Các lỗi thường phạm phải khi làm kế toán hàng tồn kho

Muốn làm một kế toán hàng tồn kho bạn phải biết cách quản lý thật tốt hàng tồn đọng trong kho, bởi hàng tồn kho trong doanh nghiệp là bộ phận tài sản lưu động chiếm một ích lợi lớn và có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất, kinh doanh nếu sai sót điều này ảnh hưởng rất lớn đối với mọi hoạt động sản xuất trong kinh doanh của các doanh nghiệp.

Các lỗi thường phạm phải khi làm kế toán hàng tồn kho

Qua đây, Working.vn sẽ chỉ ra các lỗi thường gặp trong nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho để các bạn biết để rút kinh nghiệm trong công tác nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho của mình và  muốn hiểu thêm vấn để chúng ta cùng tìm hiểu từng chi tiết một trong nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho nhé ! 

1. Chúng ta cùng tìm hiểu khái niệm về hàng tồn kho là gì ?

Hàng tồn kho là một phần tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp biểu hiện dưới các hình thức như: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa và hàng gửi đi bán. Giá trị hàng hóa tồn kho ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do vậy, công tác kế toán hàng tồn kho có ý nghĩa rất lớn và quan trọng đối với doanh nghiệp.

2. Công việc của kế toán hàng tồn kho

+ Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hoá đơn bán hàng và kê khai thuế đầu vào đầu ra.

+ Hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ.

+ Theo dõi công nợ, lập biên bản xác minh công nợ theo định kỳ (hoăc khi có yêu cầu), nộp về PKT-TV

+ Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.

+ Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn

+ Kiểm soát nhập xuất tồn kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qui định của công ty. Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.

+ Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền

+ Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất). Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, nộp về PKT-TV.

+ Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo qui định.

3. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho cho nhân viên kế toán

Để quản lý và hạch toán hàng tồn kho nói chung, nguyên vật liệu nói riêng thì tùy theo đặc điểm của hàng tồn kho mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai phương pháp: Phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Các phương pháp này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá hàng tồn kho nên cần được nghiên cứu để vận dụng phù hợp.

+ Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho của nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập hoặc xuất. Mối quan hệ giữa nhập, xuất, tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên thể hiện qua công thức sau:

Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ – Trị giá xuất trong kỳ = Trị giá tồn cuối

+ Phương pháp kiểm kê định kỳ: Tổ chức theo dõi các nghiệp vụ nhập vào, cuối kỳ tiến hành kiểm kê tình hình tồn kho, định giá rồi từ đó mới xác định trị giá hàng đã xuất trong kỳ. Do xuất phát từ đặc điểm nêu trên nên mối quản hệ giữa trị giá nhập, xuất, tồn được thể hiện qua công thức:

Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ – Trị giá tồn cuối kỳ = Trị giá xuất cuối kỳ

Giá trị hàng tồn kho rất lớn nên sự sai lầm này có thể làm thiệt hại một các rõ ràng đến tính hữu dụng của các báo cáo tài chính vì thế phương pháp này được khuyến cáo không nên sử dụng phương pháp này. Phương pháp này thường phù hợp đơn vị thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn.

4. Các lỗi thường gặp trong nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho

Các lỗi kế toán thường gặp trong nghiệp vụ hàng tồn kho

+ Không kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm 31/12 năm tài chính

+ Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.

+ Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: Mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định

+ Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.

+ Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán

+ Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.

+ Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.

+ Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.

+ Không tách biệt thủ kho, kế toán hàng tồn kho, bộ phận mua hàng, nhận hàng.

+ Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.

+ Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: Không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán

+ Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.

- Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho

Hi vọng sau bài viết này các bạn sẽ biết và sẽ luôn làm việc cận thận để tránh những lỗi trong nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho, để luôn đảm bảo và làm tốt những công việc mình đảm nhiệm 1 cách xuất sắc. Chúc các bạn sẽ luôn thành công.

Hoài Sa