Cách định khoản kế toán chính xác nhất cho người mới vào nghề

Định khoản kế toán là một trong những nghiệp vụ quan trọng đầu tiên trong ngành kế toán. Muốn làm được kế toán bạn cần hiểu và biết cách định khoản kế toán nhanh và chính xác nhất khi đó bạn mới có thể dấn thân sâu hơn vào các nghiệp vụ khác trong ngành kế toán.

Cách định khoản kế toán chính xác nhất cho người mới vào nghề

Trong nghiệp vụ nghề kế toán quan trọng đầu tiên là phải biết định khoản kế toán bởi định khoản kế toán là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt. Bạn mới bước chân vào nghề kế toán đang rất bỡ ngỡ vì các hệ thống tài khoản kế toán quá nhiều nên không thể nhớ hết được định khoản kế toán. Bài viết dưới đây | Working.vn sẽ gợi ý cho các bạn kế toán mới vào nghề một vài cách để định khoản kế toán chính xác nhất nhé.

1. Những điều cần biết về định khoản kế toán

1.1 Đầu tiên chúng ta tìm hiểu khái niệm của định khoản kế toán là gì ?

Định khoản kế toán được hiểu đơn giản là đối với một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ta ghi chép số tiền của nghiệp vụ đó vào bên nợ và bên có của tài khoản nào.

1.2 Ý nghĩa của định khoản kế toán 

Định khoản kế toán chính là quá trình xác định được bên nào ghi nợ và bên nào có. Điều này giúp ta nhận biết được số tài khoản nợ và mức chi phí cần phải bù vào là bao nhiêu. Đối với mỗi doanh nghiệp, thì điều này có ý nghĩa rất quan trọng bởi có quá nhiều tài khoản và dùng cho những mặt hàng, sản phẩm cũng như công việc khác nhau. Do đó, việc nắm bắt xác định được so với số tiền phát sinh nghiệp vụ kế toán thì tài khoản nào nợ, tài khoản nào có, dễ dàng biết được xu thế phát triển cũng như tình trạng tài chính của công ty mình.

1.3 Phân loại các cách định khoản kế toán

Các cách định khoản kế toán

Căn cứ vào số lượng tài khoản trong 1 định khoản, định khoản kế toán được phân chia làm 2 loại dưới đây:

• Định khoản giản đơn: Là định khoản kế toán thể hiện quan hệ đối ứng giữa 2 tài khoản kế toán, trong đó 1 tài khoản ghi có và 1 tài khoản ghi nợ.
• Định khoản phức tạp: Là định khoản kế toán thể hiện quan hệ đối ứng giữa 3 tài khoản trở lên.

2. Cách định khoản kế toán chính xác nhất

Thực tế thì những bạn sinh viên mới ra trường khi bắt đầu làm kế toán sẽ cảm thấy rất bối rối khi định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Trong sách vở - lý thuyết, học viên thường chỉ học một số nghiệp vụ mẫu, còn khi làm việc thực tế, tùy thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp - sẽ phát sinh hàng ngàn nghiệp vụ kinh tế khác nhau. Khi đó, kế toán viên cần phải nắm được phương pháp định khoản kế toán nhanh và chính xác.

2.1 Học thuộc danh mục hệ thống tài khoản

Điều đầu tiên là bạn cần học thuộc và nắm chắc trong lòng bàn tay công cụ cơ bản nhất này. Vì chỉ khi học thuộc danh mục hệ tài khoản thì bạn mới biết nó định khoản như thế nào, tài khoản bao nhiêu mà thôi.

2.2 Phân biệt được cách sử dụng từng nhóm tài khoản.

Điều này có nghĩa là khi có nghiệp vụ phát sinh thì bạn phải hiểu và biết nó ảnh hưởng tới những tài khoản nhóm nào ? Và muốn làm được điều này thì bạn phải biết và nắm rõ định nghĩa của từng nhóm tài khoản.

+ Nhóm tài khoản loại 1,2 ( Tài sản): Là những tài sản thuộc sở hữu của công ty phát sinh tăng được ghi bên nợ, phát sinh giả ghi bên có. Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm ở bên nợ. Tài sản thì mang lợi ích kinh tế trong tương lai khi chúng ta sử dụng nó.

Ví dụ như: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, máy móc, …

+ Nhóm tài khoản loại 3,4 (Nguồn vốn): Nguồn vốn là nguồn hình thành lên tài sản. Bất kỳ một tài sản nào cũng có nguồn hình có 2 nguồn hình thành nên tài sản là Nợ phải trả- loại 3, và vốn chủ sở hữu- loại 4. Bạn có thể học thuộc tính chất tài khoản loạ suy ra tính chất tài khoản 3,4. Tính chất loại 3 và 4 ngược lại so với tài khoản loại 1,2. Khi phát sinh tăng thì tài khoản loại 3,4 đ ghi bên có, phát sinh giảm được ghi bên nợ. Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm ở bên có.

Ví dụ như: Máy móc thiết bị của công ty là do đâu mà có ? Là do chủ sở hữu bỏ tiền ra mua. Vậy máy móc được hình thành từ là vốn chủ sở hữu. Và nếu trường hợp công ty mua máy móc thiết bị này còn thiếu tiền thì nó được hình thành từ loại 3- nợ phải trả

+ Nhóm tài khoản loại 5,7 (Doanh thu): Khi phát sinh tăng doanh thu được ghi nhận bên có, phát sinh giảm bên nợ là do cuối tháng được kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh xem lãi hay lỗ. Và doanh thu phát sinh khi chúng ta thực bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng.

Ví dụ như: Công ty kinh doanh điện tử. Khi bán tivi cho khách hàng và khách hàng trả tiền cho công ty thì kế toán ghi n doanh thu và thu nhập khác (loại 5,7).

+ Nhóm tài khoản 6,8 (Chi phí): Cũng giống như 1,2 và nhóm 3,4 đối ngược nhau. Tài khoản nhóm 6,8 có tính chất ngược với t khoản 5,7. Khi có phát sinh tăng chi phí được ghi nhận bên nợ, phát sinh giảm ghi bên có là do cuối tháng kết chuyển sang loại xác định kết quả kinh doanh. Chi phí chỉ mang lại lợi ích kinh tế trong kỳ hiện tại mà nó phát sinh, không mang lại lợi ích kinh các kỳ kinh tế tiếp theo. Tức là chỉ mang lại lợi ích kinh tế của 1 tháng. Điều này các bạn hết sức lưu ý nhé !

Ví dụ như: Chi phí tiền lương tháng 04/2020, chi phí tiền điện tháng 04/2020… đây là nhóm chi phí 6,8 vì những khoản chi phí liên quan đến tháng nó phát sinh, không ảnh hưởng và liên quan đến những tháng sau.

2.3 Nắm được bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Khi có một nghiệp vụ kinh tế kế toán phát sinh thì bạn cần hiểu và nắm được bản chất của nghiệp vụ đó là gì, từ đó có thể định được cách định khoản xem nó thuộc tài khoản loại nào và nợ có ra sao. Những bước đầu tiên tuy đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng nhé !

2.4 Biết được tính chất ghi sổ nợ có của nhóm tài khoản từ loại 1- 9

+ Tài khoản loại 1; 2; 6; 8: Phát sinh tặng ghi bên nợ, phát sinh giảm ghi bên có.

+ Tài khoản loại: 3; 4; 5; 7: Ngược lại với 1; 2; 6; 8: Phát sinh tặng ghi bên có, phát sinh giảm ghi bên nợ. ( Trước mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để định khoản được ta chỉ cần xác định xem nghiệp vụ đó liên quan đến tài khoản nà khoản đó thuộc loại nào, phát sinh tăng hay giảm thì chúng ta sẽ biết cách ghi nợ và ghi có )

Về số dư tài khoản của từng nhóm tài khoản:

+ Nhóm tài khoản loại 1; 2 có số dư bên nợ; Số dư cuối kỳ bên nợ = Số dư đầu kỳ bên nợ 1; 2 (+) Phát sinh tăng bên nợ - Phát sinh giảm bên có.

+ Nhóm tài khoản loại 3; 4 có số dư bên có; Số dư cuối kỳ bên có = Số dư đầu kỳ bên có 3; 4 (+) Phát sinh tăng bên có - Phát sinh giảm bên nợ

+ Nhóm tài khoản loại 5; 6; 7; 8; 9 không có số dư

2.5. Nghiệp vụ phải có tài khoản ghi nợ và ghi có

Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra thì ảnh hưởng ít nhất đến 2 tài khoản. Trong đó phải có 1 tài khoản ghi nợ và 1 tài khoản ( hoặc có thể 3 tài khoản trở lên). Và tổng số tiền bên nợ phải bằng tổng số tiền bên có

Trên đây là một vài cách giúp các bạn hạch toán kế toán chính xác nhất mà chúng tôi muốn chia sẻ tới các bạn. Hi vọng với những thông tin này các bạn kế toán mới vào nghề sẽ có được thêm những thông tin hữu ích phục vụ cho quá trình làm việc của mình. Cảm ơn các bạn đã luôn đồng hành cùng chúng tôi hãy truy cập Working.vn thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất về kiến thức về lĩnh vực kế toán và việc làm kế toán nhé. Chúc các bạn luôn thành công.

Hoàng Liên