8 khó khăn nhân viên văn phòng thường gặp khi làm việc nhóm

Biết cách làm việc nhóm là một trong những kỹ năng không thể thiếu của nhân viên văn phòng nếu muốn thành công và thăng tiến trong công việc.

8 khó khăn nhân viên văn phòng thường gặp khi làm việc nhóm

Trong nghề nghiệp văn phòng thì làm việc nhóm mang đến rất nhiều lợi ích và giúp cá nhân đề cao tinh thần tập thể, gắn bó với nhau hơn và nâng cao hiệu quả công việc. Những cùng với đó làm việc nhóm cũng tồn tại nhiều khó khăn. Bài viết dưới đây của | Working.vn sẽ chia sẻ những khó khăn thường gặp khi làm việc nhóm giúp nhân viên văn phòng như bạn cải thiện khả năng làm việc nhóm hiệu quả nhé !

1. Làm việc nhóm là gì ?

Làm việc nhóm là việc hợp tác của một số người tạo thành nhóm làm việc với nhau để hoàn thành một mục tiêu chung. Trong quá trình làm việc nhóm, mọi người cùng tương tác với nhau, có sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng phần công việc và được ràng buộc với nhau bằng quy tắc chung.

Có nhiều người không thích làm việc nhóm, tuy nhiên phương thức làm việc này được lựa chọn ngày càng nhiều bởi mang lại nhiều lợi ích. Làm việc nhóm hiệu quả mang đến kết quả giải quyết được mục tiêu công việc với năng suất cao, thời gian được rút ngắn. Cùng làm việc, các thành viên trong nhóm có cơ hội học hỏi các kiến thức và kỹ năng từ mọi người trong nhóm để phát triển bản thân. Để đạt được những lợi ích làm việc nhóm như trên, các cá nhân cần biết được những khó khăn khi làm việc nhóm để tìm cách vượt qua.

2. Những khó khăn nhân viên văn phòng thường gặp khi làm việc nhóm

2.1 Mục tiêu của hoạt động nhóm không rõ ràng

Nhân viên văn phòng khó khăn khi nhóm không có mục tiêu rõ ràng

 

Khi đề ra làm việc nhóm, mỗi nhân viên văn phòng hay nói cách khác là mỗi thành viên trong đều phải biết rõ mình làm việc vì điều gì, kết quả muốn đạt được như thế nào là một cách cụ thể khiến đội nhóm gia tăng động lực làm việc, cố gắng nhiều hơn. Ngược lại, khi mục tiêu không rõ ràng, bạn giống như một người đi trong sương mù, sự nhiệt tình của bạn sẽ suy giảm, đây là một thách thức đầu tiên của hoạt động làm việc nhóm.

2.2 Không tuân thủ quy trình và các luật lệ của nhóm

Mỗi nhóm đều có những quy định và nguyên tắc riêng với công việc. Tuy nhiên, không phải cá nhân nào cũng nghiêm túc thực hiện những luật lệ ấy. Tình trạng này có thể khiến mọi người làm việc không theo quy trình, đôi khi vượt khỏi thẩm quyền được phép của bản thân, dẫn tới nhiều sai lầm nghiêm trọng.

Bởi vậy, việc phổ biến quy định trong công việc hay thỏa thuận giữa một nhóm luôn cần được nhắc đến thường xuyên. Là trưởng nhóm, bạn phải đảm bảo rằng mỗi thành viên đều đã hiểu đầy đủ về quyền hạn và trách nhiệm của bản thân. Nếu chưa chắc chắn, hãy yêu cầu mỗi người nhắc lại những quy định mà tổ chức hay nhóm đã đặt ra.

Với một số đơn vị, họ có thể áp dụng cách chỉnh đốn thái độ làm việc của mỗi thành viên bằng cách đưa ra các “hình phạt” ở những mức độ khác nhau. Mặc dù với hầu hết mọi người thì những hình phạt này có thể gây ra những ức chế nho nhỏ, nhưng nó cũng có thể đem đến hiệu quả nhất định. Vì thế, trước khi muốn áp dụng cách thức này, hãy xem xét thật thận trọng và đưa ra những cách “xử phạt” hợp tình, hợp lí nhất.

2.3 Không đóng góp ý kiến, nể nang, e ngại

Đôi lúc sẽ có một số nhân viên văn phòng khi làm việc nhóm rất hay thích thể hiện bản thân, thẳng thắn chia sẻ quan điểm và ý kiến cá nhân. Và cũng có một số bạn nhân viên văn phòng có tính cách cả nể, ba phải, không có lập trường của bản thân thường hùa theo số đông, bảo gì làm nấy, không có ý định đóng góp cải thiện hiệu quả công việc nhóm. Đây cũng là một thách thức đối với đội nhóm, bởi nếu tất cả các thành viên đều như vậy thì công việc của nhóm sẽ cứ diễn ra theo cách mà có thể đó chưa phải là tốt nhất. Vì vậy, khi làm việc nhóm chúng ta không nên nể nang, dĩ hoà vi quý, ngại đối đầu và ngại phát biểu, tranh luận.

2.4 Không biết cách lắng nghe đồng đội

Nhân viên văn phòng khó khăn khi nhóm không chịu lắng nghe nhau

Đây là là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm mà nhân viên văn phòng hay gặp phải nhất. Nguyên nhân làm việc nhóm không hiệu quả bắt nguồn từ việc thành viên trong nhóm coi ý kiến của mình là đúng và không chịu lắng nghe người khác.

Hãy rèn luyện kỹ năng lắng nghe ý kiến từ người khác với thái độ chân thành. Đánh giá khách quan ý tưởng của người khác và tiếp nhận để xây dựng mục tiêu chung của nhóm. Nếu thấy chưa hợp lý, hãy góp ý một cách thuyết phục

2.5 Không tôn trọng các thành viên trong nhóm

Các thành viên trong cùng một nhóm đều có vai trò và nhiệm vụ ngang nhau trong việc thực hiện mục tiêu chung. Bởi mỗi người sẽ có những ưu điểm riêng, nên mỗi thành viên phải có thái độ tôn trọng lẫn nhau, đừng bao giờ coi thường người khác. Tôn trọng và nắm bắt được điểm mạnh của từng thành viên, để phân chia công việc hợp lý là cách để làm việc nhóm hiệu quả.

2.6 Không dứt khoát đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

Chính do sự thảo luận không được dứt điểm , phân chia công việc không có sự phân minh cho nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải là việc của mình. Ngược lại nếu như phải đứng ra làm thì lại sẵn sàng có đủ mọi lý do để biện minh cho những hạn chế của mình, và khi gặp thất bại thì lại luôn tìm ra mọi cách để đổ trách nhiệm qua cho người khác hoặc là từ chối không dám nhận trách nhiệm thuộc về mình.

2.7 Không để ý đến công việc của nhóm ngồi làm chuyện riêng

Đây là một yếu tố quan trọng gây nên sự chia rẽ ở trong nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, có một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt cho nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán cho nên không tốn thời gian. Thế là trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng cùng với nhau. Cho tới khi thời gian chỉ còn lại từ 5 -10 phút thì tất cả lại bắt đầu quay sang để đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về việc riêng của mình mà không quan tâm tới nội dung hoặc là mục tiêu đề ra. Kết quả là chúng ta hoặc là không hiểu sẽ làm gì hoặc sẽ thực hiện với sự bất mãn, không mang lại hiệu quả cao cho nhóm.

2.8 Không biết cách xây dựng niềm tin

Khi làm việc nhóm, bên cạnh những cá nhân thiếu chủ động, thì một số người lại gặp khó khăn trong việc tin tưởng đồng đội của mình. Điều này xảy ra khi bạn đã quen với việc tự mình hoàn thành công việc, nên thường lo lắng rằng người khác sẽ mắc lỗi. Tuy nhiên, khi làm việc nhóm bạn nên trao niềm tin, cởi mở trong công việc để cùng nhau thực hiện công việc hiệu quả nhất.

Trên đây, chúng tôi đã chia sẻ với bạn 8 khó khăn mà nhân viên văn phòng thường gặp phải khi làm việc nhóm. Mong rằng thông qua đây các bạn nhân viên văn phòng sẽ hiểu và có cách giải quyết được các tình huống khi làm việc nhóm. Chúc các bạn luôn vững tin và thành công trong sự nghiệp nhé !

Hoàng Liên