Kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự nội bộ và bên ngoài hay nhất

Tuyển dụng nội bộ là tìm kiếm ứng viên từ danh sách cán bộ nhân viên đang làm việc cho bạn. Tuyển dụng bên ngoài là tìm kiếm ứng viên ở bên ngoài. Hầu hết các công ty đều thực hiện cả hai phương pháp để tối đa khả năng lựa chọn.

Kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự nội bộ và bên ngoài hay nhất

Lựa chọn phương pháp tuyển dụng nội bộ và bên ngoài phù hợp là “chìa khóa” để doanh nghiệp chiêu mộ nhân tài. Để hiểu rõ hơn về tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài, bạn nên tìm hiểu chi tiết về từng loại hình tuyển dụng. Đầu tiên hãy tham khảo những thông tin cơ bản sau đây:

1. Khi nào thì sử dụng nguồn nội bộ và bên ngoài ?

- Khi một công ty còn là một startup, việc tuyển dụng từ bên ngoài là lựa chọn duy nhất nếu bạn muốn có nhiều hơn các thành viên không phải là người thân và bạn bè. Tuy nhiên, sau khi công ty có khoảng 20 nhân viên hoặc hơn, tốt nhất là nên bắt đầu xem xét các ứng viên nội bộ. Trong thực tế, bạn có thể kết hợp làm cả hai. Bước 1, cung cấp cho các ứng viên nội bộ một cơ hội để ứng tuyển vào các vị trí mới, sau đó đến bước 2, mở rộng ra các ứng viên bên ngoài.

- Một số doanh nghiệp thực hiện chính sách ưu tiên tuyển dụng nội bộ, họ dành hai đến ba tuần để cán bộ nhân viên nộp đơn ứng tuyển vào vị trí mới và tổ chức phỏng vấn trước khi đăng tuyển ra bên ngoài. Thông thường, đi kèm với chính sách ưu tiên tuyển dụng nội bộ sẽ là chính sách đầu tư vào phát triển con người như huấn luyện, đào tạo.

Dưới đây là một số cân nhắc để lựa chọn tuyển dụng nội bộ hay bên ngoài ?

Qui trình tuyển dụng nội bộ 

2. Tuyển dụng nội bộ

Tuyển dụng nội bộ là tìm kiếm ứng viên từ danh sách cán bộ nhân viên đang làm việc cho bạn. Nhiều công ty cho rằng nên có 15% đến 28% tuyển dụng nhân sự mới là từ nguồn nội bộ. Các tập đoàn quốc tế hướng tới mục tiêu tuyển nội bộ cao hơn – khoảng 55% trở lên. Không có một tỷ lệ chính xác duy nhất nào cho mọi công ty, vì vậy bạn có thể tham khảo và cân đối mức 30% cho nguồn nội bộ và 70% cho bên ngoài.

2.1 Lợi ích của tuyển dụng nội bộ

Lợi ích chính của tuyển nội bộ là chi phí ít hơn so với việc quảng cáo tìm ứng viên bên ngoài. Thêm nữa, cán bộ nhân viên sẽ nhận thấy tuyển nội bộ chính là cơ hội giúp họ triển nghề nghiệp trong công ty. Dưới đây là danh sách lợi ích khác nữa:

• Chi phí thấp hơn – Theo thống kế chi phí tuyển nội bộ thấp hơn 50% so với bên ngoài.
• Kết nối và tiếp cận công việc nhanh hơn – Các ứng viên nội bộ có đường cong học tập ngắn hơn – bởi vì họ đã hiểu văn hóa và cách thức làm việc tại công ty.
• Thời gian tuyển dụng nhanh hơn.
• Rủi ro thấp hơn – Bởi công ty có thông tin và hiểu rõ về ứng viên nộ bộ.
• Phát triển tài năng – Tạo cơ hội cho nhân viên mở rộng công việc và phát triển sự nghiệp tại công ty.

2.2 Những hạn chế của tuyển dụng nội bộ

Tùy thuộc vào quy mô của công ty, có thể có những hạn chế trong việc tuyển dụng nội bộ. Đáng chú ý nhất là số lượng ứng viên nhỏ, đặc biệt là ứng viên có đúng và có đủ năng lực. Ví dụ: nếu công ty của bạn chỉ có 10 nhân viên, rất có thể sẽ không có ai đáp ứng đủ trình độ chuyên môn cho vị trí mới.

Một hạn chế phổ biến nữa là người quản lý trực tiếp có thể không muốn từ bỏ nhân viên của mình. Ngoài ra, nhược điểm lớn nhất của tuyển dụng nội bộ chính là thiếu sự đa dạng văn hóa và những ý tưởng mới so với phương pháp tuyển dụng bên ngoài.

2.3 Xây dựng quy trình tuyển dụng nội bộ

Tạo quy trình tuyển dụng nội bộ yêu cầu bạn thiết lập các quy tắc nền tảng. Ví dụ, một số công ty yêu cầu nhân viên phải có thời gian làm việc ít nhất từ 12 đến 18 tháng trước khi được phép ứng tuyển vào một vị trí mới. Ngoài ra, phải thông báo cho người quản lý trực tiếp rằng họ đã nộp đơn ứng tuyển nội bộ.

Cách làm tốt nhất là thông báo cho nhân viên hiện tại về quy trình nộp đơn ứng tuyển nội bộ và bổ sung quy trình này vào sổ tay nhân viên của công ty ví dụ như:

• “Chính sách tuyển dụng của công ty ABC là ưu tiên cơ hội phát triển cho ứng viên nội bộ. Vì vậy, chúng tôi kêu gọi các nhân viên đã có thời gian làm việc ít nhất 18 tháng có thể nộp đơn ứng tuyển khi có thông báo tuyển dụng.
• Chúng tôi mong rằng bạn sẽ thông báo cho người quản lý trực tiếp hiện tại của bạn về việc nộp đơn ứng tuyển vào một vị trí khác tại thời điểm bạn được mời phỏng vấn.
• Ứng viên nội bộ được ưu tiên trong hầu hết các công việc, trừ khi không có ứng viên nội bộ nào đáp ứng đủ yêu cầu năng lực.”

2.4 Năm bước để tìm nguồn ứng viên trong nội bộ

Sau khi xây dựng chính sách và truyền thông tới nhân viên, tuyển dụng nội bộ có thể được thực hiện trong 5 bước đơn giản, không khác gì nhiều so với quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn của bạn.

1. Xác định vị trí cần tuyển dụng bằng mô tả công việc.
2. Thông báo tuyển dụng nội bộ bằng cách gửi email, truyền miệng, dán thông tin tại các bảng thông báo…
3. Xem xét việc chỉ thông báo cho “ứng cử viên nội bộ” trong vài tuần đầu tiên.
4. Tiếp nhận hồ sơ và gửi email cảm ơn ứng cử viên nội bộ khi họ đăng ký.
5. Hoàn thành quá trình sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn như quy trình tiêu chuẩn.

3. Tuyển dụng bên ngoài

Qui trình tuyển dụng bên ngoài

- Tuyển dụng bên ngoài là tìm kiếm ứng viên ở bên ngoài doanh nghiệp. Đây là điều mà hầu hết các nhà quản lý và nhân viên nhân sự nghĩ đến khi tìm kiếm một ứng viên sáng giá cho vị trí mới. Tuyển dụng bên ngoài thường được thực hiện bằng cách thông báo trên website nội bộ, mạng xã hội và các trang web tuyển dụng chuyên nghiệp.

- Quay trở lại, nếu có rất nhiều lợi ích từ tuyển dụng trong nội bộ, thì bạn có thể kết luận rằng việc tuyển dụng bên ngoài không phải là một ý tưởng tuyệt vời. Nhưng sự thật là bạn cần phải làm cả hai. Khi công ty của bạn phát triển, bạn sẽ cần các kỹ năng mà nhân viên hiện tại không có, hoặc bạn thêm những ý tưởng mới, một làn giớ mới cho tổ chức…

3.1 Lợi ích của tuyển dụng bên ngoài

Một số lợi ích của việc tuyển dụng bên ngoài bao gồm:

• Đa dạng hơn – một người mới sẽ giúp đội nhóm của bạn đa dạng hơn về tính cách và phong cách làm việc. Họ cũng sẽ tiếp cận công việc với những ý tưởng mới mẻ hơn…
• Chuyên môn trong ngành – thường các ứng cử viên bên ngoài có thể mang đến cho bạn những kiến thức chuyên môn hoặc kinh nghiệm từ một đối thủ cạnh tranh mà bạn có thể cần đến để cải thiện quy trình kinh doanh, sản phẩm hoặc một nghiệp vụ nào đó của bạn.

3.2 Những hạn chế của tuyển dụng bên ngoài

Hạn chế lớn nhất của việc tuyển ngoài là chi phí nhiều hơn; bạn thường phải trả tiền để quảng cáo nhằm tìm được ứng viên phù hợp. Phải mất nhiều thời gian hơn. Trong một số trường hợp, các ứng viên bên ngoài không thành công trong việc thích nghi với văn hóa của công ty nhưng một ứng cử viên nội bộ lại có thể. Các hạn chế bao gồm:

• Tăng chi phí tuyển dụng – Ngoài tiền quảng cáo, tiền lương cho các ứng viên bên ngoài cũng thường lớn hơn tiền lương cho ứng viên nội bộ.
• Khung thời gian dài hơn – Thời gian trung bình để tuyển dụng nội bộ là khoảng 22 ngày. Nhưng thời gian trung bình để tuyển ngoài là từ 39 đến 43 ngày.
• Đường cong học tập dài hơn – Ứng viên bên ngoài cần thêm thời gian để bắt kịp tốc độ, vì họ không chỉ cần tìm hiểu công việc mà còn tìm hiểu con người và văn hóa của tổ chức.

So sánh năng suất cho thấy sự khác biệt về hiệu suất tuyển nội bộ so với tuyển ngoài trong 12 tháng làm việc đầu tiên cho thấy các ứng viên bên ngoài bắt đầu với năng suất thấp hơn và mất hơn một năm để bắt kịp nội bộ.

• Tỷ lệ nghỉ việc cao hơn – một số dữ liệu cho thấy tuyển ngoài, đặc biệt là ở cấp quản lý trở lên, có xu hướng dẫn tới tỷ lệ nghỉ việc cao hơn.
• Rủi ro cao hơn – mỗi lần bạn mang một người mới vào tổ chức của mình, có thể hàm chứa rủi ro tốn kém về khả năng tuyển phải người không phù hợp.

Vì vậy, khi bạn tuyển ngoài ngoài, hãy đảm bảo rằng bạn đã có quy trình tuyển dụng vững chắc để khắc phục một số nhược điểm này.

Sự kết hợp giữa tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài là yếu tố cực kỳ quan trọng trong quá trình xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng và đa dạng, với những thông tin được chúng tôi chia sẻ trên đây hi vọng sẽ giúp bạn đưa ra được chiến lược tìm kiếm ứng viên tối ưu nhất.

Nguyễn Hoàng