7 kỹ năng làm thư ký văn phòng cơ bản cần thiết nhất cho bạn

Thư ký văn phòng là một chức vụ không còn quá xa lạ với các công việc hành chính văn phòng, thư ký văn phòng là người có vai trò trung gian giữa các bộ phận trong một công ty với vai trò kết nối và hỗ trợ các công việc cho các bộ phận có liên quan cụ thể là lên lịch, sắp xếp lịch trình công tác, lịch họp, lịch làm việc cho các bộ phận.

7 kỹ năng làm thư ký văn phòng cơ bản cần thiết nhất cho bạn

Thư ký văn phòng là người quản lý công việc văn thư trong văn phòng cho một loạt các doanh nghiệp và tổ chức chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Vì vậy muốn làm tốt công việc của một thư ký văn phòng cần phải có những kỹ năng sau đây nhé.

1. Thư ký văn phòng cần phải có kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn

- Đã là một thư ký văn phòng bạn cần phải hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao, thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu, có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác, có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

- Ngoài ra thư ký văn phòng cần phải đảm nhận được nhiều vai trò khác nhau trong tổ chức bao gồm: Kế toán, tài chính, nhân sự, các nghiệp vụ văn thư như: Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, đến những công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, book khách sạn, lấy thị thực, tham gia ghi chép tại các cuộc họp, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của ban lãnh đạo.

2. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp

Không chỉ hỗ trợ các công việc trong khuôn khổ văn phòng các thư ký hiện nay còn là những “cộng sự” đắc lực cho cấp trên trong các công việc gặp gỡ khách hàng, làm việc với đối tác, làm việc với các phòng ban... khi cần thiết, khi sếp đi công tác. Chính vì thế, các bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, đàm phán, ngoại giao giỏi, ứng xử linh động, khéo léo… nhằm tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và giải quyết tốt các công việc được giao.

Là một thư ký văn phòng giỏi bạn sẽ biết xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình. Một nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh. Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc, và hiện nay, biết càng nhiều ngôn ngữ càng là lợi thế của bạn. Bạn nên có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục

3. Kỹ năng vi tính, tin học

Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia. Nhưng ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng, kỹ năng còn lại của bạn, người thư ký văn phòng nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính.

4. Kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc

Thư lý văn phòng cần có khả năng phân tích, lập kế hoạch để có thể hỗ trợ cấp trên tốt nhất trong công việc, để làm được điều này bạn cần phải không ngừng học hỏi, tìm hiểu nhiều về lĩnh vực công ty hoạt động. Bạn cũng cần có trí nhớ tốt và có khả năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc, lịch trình làm việc của sếp một cách khoa học, để có thể giúp sếp tối ưu hiệu quả giải quyết các công việc. Bởi vì Sếp bao giờ cũng là một người có lịch trình bạn rộn nhất trong công ty, là người thư ký, trợ lý hoàn hảo, bạn cần có khả năng sắp xếp lịch trình công việc cho sếp một cách hợp lý

5. Am hiểu nhiều mảng kiến thức và xử lí công việc

Am hiểu nhiều mảng kiến thức và xử lí công việc

Kiến thức xã hội, tự nhiên… rất quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Bởi trong một số trường hợp nhất định, người trợ lý, thư ký sẽ là người thay mặt sếp được đưa ra quyết định xử lý công việc, vì vậy, kỹ năng xử lý công việc và ra quyết định là rất cần thiết đối với họ. Người trợ lý, thư ký cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định mấu chốt vấn đề và khả năng đưa ra quyết định giải quyết công việc nhanh chóng và phù hợp. Người trợ lý, thư ký giỏi cần có khả năng hỗ trợ sếp khi giải quyết các công việc.

Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi người thư ký, trợ lý luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc. Ngoài các kỹ năng căn bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng trên thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay đắc lực cho sếp của mình.

6. Kỹ năng quản lý

Kỹ năng này bao gồm các kỹ năng về hoạch định, tổ chức và điều hành doanh nghiệp, và tổ chức công việc cá nhân, Những điều tối thiểu một thư ký văn phòng cần phải biết:

• Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý
• Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng
• Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết
• Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý

7. Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc

Bên cạnh đó để có thể nhận được sự tín nhiệm cao từ sếp bạn cũng cần có các phẩm chất trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc. Bởi ở cương vị của một thư ký bạn sẽ là người thường xuyên tiếp xúc với các giấy tờ, công văn, thông tin mang tính bảo mật, vì thế bạn cần tỏ rõ sự trung thực, kín đáo để ngày càng được sếp tin cậy hơn. Cần đặc biệt cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc, cụ thể là đối với các giấy tờ, công văn, hợp đồng để tránh những sai sót trước khi trình sếp bạn nên là người đọc và tìm hiểu kỹ lưỡng.

Để thành công bạn cần phải không ngừng trao dồi, học hỏi không những kiến thức nghiệp vụ mà ban cần phải am hiểu hết những kỹ năng cần thiết nhất để ngày càng hoàn thiện mình thì khi đó bạn sẽ luôn tự tin vào chính mình và con đường thành công sẽ nằm ngay trong tầm tay bạn.

Chúc các bạn thành công !

Hoài Sa