6 Kỹ năng để hoàn thành tốt công việc hành chính văn phòng

Kỹ năng hành chính văn phòng là những kỹ năng liên quan đến các công việc tại doanh nghiệp hoặc tổ chức văn phòng, và cần thiết cho nhiều công việc khác nhau, từ trợ lý văn phòng đến thư ký đến quản lý văn phòng. 

6 Kỹ năng để hoàn thành tốt công việc hành chính văn phòng

Đã là một nhân viên hành chính văn phòng ngoài việc nắm rõ đầy đủ những kiến thức nghiệp vụ. Còn phải biết vận dụng những kỹ năng nghiệp vụ của mình trong thực tế một cách linh hoạt và hiệu quả. Vậy những kỹ năng nào cần thiết nhất cho nhân viên hành chính hoàn thành tốt công việc hãy tham khảo bài viết sau đây của Working.vn nhé !

1. Kỹ năng giao tiếp

Công tác văn phòng thường xuyên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng chính vì vậy cần có kỹ năng nhất định trong giao tiếp. Để có những ấn tượng tốt trong giao tiếp ta cần ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật. Chính vì vậy ta cần tuân thủ theo nguyên tắc riêng trong giao tiếp, ứng xử như: Tiếp cận với con người ở góc độ không tốt, không xấu không để định kiến che lập, hãy biết: Hãy thừa nhận, biết lắng nghe ý kiến, tìm ra chỗ mạnh, chỗ yếu của người. Thấy cái mạnh, lợi thế của ta, tạo ra sự đồng cảm, gây niềm tin…..Đồng thời, lường mọi điều, tính đến mọi khả năng với nhiều phương án, nắm bắt nghệ thuật theo nhu cầu như hãy gợi trí tò mò hoặc cho họ thấy cái lợi,…giải quyết các tình huống bất ngờ thật khéo léo, tránh gây hiểu lầm, tránh lạc đề, quanh co.

2. Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch của nhân viên hành chính văn phòng

Một kỹ năng quản trị quan trọng khác là có thể lập kế hoạch và lên lịch trước. Điều này có thể có nghĩa là quản lý các cuộc hẹn của ai đó, tạo ra một kế hoạch khi nhân viên bị ốm hoặc phát triển các hệ thống thủ tục văn phòng. Một quản trị viên cần có khả năng lập kế hoạch trước và chuẩn bị cho bất kỳ vấn đề văn phòng tiềm năng nào. Mặc dù ở trong môi trường hành chính văn phòng kế hoạch sẽ thường được lập sẵn và nếu bạn là nhân viên thì chỉ việc làm theo. Tuy nhiên lập kế hoạch ở đây còn là thao tác khi bạn làm các công việc chuyên môn cá nhân của mình.

3. Kỹ năng nghe và trả lời điện thoại

+ Giao tiếp thông qua điện thoại là 1 kênh liên lạc thông tin chủ chốt của các doanh nghiệp trong thời kỳ hiện nay.

+ Tiếp nhận cuộc gọi phải có thái độ nhẹ nhàng, giọng nói ôn hòa, mềm mỏng, rõ ràng, âm lượng vừa phải.

+ Hãy lắng nghe một cách tích cực  

+ Ghi lại các thông tin càng chi tiết càng tốt.

+ Kiểm tra các thông tin vừa được ghi lại

+ Chuyển cuộc gọi, xác định chính xác bộ phận sẽ nhận cuộc gọi kế tiếp, xin phép khách hàng, thông báo cho người sẽ nhận cuộc gọi. Nếu trong trường hợp người giải quyết không trực tiếp có mặt thì bạn phải xin lỗi và hẹn khách hàng sẽ gọi lại ngay khi có thể.

+ Kết thúc cuộc gọi, cảm ơn khách hàng, nhắc lại thời gian giải quyết và hãy để đối tác gác máy trước.

4. Kỹ năng soạn thảo văn bản, công văn, thư, thư điện tử chuyên nghiệp

+ Không sai chính tả, không có lỗi đánh máy

+ Chọn phông chữ phù hợp với ngữ cảnh

+ Sử dụng phông chữ, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn

+ Chọn kích thước và căn lề theo đúng chuẩn

+ Căn trái luôn là mặc định

+ Chú ý tới phần mở đầu

+ Sử dụng hình ảnh nếu cần

+ Chia nhỏ văn bản và đặt tiêu đề

+ Chú ý tới các phần được ngắt

5. Kỹ năng quản lý thông tin, hồ sơ, tài liệu an toàn, bảo mật

Kỹ năng quản lý thông tin của nhân viên hành chính văn phòng

Hồ sơ tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng với từng đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc bảo mật hồ sơ tài liệu là vấn đề cẩn trọng mà mỗi đơn vị đều luôn lưu tâm. Vì vậy nhân viên hành chính văn phòng phải thông thạo tất các các kỹ năng quản lý thông tin, tài liệu an toàn bảo mật cho doanh nghiệp của mình.

6. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc

Đó là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ cơ quan. Trong một tuần, một tháng hay một quý việc gì nên làm trước, việc gì nên làm sau để tiết kiệm thời gian và xác định chức năng, nhiệm vụ và để phục vụ tốt công việc ta luôn đặt ra câu hỏi: Ai làm việc đó ? Làm việc đó ở đâu ? Làm việc đó khi nào ? Và làm bằng cách nào ? Đồng thời xác định thứ tự ưu tiên cho công việc, mức độ khẩn hay bình thường để kết quả đạt tốt nhất. 

7. Kỹ năng làm việc tập thể

Môi trường làm việc tập thể là môi trường ta có thể thu thập rất nhiều thông tin, kinh nghiệm, Tuy nhiên, làm việc tập thể rất khó vì ai cũng cho rằng mình đúng, nhưng người làm văn phòng phải biết cách xử lý nhanh, tập hợp đầy đủ thông tin để mọi người cũng nhận thấy rằng ý kiến của họ được tôn trọng, việc đó không đồng nghĩa với việc thông tin của tất cả mọi người đều được đưa vào chương trình, kế hoạch mà thông tin của mọi người đã được xử lý.

Cảm ơn các bạn đã luôn đồng hành cùng chúng tôi. Chúc cho con đường sự nghiệp tương lai của các bạn luôn thành công !

Hoàng Liên