6 kỹ năng quản lí hồ sơ hữu hiệu nhất cho nhân viên văn phòng

Kỹ năng quản lí hồ sơ là một kỹ năng rất cần thiết đối với một nhân viên văn phòng. Vì việc quản lí hồ sơ tốt sẽ giúp bạn tra cứu thông tin kịp thời, Xử lí công việc nhanh gọn nâng cao hiệu quả công việc cho bạn

6 kỹ năng quản lí hồ sơ hữu hiệu nhất cho nhân viên văn phòng

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức. Vậy những kỹ năng đó là gì ? Hãy theo dõi bài viết sau của Working.vn nha các bạn

1. Kỹ năng chọn tủ hồ sơ

Với lượng hồ sơ, giấy tờ lớn, là nhân viên văn phòng bạn phải luôn đặc biệt lưu ý là đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ, đến một thời điểm, mọi việc sẽ ngoài tầm kiểm soát của bạn vì thế bạn nên chọn tủ hồ sơ để cất giữ hồ sơ để đảm bảo tính an toàn và tiện lợi nhất cho việc tìm kiếm của bạn nhất là công việc của nhân viên văn phòng. Việc chọn tủ hồ sơ cũng phải có kỹ năng để làm sao bạn có thể cất giữ,bảo quản hồ sơ được hợp lí và ngăn nắp

+ Kỹ năng đầu tiên là nên dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

+ Kỹ năng thứ 2 là nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

2. Kỹ năng phân loại hồ sơ tài liệu

Phân loại hồ sơ tài liệu

Bạn nên nhớ không phải hồ sơ nào cũng có thể lưu trữ giống nhau. Mỗi loại hồ sơ lại có cách lưu trữ khác nhau và cần phải phân loại hồ sơ ra để dễ dàng trong việc quản lý

Hồ sơ công vụ: Được thẩm định và xác định giá trị trước khi chuyển về cơ quan. Với những tài liệu mang tính chất lịch sử sẽ nộp để lưu trữ riêng.

Hồ sơ nguyên tắc: Đây chính là cơ sở cho việc giải quyết các công việc hàng ngày

Hồ sơ nhân sự: Là tài liệu để điều chuyển nhân sự, đánh giá nhân sự

3. Kỹ năng sắp xếp hồ sơ:

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:

+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.

+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: Thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị.

+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ:

– Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…

– Hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm, hồ sơ đã giải quyết xong…

4. Kỹ năng đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ

Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ là một trong những khâu vô cùng quan trọng trong việc quản lý hồ sơ, tất cả phải dựa trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn nhất định. Vì bạn cần phải biết tài liệu nào là quan trong và cần thiết nhất, tài liệu nào bình thường và tài liệu nào cần thiết phải hủy bỏ.

Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ nhằm:

• Xác định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu, hồ sơ khác nhau
• Xác định tài liệu có tính chất lịch sử để bảo quản vĩnh viễn
• Xác định tài liệu không còn giá trị và cần tiêu hủy

5. Kỹ năng thống kê hồ sơ

Thống kê hồ sơ

Thống kê hồ sơ một cách khoa học luôn là mục tiêu hướng tới của các cơ quan tổ chức, mục đích của việc thống kê này nhằm nắm bắt được nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu có trong hồ sơ và hệ thống bảo quản hồ sơ.

6. Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần có thể truy cập nhanh chóng, thuận tiện. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này, có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Dùng bút đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.

+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.

+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin, đánh số để lưu trữ hồ sơ.

+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

Trên đây là 6 kỹ năng để quản lí hồ sơ mà chúng tôi đúc kết từ những kinh nghiệm công tác trong nghiệp vụ văn phòng luôn muốn chia sẻ với các bạn. Mong rằng nó sẽ giúp ích cho các bạn nhân viên văn phòng mới bỡ ngỡ bước vào nghề. Chúc bạn luôn hoàn thành tốt mọi công việc và sớm thành công trong tương lai gần nhé !

Hoàng Liên