẩn” và nếu không chắc về giọng nói của mình, bạn nên tiếp chuyện điện thoại ở xa góc làm việc để bảo đảm sự riêng tư.

4. Sự thân thiện

Bằng giọng nói thân thiện, một câu hỏi quan tâm hoặc đơn giản là một nụ cười cũng khiến đối phương giao tiếp cởi mở và trung thực với bạn hơn. Hãy giữ sự thân thiện và lịch sử trong tất cả các cuộc trò chuyện trực tiếp và gián tiếp. Đây chính là kỹ năng giao tiếp cơ bản. Có thể kết thúc email bằng một câu chúc cá nhân như: “Hi vọng bạn sẽ có một ngày cuối tuần vui vẻ.” chắc chắn sẽ khiến nhân viên cảm thấy được chú ý hơn và được khích lệ rất nhiều

5. Hãy tự tin

Hãy tỏ ra tự tin, thông qua ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng ánh mắt hoặc biểu hiện khuôn mặt. Quan trọng là, dù bạn già hay trẻ, là người mới hay người cũ thì bạn cũng phải luôn ủng hộ những cái mà bạn biết là đúng đắn và tốt đẹp.

6. Hạn chế tán gẫu quá nhiều nơi công sở

Hạn chế tán gẫu quá nhiều nơi công sở

Bạn chỉ nên đưa ra những tình huống trò chuyện khi cần thiết hoặc những lúc rảnh rỗi. Không quá lạm dụng chúng, đặc biệt việc tán gẫu quá nhiều sẽ làm một nhân viên văn phòng như bạn mất điểm trong mắt sếp và khiến cho đồng nghiệp ngán ngẩm. Đừng biến mình thành “bà tám” công sở trong khi bạn còn một núi công việc cần giải quyết.

7. Tạo sự tin tưởng khi trao đổi

Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn thường trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn.

Hi vọng rằng qua bài viết của chúng tôi các bạn nhân viên văn phòng sẽ ngày càng hoàn thiện kỹ năng giao tiếp khéo léo trong môi trường làm việc của mình hơn. Chúc các bạn luôn thành công.

Thế Việt