Kỹ năng thuyết trình bằng powerpoint hay nhất cho dân văn phòng

Một kỹ năng rất quan trọng trong sự nghiệp của nhân viên văn phòng để đánh giá mức độ chuyên nghiệp cũng như sự thành công của bạn, đó chính là kỹ năng thuyết trình bằng Powerpoint. Kỹ năng thuyết trình bằng Powerpoint là một kỹ năng mềm thiết yếu trong công việc của một nhân viên văn phòng.

Kỹ năng thuyết trình bằng powerpoint hay nhất cho dân văn phòng

Thuyết trình bằng Powerpoint là một kỹ năng mềm thiết yếu trong công việc của một nhân viên văn phòng, nó giúp bạn chứng tỏ cho mọi người thấy bạn có khả năng diễn giải tốt thế nào. Sau đây Working.vn xin đưa ra một số kỹ năng có thể giúp nhân viên văn phòng hoàn thành tốt bài thuyết trình của mình khi sử dụng Powerpoint.

1. Thiết kế bài thuyết trình không quá 10 slide

Hầu hết mọi người có thể sử dụng từ 20, 30 đến 100 trang/slide cho một bài thuyết trình kéo dài khoảng 1 giờ. Tuy nhiên, việc giới hạn số lượng các slide là một cách để bạn đánh giá được sự cần thiết của từng mục nội dung được đưa vào bài thuyết trình.

Nếu slide nào có nội dung không quan trọng, bạn có thể loại bỏ. Điều này sẽ giúp bạn thiết kế bố cục nội dung và trình bày bản trình chiếu một cách khôn ngoan hơn.

2. Cỡ chữ 30 đảm bảo khả năng đọc

Khi thiết kế slide đừng chỉ dựa trên những gì bạn nhìn thấy trên màn hình máy tính mà bạn còn phải đem thử nghiệm trên máy chiếu để đảm bảo khán giả của bạn có thể đọc được slide. Cỡ chữ 30 cho phép bạn viết nhiều nội dung cũng như đây là cỡ chữ tối thiểu để đảm bảo khán giả đọc được. Slide giúp cho bài của bạn có sự sinh động hơn nhưng cũng cần cho khán giả của bạn đọc được.

3. Tổ chức nội dung cho buổi thuyết trình Powerpoint

Tổ chức nội dung cho buổi thuyết trình Powerpoint

Người trình bày phải trình bày một cách logic, giữ vững kết cấu nội dung thống nhất xuyên suốt bài trình bày, hạn chế ngắt quãng nội dung trong các slide. Giúp ích người đọc tiếp thu nội dung một cách nhất quán và dễ dàng.

4. Phong cách nói

Cách mà bạn phát ngôn trong một phòng đầy những chuyên gia y tế có thể khác so với cách mà bạn chia sẻ trong một căn phòng đầy những doanh nhân trẻ. Chủ đề bạn chọn lựa, ngôn ngữ mà bạn sử dụng, các ví dụ bạn đưa ra để minh họa và sự hài hước phải được kết hợp và áp dụng linh hoạt tới từng đối tượng mục tiêu.

5. Luyện tập

Làm quen trước với bài thuyết trình không bao giờ là quá sớm, hãy lưu ý tới những điểm mà bạn muốn nhấn mạnh. Khi luyện tập, hãy nói lớn và cố gắng hạn chế những lỗi về văn phạm. Bạn cũng nên luyện tập cách khắc phục các lỗi tự nhiên sao cho khéo léo.

6. Đồ họa, bố cục trình bày

Cần có tiêu đề trong slide, mỗi chủ đề nên chỉ trong 1 slide.

Người thuyết trình cần sử dụng các biểu đồ, các hình ảnh, video. Để mô tả nội dung hơn là sử dụng chữ đơn thuần

Sử dụng đồ họa bắt mắt, cố gắng theo một template thống nhất trong suốt bài trình bày cho bố cục, màu chữ, màu link, kích thước hình ảnh, màu nền, hình ảnh trang trí,...

Đồ họa cần tránh làm cho khán giả trở nên chú ý tập trung vào các hình ảnh trang trí hơn là nội dung bài trình bày

7. Các lỗi cơ học trong thuyết trình

Các lỗi cơ học trong thuyết trình

Hạn chế các lỗi chính tả, văn phạm; hạn chế các lỗi khi thao tác chuột. Bạn cần có sự rà soát cẩn thận trước khi trình bày.

8. Định hướng tiếp xúc mắt

Hạn chế nhìn màn hình và đọc lại, nguyên tắc là những gì có trên slide thì không nên đọc lại, bởi như thế khán giả có cảm giác bạn quá phụ thuộc vào màn hình cũng như không nắm bắt được nội dung.

*** Những lưu ý khi thuyết trình: 

+ Giới hạn thời gian trong 20 phút

Cũng giống như việc hạn chế số slide, giới hạn về thời gian nói trước công chúng sẽ buộc bạn phải chỉnh sửa bài thuyết trình của mình. Hãy ngưng nói những câu pha trò hoặc kể những mẩu chuyện không cần thiết để tập trung vào việc truyền đạt thông điệp chính.

Bạn nên cắt giảm những chi tiết mà bạn dự đoán chỉ có khoảng 5% người nghe quan tâm đến. Từ đó, bạn có thể trình bày bài thuyết trình với độ chính xác cao và ngắn gọn.

+ Tự tin

Một trong những phương pháp để cải thiện kỹ năng thuyết trình là chú ý rèn luyện phong thái tự tin. Khán giả sẽ đặt sự tin tưởng vào bạn nếu bạn mang lại cảm giác chắc chắn. Vì vậy, từ ánh mắt, cử chỉ đến lời nói, bạn cần thể hiện rằng mình hiểu rõ những gì truyền đạt và không hề tỏ ra sợ hãi.

+ Giọng nói và ngôn ngữ cơ thể linh hoạt

Một sai lầm chủ yếu trong thuyết trình đó là quá tập trung vào nội dung bài viết mà quên mất yếu tố quan trọng khi giao tiếp với đám đông, đó là: kỹ năng diễn xuất. Bạn cần luyện tập cười thật tươi, nhấn nhá giọng nói, điều khiển biểu cảm cơ mặt, di chuyển đều hai bên cánh gà, trên và dưới sân khấu. Bởi vì, sẽ không ai thích nghe một bức tượng biết nói với cơ thể cứng đơ trên sân khấu.

+ Giao lưu với khán giả

Kỹ năng này giúp bạn thoải mái, không bị bí từ và phụ thuộc quá nhiều vào nội dung của slide. Hãy dẫn dắt hoặc đặt thật nhiều câu hỏi mở để khán giả tự nói chuyện với bạn và là người chốt lại vấn đề cuối cùng. Thuyết trình không nên là bài độc thoại, hãy hỏi khán giả để cùng thảo luận và tìm ra câu trả lời. Khán giả được tương tác sẽ hào hứng và bị hút vào bài nói chuyện của bạn.

+ Kết thúc ấn tượng

Bạn nên kết thúc bài thuyết trình của mình một cách ấn tượng và chắc chắn. Đừng để buổi thuyết trình của bạn giảm nhiệt theo thời gian hoặc kết thúc khi khán giả đang tỏ ra buồn chán. Hãy đưa ra kết luận đanh thép và tiếp tục gắn kết với khán giả trong khi nhấn mạnh những điểm quan trọng nhất của bài thuyết trình.

Kết: Nguyên tắc chung là chú ý sử dụng Powerpoint đúng theo công dụng là công cụ trình bày của nó, đừng lệ thuộc và đừng biến nó thành công cụ trang trí cho bài trình bày của mình, mà hãy biến nó thành công cụ trình bày ý tưởng

Nếu muốn thành công trong công việc của một nhân viên văn phòng thì bạn phải không ngừng rèn luyện những kỹ năng thuyết trình PowerPoint để nội dung bài thuyết trình đi đúng hướng, tránh bị lan man, rời rạc, thiếu sức thuyết phục. Hi vọng, bài viết của chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn thiện được kỹ năng mềm này. Chúc các bạn thành công !

Vy Nguyễn