Kỹ năng cần có của chuyên viên tuyển dụng để luôn thành công

Chuyên viên tuyển dụng chính là cầu nối giữa các ứng viên với công ty, tìm kiếm và lựa chọn những người có năng lực về cống hiện cho công ty, để làm tốt điều đó, đối với mỗi chuyên viên cần được trang bị và hoàn thiện những kỹ năng cần thiết nhất để trở thành nhà tuyển dụng giỏi.

Kỹ năng cần có của chuyên viên tuyển dụng để luôn thành công

Để phấn đấu trở thành một chuyên viên tuyển dụng nhân sự chắc hẳn người đang đảm nhiệm vị trí nhân viên tuyển dụng cần phải có một quá trình chuẩn bị, trau dồi đầy đủ kiến thức và kỹ năng, trình độ. Dưới đây Working.vn xin chia sẻ tổng quát về nghiệp vụ và những kỹ năng của một chuyên viên tuyển dụng nhé.

Để quá trình tuyển dụng được diễn ra một cách hiệu quả, vai trò của một chuyên viên tuyển dụng rất quan trọng. Vậy, công việc của một chuyên viên tuyển dụng là gì và quy trình tuyển dụng hiệu quả là như thế nào ?

I. Công việc của một chuyên viên tuyển dụng

Chức năng chính: Tìm kiếm ứng viên phù hợp với yêu cầu của công ty.

Nhiệm vụ và trách nhiệm

1. Lập kế hoạch tuyển dụng

Nhiệm vụ:

Bước 1: Gửi yêu cầu lập kế hoạch tuyển dụng tới từng bộ phận, phòng ban.

Bước 2: Xác minh nhu cầu tuyển dụng (vị trí, số lượng, chất lượng cần tuyển ? )

Bước 3: Lập kế hoạch tuyển dụng năm, quý, tháng căn cứ vào thực tế đề xuất:

- Thời điểm tuyển dụng

- Vị trí số lượng, chất lượng ứng viên

- Phương pháp tuyển dụng

- Chi phí tuyển dụng

Kết quả đầu ra:

Bước 1: Gửi Email thông báo.

Bước 2: Gửi bản yêu cầu tuyển dụng nhân sự của các bộ phận đã được duyệt từ Giám Đốc.

Bước 3: Xin kế hoạch được duyệt từ Giám Đốc.

2. Triển khai kế hoạch tuyển dụng

Nhiệm vụ:

Bước 1: Tìm kiếm ứng viên.

• Nhận phiếu yêu cầu tuyển dụng từ bộ phận, xin duyệt giám đốc yêu cầu.
• Đăng tin tuyển dụng
• Nhận lọc hồ sơ ứng viên.

Bước 2: Tổ chức phỏng vấn.

• Lên kế hoạch phỏng vấn: Thời gian, địa điểm, người phỏng vấn
• Tổ chức phỏng vấn

Bước 3: Thương lượng về điều kiện làm việc và các chế độ phúc lợi

Kết quả đầu ra:

Bước 1: 

- Yêu cầu tuyển người được duyệt

- Các thông tin tuyển dụng được chuyển đi

- Hồ sơ phù hợp

Bước 2: 

- Lịch hẹn và thứ tự các ứng viên tới phỏng vấn

- Kết quả bài test, phiếu đánh giá phỏng vấn

Bước 3: Offer letter cho vị trí mới

3. Tiếp nhận nhân viên mới, đánh giá thử việc

Nhiệm vụ:

Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ, thông báo nhân viên mới

Bước 2: Chuẩn bị điều kiện làm việc

Bước 3: Đào tạo hội nhập nhân viên mới

Bước 4: Theo dõi giai đoạn thử việc, yêu cầu trưởng bộ phận đánh giá khi hết thời gian thử việc

Bước 5: Chuẩn bị HĐLĐ cho nhân viên chính thức

Kết quả đầu ra

Bước 1: Hồ sơ nhân viên, lưu HR, email thông báo tới các bộ phận có liên quan

Bước 2: Vị trí làm việc, máy tính, các vật dụng văn phòng phẩm, dụng cụ, đồ bảo hộ...

Bước 3: Nhận biết nội quy, quy định quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên

Bước 4: Bản đánh giá thử việc

Bước 5: HĐLĐ

4. Những năng lực chuyên môn cần có:

Kiến thức

• Am hiểu về lĩnh vực tuyển dụng nói riêng và lĩnh vực nhân sự nói chung, am hiểu về luật lao động.
  
• Có kiến thức về truyền thông, marketing
• Có kiến thức tâm lý học ( tính cách, tâm lý, mức độ phù hợp của ứng viên )

 Kỹ năng

• Kỹ năng tổ chức, quản lý, phối hợp công việc và xử lý các vấn đề phát sinh tốt.
• Lập kế hoạch tốt và chủ động trong công việc
• Sử dụng vi tính thành thạo: word, excel, powerpoint, outlook

Thái độ

• Nhiệt tình trong công việc, có tinh thần trách nhiệm cao.
• Làm việc tốt trong môi trường áp lực cao

II. Quy trình tuyển dụng

Quá trình tuyển dụng được chi tiết hóa qua sơ đồ quy trình tuyển dụng dưới đây:

Quy trình tuyển dụng thành công

 

Mỗi một bước trong quy trình thường kèm theo các tài liệu cần thiết phải lập. Ví dụ như bước xác định nhu cầu tuyển người thì cần có “phiếu yêu cầu tuyển người” hoặc bước thử việc thì cần có ” Offer letter hoặc phiếu đánh giá thời gian thử việc” Đó là những tài liệu kèm theo không thể thiếu. Muốn hoàn thành được quy trình tuyển dụng, trước tiên, phải có những tài liệu đó.

Theo sơ đồ trên, quy trình tuyển dụng cần có những tài liệu sau:

• Phiếu yêu cầu tuyển người
• Bản mô tả công việc
• Bài test, form điểm cho bài test
• Form đánh giá phỏng vấn
• Offer letter
• Form đánh giá thử việc

Quy trình:

Theo sơ đồ trên là các bước của quy trình tuyển dụng, ta đi xem xét trách nhiệm thực hiện các bước đó theo quy trình trên.

• Chuẩn bị form mẫu —————————– do HR thực hiện.
• Xác định nhu cầu tuyển dụng —————– do các bộ phận thực hiện.
• Duyệt yêu cầu tuyển người ——————– do HR thực hiện ( xin duyệt từ giám đốc).
• Mô tả công việc, tìm ứng viên —————– kết hợp HR và bộ phận.
• Lọc hồ sơ —————————————– do HR thực hiện.
• Phỏng vấn, đánh giá phỏng vấn ————— kết hợp HR và bộ phận.
  
• Đào tạo hội nhập ——————————– do HR thực hiện.
• Thử việc —————————————— kết hợp HR và bộ phận.
•  Đánh giá thử việc —————————— kết hợp HR và bộ phận.
• Phân công công việc chính thức ————– bộ phận.

III. Kỹ năng của chuyên viên tuyển dụng cần có

1. Kiến thức vững vàng

Để trở thành một chuyên viên giỏi trước hết phải nắm vững kiến thức chuyên môn, chuyên sâu về tuyển dụng, quản trị nhân sự, truyền thông marketing thông tin tuyển dụng, và phải có kiến thức và hiểu biết về tâm lý học. Đây là lĩnh vực đòi hỏi học sâu hiểu rộng nhiều vấn đề và am hiểu nhiều lĩnh vực khác nhau.

2. Kỹ năng mềm

Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, nghiệp vụ tuyển dụng, phân tích tâm lý ứng viên, trang bị các công cụ nhận diện tính cách, tìm hiểu về nhân tướng học, kỹ năng xử lý tình huống...và rất nhiều kỹ năng khác, với vai trò là tìm đúng người đúng việc thì những kỹ năng mềm này là bắt buộc đối với mỗi chuyên viên.

3. Rà soát và sàng lọc

- Sàng lọc ứng viên là công việc hàng ngày của chuyên viên tuyển dụng, sàng lọc nhiều bước sẽ có lựa chọn tốt nhất và chính xác nhất. Khi làm việc này đòi hỏi những chuyên viên phải hết sức tập trung và độc lập, đừng để cảm xúc xen lẫn sẽ làm kết quả sàng lọc thiếu khách quan, bỏ qua những ứng viên tốt.

- Có thể trên giấy tờ ứng viên này có những kỹ năng tuyệt vời với một bản CV khá hoàn thiện, ứng viên khác kinh qua nhiều công ty trong khoảng thời gian ngắn, ứng viên thứ ba có bằng cấp cao... Trên giấy tờ là vậy, nhưng điều quan trọng bạn tìm ra những điểm trống trong quá trình làm việc của họ, tất cả những nguyên nhân mà họ từ bỏ công việc cũ, tìm những nhân viên phù hợp với vị trí công việc.

- Tìm ra những ứng viên cho buổi phỏng vấn trực tiếp, việc rà soát lại thông tin giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, tuy nhiên cần hết sức cẩn trọng, nếu không sẽ mắc sai lầm, đừng tin tất cả những con chữ hoàn hảo trên giấy, chỉ tuyển dụng những ứng viên trải qua được nhiều vòng và họ thuyết phục được bạn là họ sẽ đảm nhận tốt vị trí đó.

4. Xây dựng bản mô tả công việc cụ thể để tạo sức hút

Nhà tuyển dụng hãy xây dựng bản mô tả công việc cụ thể

Vị trí công việc là gì, đòi hỏi bằng cấp, kinh nghiệm như thế nào, các kỹ năng bổ trợ ra sao, đồng thời cần cụ thể mức lương, yêu cầu trong quá trình phỏng vấn, ngày đăng tuyển, ngày hết hạn. Càng cụ thể càng tốt, tạo một bảng mô tả rõ ràng, minh bạch sẽ tạo sức hút đối với các ứng viên, tạo nên sự nổi bật so với các công ty khác.

5. Rèn luyện kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng

- Đây là một trong giai đoạn quan trọng trong quy trình tuyển dụng, từ việc lên danh sách câu hỏi tuyển dụng để xác định đúng năng lực cũng như thái độ thật sự của từng ứng viên, sử dụng linh hoạt các dạng câu hỏi khác nhau trong quá trình phỏng vấn, câu hỏi dạng truyền thống, dạng hành vi trong quá khứ, quan trọng nữa là làm chủ buổi phỏng vấn, tạo không khí thân thiện để giảm bớt căng thẳng cho các ứng viên, như vậy buổi phỏng vấn sẽ trở nên thành công cho cả hai bên.

- Nếu bạn là chuyên viên mới thì trong buổi phỏng vấn nên có thêm một chuyên viên nữa, như vậy kết quả đánh giá sẽ khách quan hơn, bạn cũng có thể học hỏi được nhiều hơn từ đồng nghiệp của mình.

6. Học cách làm việc nhóm hiệu quả

Có mối quan hệ tốt đối với đồng nghiệp sẽ đem lại nhiều lợi thế cho bạn, đôi khi nếu bản thân tự thấy không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng bạn có thể nhờ đồng nghiệp để có một sự thương lượng tốt hơn, họ có thể giúp bạn tìm kiếm một đồng nghiệp phù hợp cho vị trí đó.

Với những chia sẻ trên đây mong rằng sẽ giúp nhà tuyển dụng có thêm nhiều kinh nghiệm để bước tiếp trên con đường, sự nghiệp thành công của mình. 

Nguyễn Hoàng