Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả nhất cho nhân viên văn phòng

Một người có kỹ năng tổ chức công việc tốt sẽ dễ dàng tồn tại được ở bất kỳ ngành nghề và công việc nào, một nhân viên văn phòng có kỹ năng tổ chức công việc tốt con đường sự nghiệp của họ cũng dễ dàng và nhanh chóng có nhiều bước tiến vượt bậc hơn.

Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả nhất cho nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng nếu rèn luyện kỹ năng tổ chức công việc tốt sẽ giúp tiến độ công việc và năng suất làm việc của bạn hiệu quả hơn, bạn là một nhân viên văn phòng mới vào nghề, bạn thấy công việc của mình khá bộn bề, bạn chưa biết sắp xếp chúng sao cho hợp lý và khoa học ??? Hãy tham khảo những kỹ năng tổ chức công việc sau đây cùng | Working.vn chúng sẽ giúp bạn giải quyết được điều đó một cách hiệu quả nhất đấy nhé !

1. Kỹ năng tổ chức là gì ?

Kỹ năng tổ chức là những kỹ năng mềm liên quan đến việc lên kế hoạch các nhiệm vụ và thời gian hoàn thành một cách rõ ràng cụ thể, sắp xếp thứ tự ưu tiên, quản lý tốt thời gian, nguồn lực, không gian làm việc, để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.

Một nhân viên văn phòng có kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp giảm các nguy cơ xấu có thể xảy ra trong quá trình làm việc như trì hoãn, lộn xộn, chậm trễ, bỏ sót các công việc cần phải làm và hiệu quả đạt được không cao.

2. Vai trò của kỹ năng tổ chức

Vai trò của kỹ năng tổ chức trong công việc văn phòng

Một nhân viên văn phòng kỹ năng tổ chức sẽ giúp bạn biết được cần phải tập trung vào nhiệm vụ nào vào từng thời điểm, không bỏ sót bất kì một nhiệm vụ nào dù là nhỏ nhất. Giúp bạn biết cách sử dụng thời gian một cách hợp lý cho các nhiệm vụ để đạt được kết quả đúng như mong đợi.

Các kỹ năng tổ chức có thể ở các dạng khác nhau tùy thuộc vào nơi làm việc và chức danh công việc cụ thể của bạn, nhưng chúng thường liên quan đến việc duy trì không gian làm việc có trật tự, quản lý được số lượng công việc và thời gian hoàn thành, nắm được thời gian tổ chức các cuộc họp trong team và công ty.

3. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả nhất cho nhân viên văn phòng

3.1 Tạo một không gian làm việc ngăn nắp

Bàn làm việc của nhân viên văn phòng là một yếu tố quan trọng để quyết định đến hiệu quả của công việc họ. Bởi bàn làm việc là nơi một nhân viên văn phòng sẽ ngồi tập trung ý trí và sức lực để hoàn thành tốt công việc của mình. Vì vậy biết cách bài trí bàn làm việc một cách gọn gàng, hợp lý thì bạn sẽ dễ dàng nâng cao hiệu quả làm việc của mình hơn.

Với một bàn làm việc gọn sạch và một không gian làm việc trên máy tính được tổ chức đâu ra đấy, bạn sẽ không lo bị mất tập trung trong công việc. Cách duy nhất để bạn nắm bắt mọi nhiệm vụ mà vẫn đạt kết quả làm việc chất lượng là cần phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên với sự tổ chức cao nhất.

3.2 Chuẩn bị từ trước

Cách tốt nhất để có một ngày làm việc hiệu quả là có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho nó từ trước. Bạn cần biết chắc chắn những việc mình cần làm vào ngày mai và chuẩn bị trước khi rời khỏi công ty ngày hôm nay. Như vậy vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian chuẩn bị vào ngày hôm sau lại giúp bạn có những hình dung nhất định về công việc. Và biết đâu bạn sẽ có ý tưởng để làm tốt hơn, nhanh hơn.

3.3 Rèn luyện óc tổ chức

Luôn rèn luyện óc tổ chức

Giải pháp đơn giản dành cho nhân viên văn phòng đó là: Rèn luyện. Bạn hãy viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì mình đã viết. Bạn nên sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình làm sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu như một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác hoặc có thể bỏ đi. Đây là kỹ năng tổ chức công việc đầu tiên bạn cần nắm rõ.

3.4 Lập một danh sách trung tâm những việc cần làm

Nhân viên văn phòng có thể viết các việc cần làm ra giấy hoặc sử dụng những website được thiết kế riêng cho việc này, chẳng hạn như Basecamp. Trang này cho phép bạn ghi chép tất cả những việc bạn cần làm, cập nhật tình trạng của những công việc đó, và gạch bỏ công việc đã hoàn thành.

Hãy tổ chức danh sách việc cần làm của bạn bằng cách tạo ra một hệ thống màu sắc để phân biệt mức độ ưu tiên hoặc những nhiệm vụ có liên quan đến nhau. Nếu bạn làm một danh sách việc cần làm trên mạng hoặc máy tính, hãy đánh dấu gạch bỏ những việc làm xong thay vì xóa chúng đi. Bằng cách này, bạn sẽ theo dõi được những việc đã làm xong và có được cảm giác tuyệt vời về sự hoàn thành.

3.5 Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính

Cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách sắp xếp rất hiệu quả. Trong từng thư mục, bạn hãy tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt. Không nên nhét hết tất cả các tệp vào my documents.

3.6 Hạn chế tối đa những tác động từ bên ngoài

Hạn chế tối đa những tác động từ bên ngoài

Bạn có thể đã nằm lòng quy tắc này nhưng trên thực tế, những tác động từ bên ngoài vẫn khiến bạn lãng phí không ít thời gian. Đó là lý do tại sao bạn cần phải có danh sách việc cần làm và phải theo sát danh sách đó. Trong quá trình làm việc của một nhân viên văn phòng hãy tránh xa những thứ có thể gây sao nhãng như điện thoại di động, đồng nghiệp mất trật tự hay cuộc trò chuyện vô bổ,...

3.7 Bố trí công việc theo thứ tự ưu tiên

Nếu công việc của bạn có khối lượng lớn, bạn không biết bắt đầu từ đâu, thì tốt nhất hãy học cách sắp xếp tất cả theo thứ tự ưu tiên giảm dần. Sử dụng những cách thức như sau:

- Thứ nhất, đánh số để phân loại các nhiệm vụ thành các nhóm: (1) Ưu tiên, (2) Bình thường và (3) Không ưu tiên.

- Thứ hai, đánh dấu các nhiệm vụ bằng những màu mực khác nhau. Chẳng hạn như nhiệm vụ ưu tiên thì sử dụng màu mực đỏ, nhiệm vụ bình thường thì sử dụng mực màu xanh và nhiệm vụ không ưu tiên thì sử dụng mực màu vàng.

- Thứ ba, tài liệu, giấy tờ cũng nên được sắp xếp ở những túi đựng có màu khác nhau. Trong quá trình tìm tài liệu để phục vụ công việc hoặc báo cáo cấp trên, bạn có thể dễ dàng nhận biết.

- Thứ tư, sử dụng giải pháp sơ đồ găng để chốt thời điểm hoàn thành các nhiệm vụ. Chẳng hạn như thứ sáu mỗi tuần là mốc thời gian mà bạn nên kiểm tra, đánh giá lại toàn bộ những nhiệm vụ và tài liệu đã thực hiện trong tuần.

4. Những phương pháp giúp nhân viên văn phòng tổ chức công việc hiệu quả

Luôn xác định rõ mục tiêu cần phải làm: Xác định được mục tiêu sẽ giúp bạn nhận ra mình cần phải làm gì để hoàn thành nó.

Tạo lập thói quen liệt kê những công việc cần phải làm: Phương pháp này giúp bạn không bị cuốn theo khối lượng lớn công việc hàng ngày. Liệt kê những nhiệm vụ, công việc cần phải làm là cách giúp bạn quản lý tốt quỹ thời gian của mình mà không bị bỏ sót hay quên việc.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên: Phương pháp này sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực để hoàn thành những công việc mang tính quan trọng trước.

Tổng kết lại công việc mỗi ngày: Thói quen này giúp bạn có thể xác định được bản thân có bỏ sót nhiệm vụ nào hay không. Đồng thời, tổng kết lại công việc cũng là cách để bạn rút ra những bài học kinh nghiệm trong sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả hơn cho những lần kế tiếp

Kỹ năng không dễ dàng mà học được chính vì vậy hãy rèn luyện và trau dồi tất cả những kỹ năng điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trên con đường sự nghiệp, Vì vậy muốn trở thành một nhân viên văn phòng ưu tú nhất đừng quên tích lũy kinh nghiệm, và rèn luyện kỹ năng trong đó có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả nhé ! Hi vọng những thông tin của chúng tôi sẽ luôn hữu ích với các bạn. Đừng quên ghé | Working.vn mỗi ngày để tham khảo thông tin việc làm văn phòng mới nhất và những kỹ năng giúp ích cho công việc của các bạn nhé. Chúc các bạn luôn thành công !

Thế Việt