Kỹ năng thiết yếu cho một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

Khi bước vào những công việc văn phòng mà mình yêu thích, lựa chọn theo đuổi ngành nghề phấn đấu cho sự thành công trong ngành nghề văn phòng đều phải có những kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ.

Kỹ năng thiết yếu cho một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

Một nhân viên văn phòng cũng vậy để trở thành một nhân viên văn phòng xuất sắc họ cùng phải cố gắng, nổ lực thật nhiều và nắm thật kỹ những kỹ năng, nghiệp vụ cần phải có. Sau đây Working.vn sẽ chia sẻ cho các bạn những kỹ năng thiết yếu nhất cho một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp nhé !

 1. Rèn luyện óc tổ chức trong công việc 

Muốn trở thành một nhân viên văn phòng xuất sắc giải pháp đơn giản nhất cho bạn đó là rèn luyện óc tổ chức công việc. 

Bạn phải cố gắng rèn luyện sắp xếp công việc sao cho hợp lí bằng cách viết ra những việc bạn cần làm và làm theo những gì mình viết, bạn nên sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình làm sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc của mình đều có mục đích thích hợp của nó. Nếu những vật dụng không cần thiết nên sắp xếp chúng vào một nơi nào riêng biệt nào đó còn nếu không cần thiết có thể bỏ đi. Đây là cách rèn luyện óc tổ chức  trong công việc bạn cần phải nắm rõ.

2. Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính

Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính gọn gàng dễ tìm kiếm

Máy tính là phương tiện không thể không có trong một văn phòng. Chức năng chính của nó là sao chép và sao lưu dữ liệu. Vì vậy việc sắp xếp những tài liệu quan trọng hay không quan trọng cũng phải đòi hỏi một nhân viên văn phòng phải có kỹ năng sắp xếp bố trí những tài liệu đó trong máy tính một cách gọn gàng dễ tìm kiếm thuận lợi cho công việc của mình.

Người ta gọi màn hình máy tính là desktop. Nhiệm vụ của bạn là phải phân bố, bày biện mặt bàn đó làm sao cho thuận tiện nhất dễ nhìn thấy nhất. Bố trí tài liệu hợp lý vào các ngăn kéo để khi cần có thể tìm được ngay. Và cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách rất hiệu quả. 

Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm và tiết kiệm thời gian nhiều hơn. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con rồi ghi tên từng danh mục để dễ nhớ và dễ dàng tìm kiếm các thư mục con hơn khi cần tìm kiếm tệp tài liệu. Điều đó sẽ khiến công việc của bạn đỡ phức tạp hơn.

3. Sắp xếp bàn làm việc 

Bàn làm việc của bạn nên được sắp xếp gọn gàng. Bạn không nên xếp nhiều tài liệu lên bàn làm việc, điều đó khiến bàn làm việc của bạn trở nên lộn xộn lại khiến công việc của bạn khó khăn hơn và tâm lí làm việc ngỗn ngang hơn. Hãy biết cách thu xếp bàn làm việc của mình sao cho hợp lí, gọn gàng, sắp xếp những thứ bạn cần vào một chỗ thuận tiện và dễ sử dụng nhất.

4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc

Bạn nên lên danh sách những việc cần làm, đánh giá mức độ quan trọng của từng việc mình làm, việc nào quan trọng thì nên bố trí làm trước sau đó chọn khung giờ thời gian cho bản liệt kê công việc của bạn. Viết ra những công việc cần làm, phân loại những việc cần làm, lên danh sách thứ tự cho việc cần làm. Cuối cùng là để danh sách ở một nơi dễ thấy nhất để thuận lợi cho công việc của mình

5. Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao

Cuộc sống, con người hay các phương tiện kỹ thuật cao đều có những mặt tốt và mặt xấu của nó, không có cái gì là hoàn hảo cả. Internet mang lại rất nhiều tiện ích cho cuộc sống nhưng nó cũng kéo không ít thời gian của mình nếu bạn say mê nó và cuối cùng cũng vì nó mà làm trì trệ công việc của mình.

Các phương tiện kỹ thuật cao rất dễ làm trì trệ công việc

Cũng như internet điện thoại di động cũng là một phương tiện liên lạc. Nhưng nếu giao tiếp với điện thoại nhiều cũng sẽ khiến bạn không kịp giờ làm việc cho những việc khác.

6. Hãy biết khéo léo từ chối nếu cấp trên giao công việc quá nhiều 

Công việc của một nhân viên văn phòng một ngày của bạn đã quá nhiều, nếu cấp trên giao thêm việc cho bạn bạn sẽ làm gì ? Nếu bạn đảm nhận thêm liệu bạn có thể làm tốt không ? và bạn biết công việc quá nhiều sẽ khiến bạn không thể hoàn thành tốt công việc của mình điều đó sẽ ảnh hưởng tới rất nhiều tới công việc của bạn. Vì vậy bạn hãy khéo léo từ chối thêm những công việc được giao để đảm bảo công tác của mình được hoàn thành đúng tiến độ.

7. Xác định những việc nào là việc quan trọng

Mỗi khi bạn thấy mình có quá nhiều việc phải làm và một quỹ thời gian eo hẹp bạn hãy ngồi xuống, hít thở thật sâu và liệt kê những việc mà bạn cần hoàn thành. Mặc dù chúng ta không đủ thời gian để làm tất cả mọi thứ nhưng chúng ta sẽ luôn đủ thời gian để làm những việc quan trọng và theo đuổi công việc đó cho tới khi bạn đạt được mục tiêu.

Chúng tôi tin rằng nếu nắm được tất cả những kỹ năng cần thiết các bạn nhân viên văn phòng sẽ luôn đạt được những thành tích trong công việc. Cảm ơn các bạn đã luôn đồng hành cùng chúng tôi. Chúc cho con đường tương lai của các bạn luôn rạng ngời. Chúc cho các bạn nhân viên văn phòng luôn đạt thành tích xuất sắc trong công việc. 

Hoài Sa