9 cách xử lý lỗi cực gắt hóa đơn hàng tồn cho kế toán

Trong công việc của mình kế toán sẽ gặp phải rất nhiều lỗi trong hóa đơn hàng tồn, Có những lỗi sai sót trong hóa đơn hàng tồn khiến kế toán rất khó xử, phân vân không biết phải làm sao để xử lý các lỗi tình huống đó một cách hợp lý nhất và không làm ảnh hưởng xấu cho doanh nghiệp mình.

9 cách xử lý lỗi cực gắt hóa đơn hàng tồn cho kế toán

Công việc của một nhân viên kế toán ngoài tinh thông với muôn vàn con số đòi hỏi cần phải có sự linh hoạt trong cách xử lý các lỗi sai sót về hóa đơn hàng tồn. Có rất nhiều tình huống thực tế đòi hỏi các kế toán viên cần biết cách xử lý một cách nhạy bén và giải quyết chuyên nghiệp nhất. Vậy hôm nay hãy cùng | Working.vn đi sâu tìm hiểu để có cách khắc phục hiệu quả nhất nhé !

Tình huống 1. Khi những hoá đơn của tháng trước do sơ xuất quên chưa kê khai của tháng đó thì có được kê khai vào tháng sau không ?

Căn cứ quy định tại điều 14, điều 15 thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính, thì: Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ còn sót hoá đơn hoặc chứng từ nộp thuế chưa kê khai, khấu trừ thì được kê khai, khấu trừ bổ sung; thời gian để kê khai, khấu trừ bổ sung tối đa là 6 tháng, kể từ tháng phát sinh hoá đơn, chứng từ bỏ sót.

Tình huống 2. Khi khách hàng không nhận hóa đơn thì cần phải kê khai thuế GTGT thế nào ?

Xử lý tình huống khi khách hàng không nhận hóa đơn

Trường hợp công ty sản xuất, phân phối sản phẩm đã xuất hóa đơn cho khách hàng mua để kê khai thuế và tính toán doanh thu. Tuy nhiên, khách hàng không nhận hóa đơn và cũng không kê khai những khấu trị được ghi trong hóa đơn, thì kế toán, doanh nghiệp cung ứng dịch phân phối hay sản xuất có phải chịu trách nhiệm gì không ?

Trên thực tế, đây là tình huống hút được sử quân tâm đông đảo của lực lượng kế toán mới ra trường và bắt đầu vào công việc. Tuy nhiên, trách nhiệm của công ty cung cấp dịch vụ, sản phẩm là làm hóa đơn đầy đủ, kê khai đầy đủ chính xác những thông tin về sản phẩm, thuế giá trị gia tăng của sản phẩm đó. Còn việc khách hàng có giữ hóa đơn hay không hoặc có kê khấu trừ đầu vào hay không thì cũng không ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Tình huống 3. Kho hàng đã được nhập về và được kiểm tra theo đúng quy định, tuy nhiên, hàng bị tổn thất nhiều trong quá trình lưu kho do bị thiên tai. Trường hợp này cần kê khai thuế ra như thế nào ?

Sẽ không một doanh nghiệp nào chấp nhận việc phải kê khai thuế giá trị gia tăng cho một mặt hàng đã bị tổn thất, hỏng hóc. Trong trường hợp này hãy tiến thực hiện những bước ngay sau đây nhé.

• Bước 1: Xin xác nhận của cơ quan chức năng về tác động của thiên tai và tầm ảnh hưởng của thiên tai lên kho hàng hay sản xuất trong doanh nghiệp. Xác nhận này có thể đi kèm với một số lệnh khám xét, giám định về mức độ tổn thất của hàng hóa doanh nghiệp của cơ quan chức năng.
  
• Bước 2: Doanh nghiệp bị tổn thất đứng ra lập một bảng thống kê về những mặt hàng bị tổn thất hay hư hại vì thiên tai.
• Bước 3: Lấy mẫu quyết định xử lý phần hàng hóa bị tổn thất do thiên tai tác động đến.
• Bước 4: Kế toán doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng, ghi rõ tên mặt hàng, số lượng bị hỏng,tình trạng bị hỏng hóc của hàng hóa.

Quá trình hạch toán diễn ra bình thường sau khi thực hiện những thủ tục trên, nhưng theo quy định chi phí lỗ sẽ không được bồi thường nhưng sẽ được trừ đi khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Cơ quan chức năng không áp dụng mức trừ thuế trực tiếp trên những văn bản đã khai trước đó.

Tình huống 4. Sản phẩm đã được xuất tiêu dùng nội bộ thì có phải lập hoá đơn GTGT và nộp thuế không ?

Theo hướng dẫn tại điểm 2.4 Phụ lục 4 Thông tư số: 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 thì:

Đối với hàng hóa dùng để tiêu dùng nội bộ thì phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng. Trường hợp đơn vị xuất hàng hóa để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị thì không phải xuất hóa đơn GTGT.

Tình huống 5. Khi Phát hiện tính thành tiền sai từ giao dịch cũ với một công ty đã phá sản cần xử lý ra sao ?

Xử lý tình huống khi tính tiền sai từ giao dịch cũ với một công ty đã phá sản

Tình huống một công ty có giao dịch mua hàng với một công ty khác từ vài năm trước đã kê phần khấu trừ thuế giá trị gia tăng và trừ vào thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai năm sau, kế toán mới phát hiện hóa đơn cũ đã bị cộng sai phần tổng tiền giao dịch. Trong trường hợp hóa đơn giá trị gia tăng bị sai thành tiền, điều này cũng có nghĩa là biên bản điều chỉnh hóa đơn và nội dung trong xuất hóa đơn điều chỉnh cũng bị sai. Tuy nhiên, do công ty từng giao dịch đã bị phá sản, hóa đơn xuất điều chỉnh không thể lấy lại. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải kê khai thêm thuế giá trị gia tăng khác để bỏ ra ngoài phần khấu trừ bị sai và bổ sung thêm tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Từ đẩy điều chỉnh và tăng chi phí chính xác.

Tình huống 6. Khi khi khách hàng không muốn lấy hóa đơn giao dịch từ 200.000 trở lên thì có cần phải lập hóa đơn cho khách hàng không ?

Theo thông tư 39/2014,trong trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ với giá trị trên 200.000 đồng người mua có muốn lấy hóa đơn hay không, người mua có cung cấp thông tin cá nhân hay mã số thuế để khấu trừ hay không thì kế toán cơ sở, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ, cụ thể về lý do trong hóa đơn như: người mua không muốn nhận hóa đơn hay người mua hàng không cung cấp thông tin cá nhân và mã số thuế. Đặc biệt, đối với một số mặt hàng đặc thù như xăng dầu, nếu như người mua không muốn lấy hóa đơn thì người bán xăng phải thống kê trực tiếp số lượng người không lấy hóa đơn, doanh thu của từng ấy người không lấy hóa đơn và cho vào một bảng tờ khai riêng.

Tình huống 7. Khách hàng muốn thanh toán số tiền dịch vụ nhiều lần, thay vì chỉ cộng gộp 1 lần khi dịch vụ kết thúc thì kế toán sẽ phải làm thế nào ?

Xử lý tình huống khi khách muốn thanh toán số tiền dịch vụ nhiều lần 

Trường hợp khách sử dụng các dịch vụ và mong muốn trả tiền nhiều lần đã quá quen thuộc với tình huống này trong những công ty cung ứng dịch vụ như du lịch hay du lịch. Trên thực tế, nhiều kế toán vẫn chủ động xuất hóa đơn và thu tiền để chiều lòng khách hàng. Tuy nhiên, theo quy định của công ty là chỉ quyết toán hết sau khi thực hiện dịch vụ kết thúc và quy định bộ tài chính về hóa đơn. Điều này là sai về thời điểm xuất hóa đơn nhé.

Tình huống 8. Khi xuất hóa đơn điện tử thì có cần kèm theo bảng kê không ?

Sự bùng nổ của thương mại trực tuyến, hóa đơn trực tuyến trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Khác với hóa đơn giấy phải đính kèm bảng kê, hấu hết các đơn vị cung ứng hóa đơn trực tuyến có tính năng xuất đính kèm File bảng kê excel luôn vì vậy không phải đính kèm thêm bảng kê phiên bản giấy nữa.

Tình huống 9. Hàng hoá khuyến mại của Công ty có phải tính thuế GTGT không ? Khi xuất hoá đơn thì cần lập như thế nào ?

Tại điểm 2.4a, Phụ lục 4 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá, dịch vụ khuyến mại, quản cáo, hàng mẫu: “Đối với hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ (sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu theo quy định của pháp luật thương mại về xúc tiến thương mại) thì phải lập hoá đơn GTGT, trên hoá đơn ghi tên và số lượng hàng hoá, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu không thu tiền; dòng thuế suất thuế GTGT không ghi, gạch chéo.”

Căn cứ hướng dẫn trên thì hàng hoá dùng để khuyến mại không phải tính thuế GTGT. Khi lập hoá đơn GTGT, trên hoá đơn ghi tên và số lượng hàng hoá, ghi rõ là hàng khuyến mại không thu tiền, dòng thuế suất, thuế GTGT không ghi, gạch chéo.

Mong rằng những thông tin trên đây của chúng tôi sẽ thật sự hữu ích với tất cả các bạn trong quá trình xử lý những tình huống kế toán thực tế hiệu quả nhất. Chúc các bạn luôn vững tin trong nghiệp vụ kế toán của mình.

Nguyễn Vy