Cách giúp kế toán tra cứu thông tin hóa đơn điện tử nhanh nhất

Tra cứu hóa đơn là một trong những công việc quan trọng trong ngành kế toán, Nó được thực hiện thường xuyên tại các doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn doanh nghiệp nhận được.

Cách giúp kế toán tra cứu thông tin hóa đơn điện tử nhanh nhất

Khi nhận được hóa đơn, Nhân viên kế toán thường phân vân không biết đây có phải hóa đơn thật không, có hợp pháp, hợp lệ không ? Vậy cách giúp kế toán tra cứu thông tin hóa đơn điện tử thế nào để chính xác và nhanh nhất ? Bài viết hôm nay | Working.vn sẽ cung cấp và hướng dẫn bạn một cách chi tiết đầy đủ nhất nhé !

1. Tại sao kế toán cần tra cứu thông tin hóa đơn điện tử ?

Tra cứu thông tin hóa đơn là một trong những nghiệp vụ quan trọng của kế toán. Khi nhận được hóa đơn, người nhận thường phân vân không biết đây có phải hóa đơn thật không, có hợp pháp, hợp lệ không ? Thông thường, kế toán viên cần phải tra cứu hóa đơn điện tử vì những lý do sau:

• Để nắm bắt những thông tin về bên phát hành hóa đơn bao gồm thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn
• Kế toán tra cứu hóa đơn để nhận diện hóa đơn đó là thật hay giả, tính hợp pháp của hóa đơn điện tử
• Kế toán thông qua thông tin tra cứu được mà có những phương án xử lý hóa đơn điện tử

Những trường hợp cần tra cứu hóa đơn bao gồm:

• Trong thời gian khoảng 2 ngày kể từ khi đơn vị thông báo phát hành hóa đơn điện tử, kế toán cần kiểm tra xem hóa đơn đó đã được phép sử dụng hay chưa
• Ngoài ra, khi hạch toán và kê khai hóa đơn, kế toán cũng cần xác nhận lại tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử đã nhận.

2. Kế toán viên cần phân loại hóa đơn điện tử

Phân loại hóa đơn điện tử công việc kế toán cần nắm rõ

Theo quy định tại các văn bản trên thì hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

3. Kế toán cần biết các nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Quy định tại điều 28 nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của chính phủ. Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

• Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn cổng thông tin điện tử. Thuộc tổng cục thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.
• Tổng cục thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên cổng thông tin điện tử của tổng cục thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
• Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử. Bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu của tổng cục thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.
• Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán. Người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh. Thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.
• Tổng cục thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.

4. Cách giúp kế toán tra cứu thông tin hóa đơn điện tử chính xác và nhanh nhất

4.1 Hướng dẫn tra cứu hóa đơn website tổng cục Thuế

Bộ tài chính và tổng cục thuế đã ban hành quyết định triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực. Áp dụng tại một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh.

Bước 1: Đăng nhập vào trang tra cứu

Sau khi nhận được hóa đơn, khách hàng truy cập vào trang tra cứu, xác minh hóa đơn của tổng cục thuế: laphoadon.gdt.gov.vn hay khách hàng truy cập vào trang: tracuuhoadon.gdt.gov.vn sau đó chọn menu hóa đơn có mã xác thực và chọn xác minh hóa đơn

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn

Khách hàng nhập thông tin hóa đơn bao gồm:

+ Số hóa đơn xác thực

+ Mã xác thực (5 ký tự đầu)

+ Mã kiểm tra (captcha màu xanh)

+ Sau đó ấn nút tra cứu để trang web tiến hành.

Bước 3: Xem kết quả tra cứu và kiểm tra

Sau khi ấn nút tra cứu, hóa đơn sẽ được hiển thị đầy đủ. Khách hàng có thể xem hóa đơn, kiểm tra hoặc in hóa đơn.

4.2 Hướng dẫn tra cứu đối với nhiều hóa đơn

Cách giúp kế toán tra cứu thông tin hóa đơn điện tử

Trong trường hợp bạn muốn tra cứu nhiều hóa đơn cùng một lúc thì làm theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị 1 file Excel được sắp xếp theo các cột (A, B, C, D, E, F…).

Ứng với mỗi cột sẽ là các giá trị bao gồm:

– Mã số thuế

– Mẫu số

– Ký hiệu hóa đơn

– Số hóa đơn

– Hóa đơn invoice của bưu chính, viễn thông

– Hóa đơn bưu điện của bưu chính, viễn thông

Bước 2: Chọn lần lượt các mục theo thứ tự sau:

– Thông tin hóa đơn, biên lai

– Hóa đơn

– Tra cứu nhiều hóa đơn

Bước 3: Lựa chọn trạng thái hóa đơn cần tra cứu:

Bạn có thể chọn một trong hai lựa chọn sau: Hóa đơn có giá trị sử dụng hoặc không có giá trị sử dụng.

Bước 4: Ấn vào chọn tệp và tìm đường dẫn đến file đã chuẩn bị ở bước 1.

Bước 5: Lựa chọn các cột ứng với các nội dung

(Ví dụ: Mã số thuế: A, Mẫu số: B) trong file excel đã chuẩn bị.

Bước 6: Điền mã xác nhận

Bước 7: Ấn tìm kiếm

Như vậy, tương tự như tra cứu thông tin một hóa đơn, kết quả sẽ trả ra bao gồm thông tin người bán hàng hóa và thông tin hóa đơn, nhưng sẽ hiển thị của nhiều hóa đơn.

Trên đây là cách giúp kế toán tra cứu thông tin hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều nhất. Hi vọng nó sẽ là tài liệu hữu ích cho bạn. Chúc các bạn luôn thành công !

Hoài Sa