Kinh nghiệm sử dụng email đạt hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Email là một công cụ để liên lạc được mọi người lựa chọn để trao đổi thông tin, báo cáo hay công việc cụ thể với nhau. Email được dùng để liên lạc giữa các chi nhánh trên toàn quốc, giữa các phòng ban, giữa người tìm việc và người tuyển dụng, và giữa các cá nhân trong cùng một tổ chức, giữa mọi người với mọi người... Vì vậy việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại.

Kinh nghiệm sử dụng email đạt hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Vậy các bạn đã biết cách sử dụng email sao cho hiệu quả chưa ? Hãy theo dõi bài viết sau của Working.vn để bổ sung những kiến thức còn thiếu cho các bạn nhé !

1. Am hiểu về phần mềm email bạn đang sử dụng

Nếu bạn dùng Outlook, Gmail hay những chương trình khác, một nhân viên văn phòng như bạn cần nắm rõ email như lòng bàn tay mình. Điều này sẽ giúp bạn thông thạo các tính năng để giúp việc quản lý email của bạn hiệu quả hơn.

2. Biết sử dụng email đúng dịp

Nhân viên văn phòng cần biết sử dụng email đúng dịp

Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụng email trong những trường hợp sau:

+ Nội dung liên lạc cần được lưu lại

+ Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt

+ Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì

+ Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau

+ Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

3. Quy luật chung cho nội dung email

Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn đọc ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:

+ Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề.

+ Không spam email, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.

+ Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu.

+ Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ lóng hay sai chính tả

+ Cách hàng giữa các ý.

+ Sử dụng nhiều gạch đầu dòng (bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể.

+ Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận.

+ Đọc lại một lần trước khi nhấn gửi để sửa lỗi, và sai sót khi đánh máy vội vàng

4. Tìm hiểu thêm về giá trị của email bạn gửi ra

Phần lớn thời gian mọi người dùng để viết email, sau đó lại gửi thêm email để giải thích về email trước đó. Hãy dành ít thời gian hơn cho việc gửi email và thay vào đó dành nhiều thời gian hơn cho việc luyện tập những thói quen tốt như: Sự rõ ràng, sự chính xác, email ghi rõ những việc cần làm và tính liên quan trong công việc.

5. Tiêu đề cần đúng trọng tâm và bao quát được nội dung

Mỗi ngày nhân viên văn phòng có thể nhận được hàng chục, hàng trăm email gửi về khác nhau. Vì vậy điều các bạn cần phải nhắc nhở ngay từ buổi đầu đi làm là khi viết email phải có một cái tiêu đề đúng trọng tâm và luôn bao quát hết tất cả những nội dung cần biểu đạt. Gửi email cho sếp ở vị trí càng cao tiêu đề cần phải chuẩn thậm chí phải làm sao để sếp chỉ cần đọc qua tiêu đề đã nắm rõ nội dung của email đó.

6. Tránh gửi tệp đính kèm

Mở tệp đính kèm (attachment) là một trong những điều mà đa số người nhận mail ghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dung thẳng vào email. Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, không thể dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung email để người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không.

Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày.

7. Không được lơ là chuyện bảo mật

Nhân viên văn phòng không được lơ là chuyện bảo mật

Một nhân viên văn phòng phải học cách luôn cẩn thận, vì thế khi gửi email hãy chắc chắn email và tài liệu của mình luôn tìm đến đúng người cần đến và hoàn toàn được bảo mật. Khi đính kèm tài liệu, tốt nhất luôn cài mật mã cho tài liệu đó và gửi mật mã đến người nhận trong một email riêng. Ngoài ra vì vấn đề bảo mật, bạn tuyệt đối không nên sử dụng tài khoản email công ty cho việc riêng của mình.

8. Hãy chắc chắn email của bạn đã đến nơi “an toàn”

Đối với những email quan trọng hoặc khẩn cấp, sau khi gửi hãy gọi điện thoại cho đối phương để thông báo và xác nhận chắc chắn rằng họ đã nhận được email cũng như khoảng thời gian bạn có thể nhận được câu trả lời.

9. Trả lời email đúng lúc

Trả lời email nhanh chóng sẽ tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người khác. Vì vậy kể cả khi chưa giải quyết được ngay, hãy luôn cố gắng phản hồi để xác nhận là bạn đã nhận được email, như vậy đối phương sẽ yên tâm khi biết bạn không bỏ sót email và cuộc trao đổi sẽ tiếp tục được duy trì.

Mong rằng bài viết của chúng tôi sẽ giúp các bạn nhân viên văn phòng có thêm kiến thức làm nền tảng thành công trong nghiệp vụ công việc của mình. Chúc các bạn luôn thành công.

Ngọc Quyên