Kỹ năng viết báo cáo công việc tốt nhất nhân viên văn phòng

Một nhân viên văn phòng như bạn sẽ có hàng trăm bản báo cáo trong quá trình công tác của mình. Nhưng để có kỹ năng viết báo cáo tốt là một việc không phải ai cũng dễ dàng làm được.

Kỹ năng viết báo cáo công việc tốt nhất nhân viên văn phòng

Viết báo cáo công việc là việc không thể thiếu của một nhân viên văn phòng. Vậy làm sao để có kỹ năng việc báo cáo công việc một cách tốt nhất ? Hãy cùng tuyển dụng Working.vn cùng tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé.

1. Xác định nội dung yêu cầu của báo cáo

Việc xác định nội dung yêu cầu của báo cáo là điều kiện bắt buộc để nhân viên văn phòng như bạn có một bản báo cáo chính xác và đầy đủ nhất. Nếu bạn không nắm được nội dung yêu cầu khi viết báo cáo chắc chắn bạn sẽ không biết viết gì hoặc nếu có viết được cũng chỉ là một bản báo cáo không đúng trọng tâm công việc. Vì vậy bạn cần phải xác định được nội dung cụ thể từng công việc mình cần viết báo cáo để dễ dàng viết báo cáo 1 cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất.

2. Xây dựng đề cương chi tiết

Xây dựng đề cương chi tiết nội dung muốn viết trong báo cáo

Bạn đã xác định được nội dung yêu cầu của bản báo cáo công viêc cụ thể rồi việc tiếp theo là bạn sẽ phải soạn thảo một đề cương chi tiết nội dung bạn muốn viết trong báo cáo, đề cương này sẽ giúp bạn không tốn thời gian suy nghĩ bạn phải viết gì trong quá trình viết báo cáo và sẽ luôn đầy đủ các ý trong công việc của nhân viên văn phòng.

3. Đánh giá kết quả công việc

Bạn hãy nêu ra và tổng hợp lại những nhiệm vụ đã làm được,những điểm yếu, điểm mạnh,những nhiệm vụ chưa làm được,những khó khăn gặp phải, những thuận lợi trong quá trình thực hiện công việc của mình.

Việc đánh giá kết quả công việc sẽ giúp bạn nhìn lại toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ, nó cũng giống như bản báo cáo thành quả công việc của mình với cấp trên vì vậy bạn nên đánh giá một cách trung thực nhất, không nên chỉ khoe những việc làm được, còn những khó khăn, thiếu sót lại giấu đi như vậy sẽ làm bạn mất điểm ngay với cấp trên bởi yếu tố trung thực là những kỹ năng được sếp đề cao nhất trong công tác nghiệp vụ nhân viên văn phòng.

4. Phân tích nguyên nhân

Bạn đã đánh giá kết quả trong quá trình thực hiện công việc của mình những điểm mạnh những điểm yếu trong công tác nghiệp vụ của mình vậy nguyên nhân của kết quả đó ra sao ??? Bạn cũng phải cần phân tích nguyên nhân nào bạn có được những kết quả đó. Bạn hãy phân tích thật kỹ trong phần viết báo cáo này bởi phát hiện ra những nguyên nhân sai sót và phân tích được những nguyên nhân sai sót đó sẽ giúp bạn sửa chữa và dần dần khắc phục cho công việc của mình về sau được tốt hơn. Điều này cho thấy tinh thần trách nhiệm cao trong công việc của một nhân viên văn phòng như bạn.

5. Hướng khắc phục

Những công việc nào bạn có thể đảm nhiệm công việc của mình tốt, công việc nào bạn đảm nhiệm chưa đạt yêu cầu bạn đã biết và phân tích lí do nguyên nhân vì sao chưa thực hiện được. Vậy hướng khắc phục của nó phải như thế nào ? Cho dù bạn chưa có hướng khắc phục, hay bạn đã nghĩ ra một hướng khắc phục nào đó bạn cũng cần đưa vào báo cáo để mọi người cùng tham khảo và có thể giúp nhau, hổ trợ nhau tìm ra các phương hướng khắc phục hậu quả tốt nhất.

Giải quyết nhanh chóng để tránh gặp lại những nguyên nhân không tốt trong các nghiệp vụ công việc tiếp theo. Điều này khiến cho bạn và đồng nghiệp sẽ luôn gắn bó và có tính đoàn kết hơn trong công việc của một nhân viên văn phòng.

 

Hướng khắc phục nhanh chóng hiệu quả

 

6. Những kiến nghị

Nếu trong công việc đòi hỏi cần những gì ? Cần hỗ trợ những gì đề thúc đẩy tiến trình thực hiện nó nhanh hơn để có được nhiều kết quả tốt hơn bạn đừng ngần ngại đưa ra những kiến nghị lên cấp trên. Vì đây là việc làm thực tế không những giúp ích trong công việc của bạn mà còn giúp ích cho toàn công ty. Chắc chắn 1 điều rằng cấp trên sẽ xem xét và phê duyệt ngay nếu những kiến nghị đó luôn thỏa đáng, mang lại lợi ích của cá nhân và của cả một tập thể trong công ty

7. Ngôn ngữ trong báo báo

Điều không kém phần quan trọng trong việc viết báo cáo đó là ngôn ngữ. Ngôn ngữ trong báo cáo phải dùng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu, rõ ràng, rành mạch. Nên tránh dùng từ ngữ địa phương nhiều, cũng tránh những từ ngữ phô trương, phóng đại. Vì báo cáo cần cần đầy đủ, chính xác nhưng phải ngắn gọn. Nếu cần thiết bạn có thể dùng các số liệu, bảng mô tả hay biểu đồ minh họa nhưng chúng phải dễ hiểu và có tính khoa học

Việc viết báo cáo là việc viết lại toàn bộ quá trình làm việc của bạn. Việc nắm được những kỹ năng cần thiết để một nhân viên văn phòng viết được một bản báo cáo công việc chi tiết ngắn gọn lại rõ ràng sẽ thể hiện bạn là một người luôn hướng tới mục tiêu cho công việc cụ thể, giúp bạn luôn được đánh giá cao trong công việc. Vậy bạn hãy luôn chăm chút cho bản báo cáo được hoàn hảo nhất có thể nhé. Chúc các bạn luôn thành công

Hoài Sa