Kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất của một nhân viên văn phòng

 Là một nhân viên văn phòng muốn đạt thành tích trong công việc thì phải có kỹ năng giao tiếp thật tốt để luôn ứng phó được tất cả tình huống xấu trong mọi công tác nghiệp vụ.

Kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất của một nhân viên văn phòng

Kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng trong mọi hoạt động của cuộc sống hàng ngày. Trong công việc cũng vậy đặc biệt là một nhân viên văn phòng muốn đạt thành tích trong công việc thì phải có kỹ năng giao tiếp thật tốt để luôn ứng phó được tất cả tình huống xấu trong mọi công tác nghiệp vụ, trong mọi giao lưu, gặp gỡ đối tác. Vậy bạn đã biết những kỹ năng giao tiếp nào là cần thiết với một nhân viên văn phòng hay chưa ? Cùng | Working.vn theo dõi ngay nội dung tiếp sau đây nhé !

1. Kỹ năng giao tiếp chào hỏi tất cả mọi người trong văn phòng

Việc đầu tiên bạn cần đối mặt khi tham gia một môi trường mới, một công việc mới đó là giao tiếp chào hỏi. Để giao tiếp hiệu quả, điều đầu tiên bạn cần làm là học cách phá bỏ không khí ngượng ngùng ban đầu. Để bắt đầu chào hỏi làm quen với các đồng nghiệp hay cấp trên bạn phải tỏ thái độ hòa đồng, vui vẻ.

Bạn có thể đặt câu hỏi dù là trong cuộc họp hay cuộc thảo luận thông thường, hoặc có khúc mắc trong cuộc việc. Luôn nhớ hãy luôn nở nụ cười thân thiện, không ai muốn làm quen với một người có mặt mày luôn cau có cả. Trường hợp bạn bị thất bại khi cách làm quen không đạt hiệu quả, đừng lo lắng, hãy tiếp tục nói chuyện với những chủ đề và những lúc thích hợp. Mọi người và mọi thứ ở văn phòng mới chắc chắn dần dần thích nghi và sẽ thoải mái với bạn hơn thôi.

Kỹ năng giao tiếp chào hỏi

2. Kỹ năng giao tiếp lắng nghe và tập trung

Học cách lắng nghe người khác nói có nghĩa là bạn phải luôn lắng nghe các ý kiến mà đồng nghiệp góp ý, hay đưa ra để hoàn thành tốt trong công việc trong văn phòng. 

Khi đồng nghiệp đang nói thì bạn nên lắng nghe, tuyệt đối tránh ngắt lời hoặc cướp lời của người nói khi họ chưa nói hết ý điều đó sẽ không hay và sẽ làm mất hình tượng của bạn. Hãy lắng nghe hết những ý kiến, đề xuất của đồng nghiệp. Sau đó nếu trường hợp bạn không hiểu có thể hỏi lại, hay trường hợp bạn không đồng tình sẽ khéo léo đưa ra những ý kiến khác tránh mất lòng đồng nghiệp.

Khi đồng nghiệp đưa ra ý tưởng hay đề xuất, bạn cần phải tập trung và cố gắng không suy nghĩ cái khác trong lúc lắng nghe vì như thế sẽ dễ bị phân tâm và nhầm lần ý tưởng hoặc thông điệp mà người nói muốn truyền tải. Bạn sẽ được đánh giá cao trong lòng mọi người nếu bạn là một người biết lắng nghe và thấu hiểu trong mọi chuyện.

3. Kỹ năng giao tiếp trình bày trôi chảy, tránh lặp từ

Trong công việc của một nhân viên văn phòng việc trình bày ý tưởng, đề xuất quan điểm, ý kiến một vấn đề nào đó với đồng nghiệp, cấp trên hay thậm chí là những khách hàng bạn cần phải trình bày một cách trôi chảy, lưu loát, rõ ràng đặc biệt bạn cần tránh việc lặp đi lặp lại 1 vấn đề, hay việc lặp đi lặp lại từ trong văn nói của bạn. Bạn cũng có thể dừng bài phát biểu để tiếp nhận thông tin phản hồi của thính giả khi bạn đang trình bày giữa cuộc họp. Hãy cố gắng làm cho bài thuyết trình của bạn có tính tương tác bằng cách đặt câu hỏi hoặc đưa ra một vài câu đố.

4. Kỹ năng giao tiếp tình huống khi xảy ra xung đột và quan tâm đến cảm xúc của đồng nghiệp

Trong công việc, việc xảy ra xung đột là việc không thể tránh khỏi. Nên việc bạn phải làm ở đây là luôn học cách khắc phục, giải quyết vấn đề, các mâu thuẫn phát sinh xảy ra. Khi có xung đột việc đầu tiên bạn nên làm là nhẫn nhịn. Bởi ai cũng cho vấn đề của mình là đúng. Hãy lắng nghe vấn đề của đồng nghiệp nếu vấn đề đó bạn cho là không chính xác thì trước hết bạn hãy chấp nhận vấn đề của họ và khéo léo nêu thêm ý tưởng của mình điều đó sẽ dễ dàng hơn là việc tạo mất đoàn kết đồng đội trong công việc.

Nếu xảy ra xung đột giữa đồng nghiệp bạn cũng cần trở thành một nhà trung gian hòa giải. Hãy sử dụng những kỹ năng lắng nghe để nghe hiểu cả hai bên trong bất cứ tranh luận nào là việc làm cần thiết để bạn có thể thấu hiểu mọi tình huống sau đó sẽ động viên và tạo điều kiện cho mọi người nói chuyện với nhau. Đặc biệt nếu bạn đã làm người hòa giải, hãy nhớ không được thiên vị hay phán xét, thay vào đó cần nghe từ cả hai phía và đơn giản hóa vấn đề để có thể giải quyết xung đột.

Kỹ năng giao tiếp tình huống

5. Kỹ năng tránh làm phiền người khác

Trong môi trường làm việc đặc biệt là trong môi trường làm việc văn phòng ai cũng muốn có một không gian yên tĩnh để làm việc sao cho hiệu quả vì vậy bạn nên để chuông, hay tin nhắn điện thoại ở mức độ vừa phải. Nếu xem tài liệu có video hay âm thanh tốt nhất bạn nên đeo tai nghe tránh việc làm ồn gây mất tập trung cho đồng nghiệp.

Một điều cần nhớ là bạn cũng không nên tổ chức thảo luận hay nhóm họp tại góc làm việc của bạn. Những người không có trong cuộc hội thoại sẽ cảm thấy không được thoải mái và khó chịu, có thể dẫn đến nghi ngờ không đáng có. Thay vì trao đổi ở góc làm việc như vậy, hãy chọn hẳn phòng họp hoặc khu vực giải lao của công ty để tiếp tục bàn luận thoải mái và tiện cho công việc hơn.

6. Duy trì thái độ tinh thần làm việc tích cực và luôn vui vẻ với mọi người

Bạn phải luôn biết phân chia rạch ròi giữa tình cảm và công việc. Dù trong bất cứ hoàn cảnh nào bạn hãy luôn vui vẻ, lạc quan, tích cực điều này quyết định hiệu quả thành công trong cuộc sống của bạn 1 cách tốt nhất.

Hãy cố gắng trở nên thân thiện, vui vẻ, hòa đồng với mọi người. Khi mọi thứ diễn ra không suôn sẻ theo kế hoạch hay cứ bình tĩnh, lạc quan để giải quyết công việc và rút ra những kinh nghiệm từ những sai lầm của mình, nếu bạn luôn vui vẻ, hòa đồng thì mọi người cũng vì thế mà hòa đồng vui vẻ với bạn hơn.

Chúng ta vừa cùng hiểu những kỹ năng giao tiếp quan trọng của một nhân viên văn phòng xuất sắc nhất. Hi vọng sau bài viết này các bạn nhân viên văn phòng hãy luôn cố gắng học tập, và trau dồi thêm kỹ năng giao tiếp và để ý cách họ giao tiếp để thay đổi theo hướng tích cực và có được thành công trong cuộc sống lẫn trong công việc nhé.                                                                       

Hoài Sa