Các kỹ năng nhận diện chứng từ kế toán cần thiết nhất cho bạn

Công việc của một kế toán là các bạn phải biết kiểm tra, nhập liệu với rất nhiều giấy tờ cụ thể là các hóa đơn, các chứng từ.

Các kỹ năng nhận diện chứng từ kế toán cần thiết nhất cho bạn

Như chúng ta đã biết công việc của một kế toán là các bạn phải biết kiểm tra, nhập liệu với rất nhiều giấy tờ cụ thể là các hóa đơn, các chứng từ. Vì vậy các bạn phải biết và nắm rõ kỹ năng nhận diện các chứng từ trong kế toán thì mới có thể đảm đang tốt công việc của mình, Working.vn sẽ giúp các bạn nhận diện các chứng từ kế toán qua các kỹ năng sau nhé !

Muốn nắm được những kỹ năng để nhận diện được chứng từ kế toán chúng ta cần phải hiểu được chứng từ kế toán là gì ? Nội dung chứng từ kế toán, kỹ năng biết phân loại chứng từ kế toán, kỹ năng hiểu ý nghĩa chứng từ kế toán

1. Kỹ năng hiểu chứng từ kế toán là gì ?

Luật kế toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán “.

Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ. Trong đó có 2 hệ thống chứng từ kế toán là: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.

+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng tỏ này nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế.

+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp.

Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với yêu cầu và nội dung phản ánh nhưng phải bảo đảm những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản của bộ tài chính.

2. Kỹ năng hiểu nội dung chứng từ kế toán

Kỹ năng hiểu nội dung chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán cần phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

– Tên và số hiệu của chứng từ kế toán

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán 

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ

– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

3. kỹ năng biết phân loại chứng từ kế toán

Dựa vào công dụng và mục đích sử dụng, có nhiều cách để phân loại chứng từ kế toán

+ Phân loại theo công dụng:

- Chứng từ mệnh lệnh: Lệnh chi tiền, lệnh điều động vật tư,...

- Chứng từ chấp hành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,...

- Chứng từ thủ tục: Chứng từ ghi sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ,...

- Chứng từ liên hợp: Lệnh kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho,... 

+ Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

- Chứng từ bên trong: phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác,...

- Chứng từ bên ngoài: Hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài,...

+ Phân loại chứng từ theo trình tự lập

- Chứng từ ban đầu: Hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,...

- Chứng từ tổng hợp: Bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, các bảng kê,...

+ Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ

- Chứng từ một lần

- Chứng từ nhiều lần

+ Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ

- Chứng từ bình thường:

- Chứng từ báo động: Sử dụng vật tư quá định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời,...

+ Phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ ghi trên chứng từ

- Chỉ tiêu lao động và tiền lương

- Chỉ tiêu hàng tồn kho

- Chỉ tiêu bán hàng

- Chỉ tiêu tiền mặt

- Chỉ tiêu tài sản cố định

+ Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ

- Chứng từ thông thường: thể hiện dưới dạng giấy tờ

- Chứng từ điện tử

4. Kỹ năng hiểu ý nghĩa của chứng từ kế toán

Ý nghĩa của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán nó có rất nhiều ý nghĩa.vì vậy hiểu được những ý nghĩa của chứng từ kế toán sẽ giúp bạn có được những kỹ năng cần thiết hơn giúp ích nhiều cho quá trình làm việc của bạn.

Chứng từ kế toán có ý nghĩa cụ thể sau:

- Lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu. Nó là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán 

- Lập chứng từ kế toán là ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ

- Việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh

- Lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh tính chất pháp lý

- Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán

- Chứng từ kế toán là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lện sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài sản của đơn vị

- Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, khiếu tố

- Là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước của đơn vị

- Là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của cá nhân, đơn vị

5. Kỹ năng nhận diện chứng từ kế toán

+ Kỹ năng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tính chính xác của chứng từ kế toán (về mẫu biểu có đúng quy định không, nội dung có chính xác, thông tin đầy đủ hay chưa, hóa đơn có được lập theo đúng quy định không ?....)

+ Kỹ năng phát hiện nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với các chứng từ kế toán: Khi có chứng từ kế toán, phải xác định được chứng từ đó thể hiện nội dung gì; ghi vào sổ nào ? Ví dụ:

- Có chứng từ phiếu thu: Phải biết đọc các thông tin trên chứng từ, xác định nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương ứng, ghi sổ nào;

- Có hóa đơn GTGT: Phải xác định được là hóa đơn đầu ra hay đầu vào và nội dung kinh tế phát sinh tương ứng.

- Có phiếu nhập kho, hoặc phiếu xuất kho: Phải biết đọc thông tin và xác định nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương ứng.....

+ Kỹ năng xác định chứng từ kế toán gắn với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải xác định được cần dùng những chứng từ gì để minh chứng cho nghiệp vụ đó. Ví dụ:

- Nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa: Cần Hóađơn GTGT đầu ra/ hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho, phiếu thu tiền/ủy nhiệm thu/giấy báo có, hợp đồng kinh tế, tờ khai hải quan (nếu xuất khẩu)….

- Nghiệp vụ mua hàng: Cần Hóa đơn GTGT đầu vào/hóa đơn bán hàng thông thường đầu vào, phiếu nhập kho, phiếu chi/ủy nhiệm chi/giấy báo nợ, báo giá, hợp đồng kinh tế….

- Nghiệp vụ tiền lương: bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoàn thành, bảng tính lương, bảng thanh toán tiền lương, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH….

Hi vọng, với những thông tin bổ ích trên đây sẽ giúp các bạn sẽ có kế hoạch trang bị cho mình vốn kiến thức cần thiết để luôn mang lại sự thành công trong công việc kế toán của bạn.

Thế Việt