9 kỹ năng làm chủ thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Bằng việc sở hữu một nền tảng trong kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, nhân viên văn phòng có thể tránh được việc gây ra lãng phí thời gian, đồng thời ít tốn năng lượng cũng như công sức để hoàn thành công việc. Mọi thứ đều được sắp xếp và tổ chức một cách khoa học.

9 kỹ năng làm chủ thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng cần có nhiều kỹ năng làm chủ thời gian cho mình để bạn không mất quá nhiều thời gian để tổng hợp các công việc đưa ra các cách thức thực hiện sao cho đúng tiến độ công việc và hoàn thành nó một cách xuất sắc nhất.

  Hãy cùng tìm hiểu kỹ năng làm chủ thời gian cho nhân viên văn phòng qua bài viết sau của Working.vn nhé !

1. Đầu tiên hãy lập kế hoạch cho một ngày của bạn 

Các nhà thầu luôn có bản thiết kế xây dựng, các nhà điều hành luôn vạch trước kế hoạch kinh doanh, các huấn luyện viên luôn có sơ đồ chiến thuật, thầy cô giáo có giáo án... thế thì tại sao một nhân viên văn phòng như bạn lại không có một kế hoạch cho một ngày làm việc của mình ? Đó chẳng phải là một điều gì quá vất vả, cũng chẳng mất nhiều thời gian mà mang lại năng suất và hiệu quả rõ rệt cho bạn. Đây là một kỹ năng bạn nên phải rèn luyện hằng ngày

Lập kế hoạch cho một ngày làm việc của bạn, đánh dấu những việc bạn đã hoàn tất trong ngày. Việc hoàn thành mục tiêu cho bạn cảm giác tuyệt vời nhất, là phần thưởng của bạn. Nó cũng cho thấy sự tiến bộ của bạn. Và nó sẽ giúp ích khá nhiều trong công việc nhân viên văn phòng của bạn.

2. Học cách ngăn nắp

Nhân viên văn phòng hãy học cách ngăn nắp

Nhân viên văn phòng có rất nhiều loại hồ sơ giấy tờ quan trọng vì thế bạn hãy dọn dẹp bàn làm việc của mình, để đồ đạc, tài liệu một cách khoa học nhất. Mỗi cặp tài liệu ghi tên và để vào một ô. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian.

3. Ưu tiên trong công việc

Bạn cần xác định công việc nào quan trọng nhất với bạn hơn khi phải lựa chọn. Khi bạn sử dụng quỹ thời gian của công việc này bù vào công việc kia., bạn phải biết tìm cách để công việc đó không bị bỏ ngỏ. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên, hoặc bạn không thể làm do phát sinh

4. Chia nhỏ nhiệm vụ

Hoàn thành cùng lúc tất cả các bước của một nhiệm vụ lớn là điều không khả thi, bởi lẽ đa phần các nhiệm vụ đều có tính trình tự và thời gian cần tuân thủ. Giả sử, nếu có thể hoàn thành cùng một lúc thì bạn cũng phải chạy tới chạy lui ở nhiều nơi, khiến hao tốn nhiều thời gian, trong khi có những bước không gấp, có thể kết hợp thực hiện cùng với một bước khác ở một nhiệm vụ khác (ví dụ: Đưa sếp ký, thay vì đưa từng hồ sơ, có thể gộp 2 hoặc 3 hồ sơ cùng lúc)

Do vậy, bạn nên chia một nhiệm vụ lớn thành nhiều bước nhiệm vụ nhỏ, ưu tiên kết hợp các bước nhỏ có thể thực hiện cùng nhau để tiết kiệm thời gian và công sức.        

5. Đặt thời hạn xử lí công việc

Hãy qui định cho công việc một thời gian nhất định và cố gắng thực hiện nó đúng thời gian đã định. Hãy luôn nhớ câu "việc hôm nay chớ để ngay mai". Tuyệt đối không kéo dài thời gian nếu không bạn sẽ bị chậm trễ.

6. Không coi thường việc nhỏ

Nhân viên văn phòng không nên coi thường việc nhỏ

Đừng bỏ qua những công việc nhỏ. Nó tuy chiếm một khoảng thời gian nhất định của bạn. Nhưng nó có thể ảnh hưởng đến việc lớn của bạn. Thay vì mất thời gian, bạn có thể gộp chúng lại. Trong lúc đi in tài liệu, bạn có thể tranh thủ gọi điện cho đối tác chẳng hạn.

7. Tính kỷ luật

Tính kỉ luật là một kỹ năng không thể thiếu đối vơi một nhân viên văn phòng. Bạn cần xác định công việc đó ảnh hưởng đến bạn thế nào. Khi bạn không làm đuợc điều đó thì sẽ có một kết quả không tốt. Hôm nay không làm được việc đó, bạn sẽ phải làm vào hôm sau, và nó sẽ chiếm mất thời gian biểu hôm sau. Điều này bạn cần phải nghiêm khắc với chính bản thân bạn.

8. Tiết kiệm thời gian cho việc dọn dẹp bàn làm việc

Ngày cuối tuần, hãy dành chút thời gian cho việc sắp xếp lại chỗ làm việc của mình. Điều này không những giúp khu vực làm việc của bạn trông gọn gàng hơn mà còn có thêm tinh thần làm việc cho tuần mới khi không phải nhìn mớ hỗ độn trên bàn.

9. Dành thời gian thư giản, nghỉ ngơi

Dù thế nào cũng phải biết cân bằng thời gian giữa làm việc và nghỉ ngơi. Hãy dành ra một khoảng thời gian nhất định để tự yêu bản thân một chút. Cơ thể có khỏe mạnh thì làm việc mới hiệu quả.

Một nhân viên văn phòng thành công là một người luôn biết làm chủ thời gian của mình vận dụng thời gian một cách hợp lý. Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp các bạn có thể rèn luyện thêm cho mình những kỹ năng làm chủ thời gian để áp dụng một cách triệt để vào công việc. Chúc các bạn luôn thành công !

Vy Nguyễn