Mất Hoá Đơn Xử Lý Thế Nào Kinh Nghiệm Xương Máu Cho Kế Toán Mới

Xử lý các trường hợp khi làm mất hóa đơn là một trong những kỹ năng mà nhân viên kế toán cần phải rèn luyện một cách thường xuyên và thuần thục để tránh làm mất hóa đơn và tránh bị phạt làm ảnh hưởng đến Doanh nghiệp.

Mất Hoá Đơn Xử Lý Thế Nào Kinh Nghiệm Xương Máu Cho Kế Toán Mới

Trong quá trình nhận, thực hiện các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn, Nhân viên kế toán mới vào nghề sẽ khó tránh khỏi một số trường hợp bị mất hóa đơn. Khi gặp trường hợp này này, kế toán mới vào nghề cần phải xử lý như thế nào ? Hôm nay | Working.vn sẽ gợi ý một vài kinh nghiệm xương máu sẽ giúp các bạn xử lý tình huống khi làm mất hóa đơn một cách hữu hiệu nhất nhé !

1. Những quy định về việc mất hóa đơn

1.1. Quy định về mất hóa đơn đầu ra

Khi xảy ra vi phạm cháy, hỏng, mất hóa đơn đầu ra thì sẽ bị xử phạt từ 4-8 triệu đồng. Điều này đã được quy định trong Khoản 4 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP của Chính phủ.

Cụ thể, mức phạt này sẽ áp dụng với trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn đã lập nhưng khách hàng chưa nhận, hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ (ngoại trừ hóa đơn mất, hỏng do thiên tai bất ngờ).

Đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, người bán và người mua đã lập biên bản ghi nhận sự việc và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt hoặc có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, vẫn trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

Lưu ý rằng, trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán sẽ không bị phạt tiền.

1.2. Quy định về hình thức phạt đối với mất hóa đơn đầu vào

Quy định về việc mất hóa đơn đầu vào

Cũng theo nghị định 49/2016/NĐ-CP, Chính phủ quy định trường hợp cháy, hỏng, mất hóa đơn đầu vào liên 2 thì sẽ bị xử phạt từ 4-8 triệu đồng.

Cụ thể, tại khoản 6, Điều 3, Nghị định 49/2016/NĐ-CP, Chính Phủ quy định phạt tiền từ 4-8 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.

Xử phạt này sẽ ngoại trừ trường hóa đơn đầu vào liên 2 bị mất, cháy, hỏng do thiên tai bất ngờ, bất khả kháng.

Đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, người bán và người mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc, nếu có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt còn nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đầu vào liên 2 đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.

Xử phạt mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Thông thường, bên thuê bên thứ 3 sẽ là bên phải chịu trách nhiệm và nhận xử phạt khi có vấn đề mất hóa đơn hay cháy hỏng hóa đơn liên 2 xảy ra. Mức xử phạt cũng giống như khi xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn liên 2, từ 4-8 triệu đồng.

2. Kinh nghiệm xương máu giúp kế toán mới xử lý và khắc phục khi làm mất hóa đơn

2.1 Xử lý khi mất hoá đơn vào:

- Trường hợp, phát hiện làm mất hoá đơn GTGT, kế toán cần phải làm báo cáo BC21/AC gửi cơ quan quản lý thuế trực tiếp của mình.

- Lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

- Sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Vậy là sau khi làm biên bản, và sao chụp liên 1, bên mua dùng liên 1 đó để hạch toán, kê khai và vẫn được khấu trừ thuế.

2.2 Xử lý khi mất hoá đơn GTGT đầu ra

Khi phát hiện mất hóa đơn đầu ra ( dù đã lập hay chưa lập) kế toán cũng phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu BC21/AC ( phụ lục 3 thông tư 39/2014) trong vòng 5 ngày kể từ khi phát hiện ra mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Mức phạt tiền 10.000.000 đồng đến 20.000.000 cho hành vi:

- Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ, trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

- Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.

- Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.

- Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.

3. Giải pháp loại bỏ tình trạng mất, thất lạc hóa đơn

Giải pháp loại bỏ tình trạng mất hóa đơn

Tình trạng mất, cháy, hỏng hóa đơn chỉ xảy ra với hóa đơn giấy. Bởi hóa đơn giấy phải quản lý thủ công dễ dẫn đến thất lạc, mất, cháy hỏng. Tuy nhiên đối với hóa đơn điện tử, toàn bộ hóa đơn đều được đưa lên hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử. Kế toán có thể dễ dàng quản lý hóa đơn đầu vào hoặc xuất hóa đơn đầu ra:

• Tạo lập hóa đơn cho khách hàng dễ dàng thông qua mã số thuế
• Ký số và gửi hóa đơn qua đường trực tuyến cho khách hàng
• Quản lý hóa đơn đầu vào khoa học trên phần mềm
• Tự động tra cứu hóa đơn
• Tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán
• Lập báo cáo dễ dàng
• Bằng việc sử dụng phần mềm, kế toán có thể loại bỏ hoàn toàn các khoản tiền phạt do làm mất, cháy, hỏng hóa đơn. Thậm chí hạn chế 90% việc sai sót trong quá trình tạo lập hóa đơn.

Trên đây là những kinh nghiệm giúp kế toán xử lý các trường hợp khi làm mất hóa đơn. Hi vọng sẽ đem đến những thông tin hữu ích cho các bạn. Chúc các bạn sớm trở thành những nhân viên kế toán chuyên nghiệp nhất.

Thế Việt