Kỹ năng giải quyết xung đột hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Sự khác nhau bởi tư duy, kỹ năng, kinh nghiệm, ứng xử,… trong môi trường làm việc của nhân viên văn phòng là lí do khiến mọi người nảy sinh mâu thuẫn. Điều cần thiết là phải làm thế nào để giải quyết nhanh chóng, liên kết mọi người lại hướng về mục tiêu chung. Chính vì vậy, nhận thức đúng đắn và xử lý xung đột theo hướng có lợi cho công ty là một kỹ năng quan trọng trong công tác văn phòng.

Kỹ năng giải quyết xung đột hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Môi trường làm việc của nhân viên văn phòng việc xảy ra mẫu thuẫn là không thể tránh khỏi. Nhưng nếu biết cách giải quyết xung đột có thể trở thành động lực mang tính đột phá cho sự phát triển doanh nghiệp. Vậy bạn nên rèn luyện kỹ năng giải quyết xung đột sẽ giúp bạn xử lý các tình huống này dễ dàng hơn. Và giúp ích cho công việc của bạn hơn.

1. Kỹ năng đầu tiên là kỹ năng tìm hiểu nguyên nhân xảy ra xung đột

Trong môi trường làm việc của nhân viên văn phòng luôn tồn tại các mối xung đột giữa sếp với sếp, nhân viên với nhân viên, nhân viên với sếp. Mới nghe qua bạn nhầm tưởng xung đột sẽ là cãi vã, tranh chấp hoặc bất cứ thứ gì khiến một trong hai bên nổi nóng; nhưng đó không hoàn toàn là tất cả. Xung đột là tiền đề để phát triển, biết cách quản lý và xử lý xung đột chính là kỹ năng của mỗi người. Để kỹ năng giải quyết xung đột đầu tiên bạn cần phải tìm hiểu nguyên nhân chính của nó. Xung đột có thể do nhiều nguyên nhân vì thế việc xác định được nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn là vấn đề quan trọng đầu tiên bạn phải làm, bởi nếu không biết được nguyên nhân bạn sẽ không biết phải bắt đầu từ đâu, phải giải quyết vấn đề gì và làm thế nào để các bên cùng cảm thấy được đối xử công bằng, không thiên vị.

2. Kỹ năng biết lắng nghe

Kỹ năng biết lắng nghe giúp nhân viên văn phòng giảm xung đột

Trong trường hợp bạn đã tìm được nguyên nhân hay người gây ra cuộc cãi vã trong tập thể thì cũng không nên vội vàng đưa ra kết luận mà hãy lắng nghe ý kiến từ họ. Có thể đằng sau hành động của họ là những lý do bất khả kháng. Bạn chỉ nên bắt đầu tìm cách giải quyết xung đột sau khi đã hiểu mong muốn giữa các bên, từ đó giải tỏa sự hiểu lầm để các thành viên xích lại gần nhau hơn.

Bạn nên nhớ phải duy trì trạng thái trung lập và khách quan nhất để đảm bảo sự công bằng khi giải quyết xung đột. Các bên đều nghĩ mình đúng và mong muốn được người khác ủng hộ. Sự thiên vị sẽ làm bên còn lại nghĩ bạn là người không công bằng và mâu thuẫn vẫn cứ tiếp diễn.

3. Kỹ năng khéo léo trong ứng xử

Dù là trong cuộc họp thảo luận hay những phút nghỉ ngơi “tám” chuyện phiếm, nếu trong cuộc đối thoại xảy ra điểm bất đồng trong cách nghĩ, cách đánh giá vấn đề, mỗi người thường sẽ dùng những lời lẽ “cứng” để bảo vệ quan điểm và khẳng định mình đúng. Cách giải quyết xung đột là hãy biết khéo léo trong ứng xử, điều tiết ngữ khí và cẩn thận khi lựa chọn ngôn từ.

Bạn vẫn có thể rèn luyện kỹ năng giải quyết xung đột bằng cách nói lên quan điểm và lý giải cách nghĩ của mình với những từ ngữ lịch sự, văn hóa nhưng không kém phần thuyết phục.

4. Kỹ năng nhận định lại vấn đề

Kỹ năng nhận định lại vấn đề giúp nhân viên văn phòng giảm xung đột

Khi đã biết được nguyên nhân chính của vấn đề và hiểu rõ suy nghĩ của cuộc xung đột, bạn hãy cẩn thận nhận định lại vấn đề để chắc chắn mọi thứ bạn biết đều đúng sự thật, bạn không bị bên nào che mắt. Có như vậy bạn mới có thể giải quyết vấn đề một cách công bằng nhất.

5. Gác cái tôi cá nhân sang một bên

Cái tôi cá nhân của những người trong cuộc xung đột là rất lớn và không ai muốn nhường nhịn nhau. Hãy suy nghĩ theo hướng mình vì mọi người để mọi việc có thể kết thúc trong hòa bình.

Kể cả bạn đang phải giải quyết mâu thuẫn của cá nhân với những người khác hay đóng vai trò người phán xử cho một nhóm thì bạn cũng hãy ghi nhớ quy tắc này. Có đôi khi, việc phân định xem ai đúng ai sai không quan trọng bằng giữ hòa khí chung.

6. Kỹ năng giải quyết xung đột bằng cách im lặng và rút lui đúng lúc

Bất luận bạn đúng hay đối phương đúng, hoặc là cả hai đều chưa đúng, nếu như vấn đề bắt đầu có chiều hướng ngày càng mâu thuẫn và thái độ của hai phía có nguy cơ mất kiểm soát thì bạn hãy chủ động dừng lại. Cách giải quyết xung đột trong công ty có thể làn im lặng và rút lui đúng lúc.

Sau đó, bạn có thể tìm hiểu lại vấn đề, khi đã đủ khả năng chứng minh quan điểm của mình thì hãy tranh luận lại với đối phương vào một dịp khác với đầy đủ kỹ năng thuyết phục nhất.

Hi vọng với những chia sẻ ở trên, các bạn nhân viên văn phòng sẽ tích lũy được kỹ năng giải quyết xung đột ở môi trường làm việc văn phòng của mình để luôn có sự đoàn kết, tiếp sức của đồng nghiệp tạo đà phát triển cho doanh nghiệp nơi mình làm việc nhé. Chúc các bạn luôn thành công.

Hoàng Liên