Kỹ năng giúp dân văn phòng không còn phải làm thêm ngoài giờ

Bạn đã quá chán nản vì phải liên tục làm việc suốt các kỳ lễ hay ngày nghỉ cuối tuần. Bạn ước mình không cần nghĩ ngợi quá nhiều đến giờ vào làm hay tan sở. Nhiều người không cảm thấy vấn đề gì khi đảm nhận công việc có giờ làm không cố định. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người ước được trở lại cuộc sống văn phòng truyền thống 5 ngày một tuần, mỗi ngày 8 tiếng. Nếu bạn là một trong số đó, không muốn phải làm việc ngoài giờ nữa, thì đây là vài gợi ý ngắn sẽ giúp bạn tăng cơ hội giành được một công việc “5 ngày - 8 tiếng”:

1. Tổ chức và lập kế hoạch

- Dù cho bạn đang có mong muốn được ngồi lên vị trí quản lý nhưng vẫn được đi chơi, nghỉ lễ và không phải làm thêm ngoài giờ hay đơn giản bạn chỉ muốn được sống cuộc đời nhân viên hành chính êm đềm trong văn phòng, kỹ năng tổ chức luôn có thể giúp bạn toả sáng và đạt hiệu quả cao.

- Nếu là quản lý, bạn cần sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên cấp dưới nhằm đảm bảo sự phân công hợp lý và cân bằng giờ giấc của cả nhóm. Chẳng hạn, nếu bạn lên lịch làm việc cho hai nhân viên và sau đó cả hai đều kêu gọi sự giúp đỡ, bạn cần phải nhanh chóng xác định người cần được hỗ trợ trước cũng như có phương án dự phòng tốt nhất để thay thế.

- Mẹo soạn CV: Trong sơ yếu lí lịch, hãy làm nổi bật thông tin về một số trường hợp nhất định bạn phụ trách tổ chức sự kiện hay quản lý hệ thống mới để tăng ấn tượng đối với nhà tuyển dụng. Điều này cho thấy bạn có khả năng tiếp cận các vấn đề bất ổn và đưa ra biện pháp kiểm soát nó một cách gọn gàng, hiệu quả.

2. Giao tiếp chuyên nghiệp

 

 

- Giao tiếp là kỹ năng cần thiết đối với mọi người đi làm, chỉ khác nhau mức độ sử dụng ít hay nhiều. Thường sẽ có hai dạng nhân viên trong công ty: Một là nhóm nhân viên làm việc ở “tiền tuyến”, những người thường xuyên phải tiếp xúc khách hàng, gặp gỡ đối tác, nhà đầu tư và đôi khi là cả chính quyền trong giờ hành chính; bên cạnh đó, sẽ có nhóm nhân viên làm việc ở “hậu phương” phụ trách về kỹ thuật, sản xuất, các công tác hỗ trợ… trong không gian có phần thoải mái hơn, thời gian linh động hơn và không nhất thiết lúc nào cũng phải trò chuyện hay giao tiếp. Nếu bạn đang nỗ lực để di chuyển vai trò từ khu vực phía sau lên phía trước thì chắc chắn bạn cần cải thiện kỹ năng giao tiếp.

- Hãy cân nhắc đăng ký một chương trình đào tạo nghiệp vụ chăm sóc khách hàng hay tham gia các hội thảo để nâng cao khả năng giao tiếp. Bạn sẽ học được cách tương tác với khách hàng và rèn được kỹ năng giao tiếp để làm việc ở những vị trí có thời gian cố định như quản lý cửa hàng, dịch vụ khách hàng…

3. Kỹ năng viết

- Kỹ năng viết không những quan trọng với vị trí trưởng nhóm hay trong khi làm việc đồng đội, mà nó còn là một kỹ năng được đòi hỏi hàng đầu tại nơi làm việc.

Giao tiếp thông qua email hoặc bằng văn bản là điều bắt buộc trong mọi cơ quan hay văn phòng công ty, không chỉ nhằm chia sẻ thông tin mà còn để đảm bảo các kế hoạch và yêu cầu được thực hiện đúng như mong đợi. Nếu không có khả năng viết để giải thích cụ thể và rõ ràng các nhu cầu, bạn có thể sẽ làm nản lòng nhân viên, khiến sếp bực tức hoặc khách hàng nổi giận vì mệt mỏi đoán xem ý bạn muốn gì.

 

Hãy là một nhân viên văn phòng kỹ năng viết chính xác, đầy đủ

 

- Bạn cần nhiều thời gian để hoàn tất công việc chứ không phải “sa lầy” vào tình trạng “nói mãi chẳng ai hiểu”. Do đó, hãy bắt đầu ngay bằng cách luyện kỹ năng viết nội dung chính xác, đầy đủ nhưng mạch lạc và rõ nghĩa !

4. Khả năng sử dụng máy tính

- Có rất nhiều vai trò đòi hỏi nhân viên hiểu biết nhất định về công nghệ – hoặc ít nhất là khả năng học hỏi nó nhanh chóng. Chẳng hạn, nếu định ứng tuyển vào công việc bàn giấy ở văn phòng, hãy chắc là bạn có thể sử dụng tốt Microsoft Office. Đăng ký học thêm các khoá tin học văn phòng nâng cao cũng có thể giúp ích, vì trong quá trình đó bạn sẽ tích luỹ thêm nhiều bí quyết sử dụng Word, Excel mà trước đây chưa từng biết.

- Mẹo soạn CV: Trong sơ yếu lí lịch, hãy đánh dấu các công cụ và phần mềm mà bạn quen thuộc để chứng tỏ rằng bạn có thể xử lý các mức độ “công nghệ” mà công việc yêu cầu. Ví dụ, nếu từng sử dụng hệ thống POS hay ERP trong các công việc cũ, sếp tương lai có thể sẽ đánh giá cao tiềm năng của bạn vì họ không phải lo lắng việc đào tạo bạn về cách những thứ đó hoạt động.

- Khi bắt đầu công việc, hãy tích cực làm quen với các công cụ và công nghệ mới để chứng minh khả năng thích ứng của mình. Bằng cách này, nhà tuyển dụng sẽ không bao giờ hối hận vì đã quyết định thuê bạn dù rằng bạn thiếu hụt kỹ năng.

*** Không cần phải có quá nhiều kinh nghiệm mới có thể làm việc với nhịp độ “5 ngày - 8 tiếng”, chỉ cần bạn có kỹ năng phù hợp hoặc khả năng học hỏi các kỹ năng đó một cách nhanh chóng. Bằng cách xác định những điều nhà tuyển dụng tìm kiếm, bạn có thể tiếp thị bản thân như một ứng viên sáng giá, đồng thời bạn cũng sẽ kịp thời tránh xa được các công việc ẩn chứa một tương lai làm việc quần quật ngày đêm ngoài kỳ vọng.

Nguyễn Hoàng