Kỹ năng làm việc đạt hiệu quả của phòng hành chính nhân sự

Một chuyên gia hành chính nhân sự cung cấp hỗ trợ cho nhân viên của bộ phận nhân sự bằng cách đảm bảo bộ phận hoàn thành các trách nhiệm được giao hàng ngày.

Kỹ năng làm việc đạt hiệu quả của phòng hành chính nhân sự

Đối với những người làm về công việc liên quan tới sổ sách, quản lý nhân sự, chắc chắn rất cần biết quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự là gì ? Cần phải đáp ứng những yêu cầu như thế nào ? Cần lên kế hoạch cho công việc hiện tại của mình như thế nào để đạt kết quả cao nhất ? và tin chắc rằng, sau khi đã nắm vững đâu ra đó từng công việc, từng nhiệm vụ thì mọi vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng.

I. Công việc hành chính nhân sự là gì ?

 - Hiện nay, hầu hết các tổ chức hay doanh nghiệp đều có một bộ phận chuyên trách về công việc giám sát chính sách tổ chức và những dịch vụ của nhân viên. Và bộ phận này thường được gọi là bộ phận quản lý nhân sự. Một chuyên viên hành chính nhân sự là người cung cấp dịch vụ hỗ trợ hành chính cho bộ phận nhân sự.

 - Công việc hành chính nhân sự là gì ? Một chuyên gia hành chính nhân sự cung cấp hỗ trợ cho nhân viên của bộ phận nhân sự bằng cách đảm bảo bộ phận hoàn thành các trách nhiệm được giao hàng ngày. Có thể bao gồm việc quan trọng như điều phối các sự kiện, sắp xếp các cuộc họp và kế hoạch du lịch, thuyết minh, chuẩn bị báo cáo, trả lời điện thoại của nhân sự,…

 - Cùng với việc hỗ trợ các thành viên khác trong bộ phận nhân sự, chuyên viên hành chính nhân sự sẽ chuẩn bị và duy trì tất cả các tài liệu liên quan và hồ sơ nhân viên cho một tổ chức. Nó sẽ bao gồm các tài liệu điện tử và các bảo mật quan trọng khác.

II. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự là gì ?

Mỗi công ty đều có một sự sắp xếp và đòi hỏi nhân viên hành chính sở hữu các kỹ năng khác nhau. Tuy nhiên các yêu cầu tối thiểu về quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự sẽ bao gồm:

Kỹ năng hành chính nhân sự

 

1. Đối với công việc hành chính

• Quản lý, sắp xếp văn bản, hồ sơ một cách khoa học;
• Tổ chức lưu trữ văn bản, hồ sơ (bản cứng và bản mềm); 
  
• Cập nhật dữ liệu trong máy tính: Thư đi, thư đến, hợp đồng…
• Tạo các biểu mẫu phục vụ cho công việc quản lý một cách có hệ thống;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp quản lý giao.

Thế nên, một nhân viên hành chính cần phải có:

• Kỹ năng quản lý;
• Kỹ năng lập kế hoạch;
• Chịu được áp lực công việc;
• Sử dụng máy vi tính thành thạo;
• Nhanh nhẹn, giao tiếp tốt. Cẩn thận, chịu khó, có tinh thần ham học hỏi;
• Năng động, sáng tạo, trung thực và hòa đồng;
• Có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc theo nhóm và độc lập;
• Có kỹ năng quản lý.

2. Đối với công việc nhân sự.

• Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng;
• Liên hệ với các đơn vị cung ứng dịch vụ tuyển dụng nhân sự để tuyển nhân viên cho công ty;
• Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo đúng quy định của công ty; 
• Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các phòng ban, đơn vị đúng quy định;
• Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty;
• Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động công ty;
• Thực hiện các công việc khác liên quan dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự;
• Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên.

Thế nên, một nhân viên hành chính cần phải:

• Am hiểu luật lao động, bảo hiểm, quy chế lương thưởng, ngày phép là yêu cầu bắt buộc;
• Có kinh nghiệm tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo;
• Tính cách hướng ngoại, năng động, hòa đồng;
• Có khả năng xử lý tình huống tốt.

Nhân viên hành chính nhân sự

 

III. Những yêu cầu của công việc hành chính nhân sự bạn cần biết

Công việc hành chính nhân sự là gì ? Có những yêu cầu gì ? Tùy theo công việc của mỗi tổ chức doanh nghiệp mà công việc của nhân viên hành chính nhân sự cũng có những sự khác nhau nhất định. Dưới đây là những công việc mà một nhân viên hành chính nhân sự thường phải đảm nhiệm: 

• Sắp xếp, bàn giao và quản lý quy trình công việc cho toàn bộ nhân viên văn phòng.
• Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn lực nhân sự.
• Phỏng vấn, tiếp nhận hồ sơ và quản lý toàn bộ hồ sơ nhân viên trong tổ chức, công ty.
• Quản lý các quy trình và thủ tục, giấy tờ của công ty.
• Sắp xếp, lưu trữ và thường xuyên kiểm tra thực hiện các quy trình làm việc của nhân viên, kiểm tra 5s.
• Trình bày thành thạo và rõ ràng các giấy tờ hành chính văn bản.
• Sắp xếp, quản lý thời gian họp, lưu ý ghi chép cẩn thận các ý kiến và chỉ thị của ban giám đốc tại các cuộc họp.
• Động viên và khích lệ tinh thần nhân viên.
• Xây dựng quy chế lương thưởng và chế độ bảo hiểm, quy định, quy chế của công ty và quản lý việc thực hiện chúng.

Tại đây, các bạn không chỉ được học bổ sung những kiến thức từ chuyên môn đến những phương pháp làm việc thực tế chuyên nghiệp tại các doanh nghiệp. Khóa học còn cung cấp các kỹ năng soạn thảo, các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày, bố cục của các văn bản hành chính. Không những vậy mà học viên còn được bồi dưỡng thành thạo tất cả các nghiệp vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,…

Như vậy là bạn cũng đã hiểu rõ về một số quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự rồi, đúng không nào ? Những ai đang làm việc liên quan tới lĩnh vực hành chính nhân sự thì nhất định phải tham khảo tìm đọc qua mọi nguồn tin quan trọng trên nhé. Một quy trình làm việc diễn ra mau lẹ hay không và hiệu quả đạt được như thế nào là cũng tùy thuộc rất nhiều vào sự kiên trì, chịu khó cùng kỹ năng cơ bản của mỗi cá nhân.

Mong rằng, sau khi nghiên cứu thật kỹ bài viết này, các bạn sẽ nâng cao hơn kinh nghiệm chuyên môn và hoàn thành mục tiêu công việc đề ra. Chúc các bạn thành công.

Thế Việt