Cách quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng mà bất cứ nhân viên văn phòng nào cũng cần trang bị. Nhân viên có kỹ năng quản lý thời gian tốt thường có hiệu suất công việc cao hơn.

Cách quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Càng nắm giữ các chức vụ quan trọng, nhân viên văn phòng càng phải giải quyết khối lượng công việc lớn hơn. Tuy nhiên, với các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ tránh được việc bị căng thẳng bởi công việc. Bài viết dưới đây của chúng tôi xin được chia sẻ đến quý bạn đọc một số kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất, cùng | Working.vn theo dõi ngay nội dung tiếp sau đây nhé !

I. Quản lý thời gian là gì ?

Quản lý thời gian là một khái niệm khá dễ hiểu, đó là quá trình lên kế hoạch, tổ chức thời gian cho từng hoạt động chi tiết, cụ thể theo từng bước đã liệt kê cho tới khi có thể hoàn thành. Thời gian vốn dĩ có giới hạn cho nên chúng ta cần phải có kỹ năng quản lý thật tốt để sử dụng thật hiệu quả. Sự hiệu quả của việc sử dụng thời gian được đánh giá dựa vào chất lượng của công việc tạo ra, không phải dựa vào tiến độ nhanh hay chậm của công việc.

II. Tìm hiểu quy trình quản lý thời gian.

- Quy trình quản lý thời gian gồm có 3 bước cơ bản chính sau đây:

+ Bước thứ nhất là liệt kê và xếp hạng những nhiệm vụ ưu tiên. Sắp xếp theo trình tự thời gian: Ngày, tuần, tháng dựa vào mục tiêu và định hướng trong công việc

+ Thứ hai là định lượng, đo lường quỹ thời gian cần nắm bắt để có thể hoàn thành được công việc đã đề ra.

+ Thứ ba là lập kế hoạch chi tiết, từ đó xác định thứ tự làm việc hàng ngày. Thực hiện công việc và bám sát kế hoạch đã đưa ra.

Mỗi một bước quản lý thời gian đều có sự hỗ trợ của các công cụ, kỹ thuật và các kỹ năng góp phần hình thành quy trình quản lý thời gian phù hợp với tính chất của công việc, tạo ra hiệu suất như mong muốn của bạn.

Thực hiện công việc và bám sát kế hoạch

 

III. Giá trị quan trọng khi biết cách quản lý thời gian hiệu quả

1. Năng suất công việc

- Kỹ năng quản lý thời gian giúp cho bạn có thêm thời gian sắp xếp các nhiệm vụ theo trình tự phù hợp, từ đó tạo ra được một danh sách những nhiệm vụ ưu tiên. Danh sách này sẽ chỉ cho bạn thấy đâu là nhiệm vụ nên hoàn thành trước để tăng hiệu suất cho công việc một cách dễ dàng, như ý.

- Với một nền tảng trong kỹ năng quản lý thời gian, bạn có thể tránh được việc gây ra lãng phí thời gian, ít tốn năng lượng và công sức để hoàn thành công việc. Mọi thứ đều được tổ chức một cách khoa học.

- Việc quản lý thời gian tốt còn giúp cho bạn tăng khả năng sáng tạo vì có những khoảng thời gian trống được tiết kiệm từ việc sắp xếp công việc một cách logic.

2. Giảm áp lực, tăng khả năng quyết định.

Thiếu kỹ năng trong quản lý thời gian thường sẽ dẫn tới tình trạng việc làm có nhiều áp lực, đồng thời từ đó gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm vì thường không có đủ thời gian để suy xét. Ngược lại, nếu như có thể kiểm soát thời gian tốt hơn thì không những bạn có thể tự mình loại bỏ được áp lực mà đưa ra được những quyết định sáng suốt hơn.

3. Loại bỏ những thói quen xấu.

Thói quen xấu giả dụ như trì hoãn trong công việc, tổ chức kém, không biết cách từ chối khi cần thiết sẽ gây ra những tác hại lớn đối với cá nhân cũng như tập thể của bạn. Kỹ năng quản lý thời gian giúp cho bạn loại bỏ dễ dàng những thói quen không tốt này. Hơn nữa còn tạo ra được những động lực lớn cho bạn tinh thần sẵn sàng bắt tay vào thực hiện những công việc quan trọng, những dự án lớn nhờ có kế hoạch đã vạch sẵn ra, có thời gian biểu chính xác và mục tiêu rõ ràng.

IV. Lợi ích của quản lý thời gian tốt

- Việc quản lý thời gian của bạn có thực sự đáng giá không ? Rất nhiều, đúng vậy. Trên một mức độ ngày qua ngày, nó sẽ làm cho thói quen của bạn thực tế hơn và có tổ chức.

- Nó sẽ làm cho tầm nhìn dài hạn của bạn rõ ràng hơn, như bạn biết rằng bạn đang kiểm soát các dự án và nhiệm vụ sắp tới. Đối với sự nghiệp của bạn, nó sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn.

- Nó thậm chí còn có lợi ích sức khỏe. Nó được chứng minh một cách khoa học rằng chúng tôi bị căng thẳng khi chúng tôi không đạt được các nhiệm vụ và mục tiêu mà chúng tôi muốn đạt được.

- Căng thẳng, lần lượt, là bất lợi cho giấc ngủ, tiêu hóa và các hoạt động tâm thần. Mặt khác, một khối lượng công việc cân bằng và kiểm soát việc sử dụng thời gian sẽ làm giảm căng thẳng và làm cho bạn có khả năng hơn.

V. Cách quản lý thời gian tại văn phòng hiệu quả

1. Viết danh sách các công việc cần làm vào sổ tay

- Dù bạn là người có trí nhớ tốt thế nào, bạn cũng sẽ có thể bỏ sót một số công việc khi có quá nhiều việc. Thêm vào đó, quá nhiều chi tiết của các công việc mỗi ngày khiến đầu óc bạn bị quá tải.

- Hãy liệt kê các công việc bạn cần làm hàng ngày ra sổ tay. Ghi chú thêm những điều cần chú ý đối với mỗi công việc. Việc này không chỉ giúp bạn không bỏ sót công việc mà còn dễ kiểm soát được thời gian làm việc, phân bổ công việc phù hợp.

Danh sách các công việc

2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc

- Dựa vào các yếu tố về thời gian cũng như mức độ quan trọng của các đầu công việc để sắp xếp các thứ tự ưu tiên cho công việc. Ví dụ, các công việc gấp và quan trọng sẽ được ưu tiên giải quyết trước. Việc cân đối giải quyết các công việc giúp nhân viên hoàn thành các công việc đúng tiến độ.

- Đây là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, được các chuyên gia đánh giá rất cao

3. Tập cách nói “không”

- Trên thực tế, sự lãng phí thời gian của bạn nằm ở việc bạn lãng phí thời gian vào những việc không tên, phát sinh từ ngoại cảnh, đồng nghiệp. Ví dụ, một đồng nghiệp bất ngờ cho bạn xem một đoạn video về vấn đề mà anh ấy quan tâm. Việc này hoàn toàn không có trong kế hoạch nhưng nó đã chiếm của bạn một khoảng thời gian đáng kể.

- Hãy tập cách nói “không” với những công việc nảy sinh ngoài kế hoạch mà không thực sự quan trọng. Hoặc sắp xếp chúng vào một thời gian khác thích hợp hơn để đảm bảo thời gian hoàn thành đã định ra theo kế hoạch.

4. Học cách suy nghĩ kỹ trước khi thực hiện

- Đối với mỗi công việc cần thực hiện, hãy suy nghĩ xem cách của bạn đã thực sự hiệu quả. Có những cách nào để tiết kiệm thời gian hơn ? Đây là bước đầu tiên góp phần nâng cao hiệu suất công việc của mỗi cá nhân.

- Hãy tập suy nghĩ trước khi chấp nhận một yêu cầu công việc nào đó, hãy suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời cho mình. Điều này sẽ tránh cho bạn khỏi bị làm quá nhiều việc.

5. Tập loại bỏ các công việc không thực sự cần thiết

Một trong những yếu tố quyết định đến việc quản lý thời gian hiệu quả là việc loại bỏ những việc làm không thực sự cần thiết. Hãy đánh giá xem bạn đã sử dụng quỹ thời gian của mình hiệu quả chưa ? Tổ chức lại và loại bỏ những công việc không cần thiết, sắp xếp các thứ tự ưu tiên cho công việc của mình.

6. Loại bỏ các thói quen xấu

- Muốn quản lý thời gian hiệu quả, bạn chắc chắn phải loại bỏ những thói quen xấu làm tiêu tốn thời gian làm việc của bản thân. Các thói quen xấu này cũng chính là nhân tố phá hủy kế hoạch làm việc mỗi ngày của bạn.

- Ví dụ, thói quen không tập trung giải quyết một công việc, làm mỗi việc một chút là một thói quen xấu. Nó khiến bạn không thể hoàn thành dứt điểm một công việc nào cả. Trong trường hợp này, việc loại bỏ ngay thói quen này là cần thiết.

Hoàng Liên