6 câu hỏi phỏng vấn vị trí nhân viên văn phòng thường gặp nhất

Luyện tập trước những câu hỏi phỏng vấn vị trí nhân viên văn phòng sẽ giúp ứng viên có thể trả lời tự tin, dễ dàng đạt kết quả tốt hơn trong buổi phỏng vấn.

6 câu hỏi phỏng vấn vị trí nhân viên văn phòng thường gặp nhất

Trong buổi phỏng vấn vị trí nhân viên văn phòng tuyển dụng sẽ đặt ra những câu hỏi gì ? Bạn muốn chuẩn bị thật tốt, nhưng chưa biết phải tập luyện những câu hỏi nào ? Đây là những thắc mắc của hầu hết các ứng viên đam mê ngành nghề văn phòng. Hãy cùng | Working.vn theo dõi qua 6 câu hỏi phỏng vấn vị trí nhân viên văn phòng thường gặp nhất dưới đây nhé !

1. Vì sao bạn muốn làm việc ở công ty chúng tôi ?

Câu hỏi phỏng vấn này nhắm tìm hiểu xem ứng viên đã thực sự tìm hiểu về công ty để đảm bảo đây là nơi phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân hay chưa. Đồng thời, nhà tuyển dụng cũng muốn tìm hiểu xem, ứng viên có phải là người làm việc khoa học với những kế hoạch và mục đích rõ ràng hay không ?

Gợi ý:

Với câu hỏi dạng này, ứng viên cần tìm hiểu kỹ về công ty cũng như yêu cầu về vị trí nhân viên văn phòng bạn đang ứng tuyển. Hãy đưa ra 2 - 3 lý do khiến bạn lựa chọn ứng tuyển tại vị trí này của công ty, trong đó hãy nhấn mạnh đến những lý do có lợi ích cho công ty.

2. Bạn cho biết trách nhiệm của một nhân viên văn phòng ?

Câu hỏi về trách nhiệm nghề nghiệp nhân viên văn phòng

Đây là một trong những câu hỏi phỏng vấn thường gặp trong bất cứ cuộc phỏng vấn nào; là dạng câu hỏi kiểm tra sự linh hoạt của ứng viên đối với công việc ở công ty cũ.

Gợi ý: Ở câu hỏi phỏng vấn này, bạn không chỉ cần nói về điều mà bản thân suy nghĩ mà còn phải thể hiện rằng mình đáp ứng được yêu cầu đề ra của công việc.

3. Bạn thường sử dụng công cụ nào để hỗ công việc hành chính văn phòng ?

Đây là câu hỏi xoáy sâu vào chuyên môn nghiệp vụ, giúp nhà tuyển dụng nắm bắt rõ ứng viên có kỹ năng sử dụng tin học văn phòng và nắm bắt các phần mềm chuyên dụng hỗ trợ cho công việc hay không. Những ứng viên đảm bảo điều kiện này sẽ được đưa vào danh sách tiềm năng vì họ có thể vận hành công việc suôn sẻ hơn với các công cụ hỗ trợ đắc lực.

Gợi ý:

Đối với nhân viên văn phòng thì có hai công cụ sử dụng không thể thiếu được là excel và word. Nó vô cùng quan trọng trong công việc, giúp bạn quản lý tài liệu hiệu quả, tính toán nhanh gọn, bạn sẽ tiếp xúc với trang tính excel, trang tài liệu rất nhiều. Để trả lời tốt câu hỏi phỏng vấn dạng này, trước tiên bạn cần biết bạn sẽ phải làm gì với những công cụ ấy:

• Nhập được văn bản
• Tạo được mục lục tự động, số trang tự động
• Sử dụng trang tính excel để tính toán, lọc, sắp xếp, biết sử dụng các hàm cơ bản để tính toán.
• Tạo bảng trên excel để quản lý: Bảng lương, bảng theo dõi chấm công...
• Biết sử dụng các hàm thống kê, tra cứu một cách nhanh chóng

4. Theo bạn, vấn đề nào là quan trọng, khó khăn nhất đối với vị trí nhân viên văn phòng ?

Câu hỏi về tính chất công việc

Câu hỏi này nhằm tìm hiểu ứng viên có nhận thức chính xác những yêu cầu và thách thức của công việc nhân viên văn phòng hay không. Qua đó, nhà tuyển dụng sẽ biết được ai là người hiểu rõ về tính chất công việc để lựa chọn hợp lý.

Gợi ý:

Đối mặt với câu hỏi phỏng vấn nhân viên viên văn phòng này, bạn cần nêu được một số đặc trưng của công việc nhân viên văn phòng như đảm bảo việc soạn thảo, kiểm tra và lưu trữ văn bản hành chính được thực hiện chính xác, nhanh chóng… và những khó khăn, thách thức như các văn bản có sự chồng chéo, nhân viên văn phòng cần đảm bảo phân định chính xác và nắm bắt đầy đủ, đối mặt với các phản ứng quá khích của đồng nghiệp hoặc khách hàng…

5. Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì ? Chúng có ảnh hưởng gì đến công việc văn phòng ?

Đa số ứng viên đều hào hứng nói về điểm mạnh của bản thân nhưng lại cố tình né tránh điểm yếu. Câu hỏi này sẽ khiến nhà tuyển dụng biết được ứng viên nào trung thực và có tiềm năng thực sự.

Gợi ý:

Về điểm mạnh: Trình bày các điểm mạnh có liên quan đến nghiệp vụ văn phòng như cẩn thận, nhanh nhẹn, làm việc có kế hoạch, biết sắp xếp công việc hợp lý, kỹ năng quản lý thời gian tốt, biết cách giao tiếp khéo léo và làm hài lòng người đối diện, biết lắng nghe, tư duy giải quyết vấn đề…

Về điểm yếu: Tuyệt đối không nói “Tôi không có điểm yếu nào cả” hay đưa ra đáp án sáo rỗng “Điểm yếu của tôi là quá cầu toàn trong công việc”. Thay vào đó, hãy thẳng thắn trình bày 1 - 2 điểm yếu của bản thân. Tuy vậy, bạn nên lựa chọn những điểm yếu không làm ảnh hưởng lớn đến công việc nhân viên văn phòng như: thường xuyên thức khuya để hoàn thành công việc, chưa thành thạo ngoại ngữ… Đồng thời, đừng quên đi kèm với phương hướng khắc phục điểm yếu để nhà tuyển dụng thấy rằng bạn là người không hoàn hảo nhưng luôn trong tâm thế cầu tiến, ham học hỏi.

6. Bạn có thể đóng góp gì cho chúng tôi khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng ?

Tuyển dụng đặt ra câu hỏi này nhằm mục đích để hiểu hơn kỹ năng cùng những kiến thức cũng như những kinh nghiệm của bạn về công việc văn phòng để xem bạn có thực sự thích hợp với vị trí này không ?

Câu hỏi ngụ ý về kỹ năng

Gợi ý:

Đây là cơ hội tốt để bạn chứng tỏ được bản thân, những kiến thức và kỹ năng cần thiết của bạn hoàn toàn phù hợp để đóng góp và cống hiến cho vị trí nhân viên văn phòng như: Kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý, kỹ năng tổ chức, kỹ năng sắp xếp công việc…

Câu trả lời gợi ý: “Tôi có khả năng điều hành một nhóm đảm bảo tính tổ chức và luôn hoàn thành hiệu suất công việc hiệu quả, đúng phương án, thời gian. bên cạnh đó giúp từng thành viên đạt được các mục tiêu cá nhân và tăng hiệu suất làm việc”.

*** Lưu ý khi trả lời phỏng vấn nhân viên văn phòng

• Không nên tỏ thái độ xấu khi nói về công ty cũ hoặc sếp cũ.
• Nên trả lời phỏng vấn một cách nghiêm túc, tránh bông đùa. Nhà tuyển dụng rất dễ nghĩ rằng bạn không coi trọng công việc và ngay với chính họ.
• Những câu hỏi liên quan đến trình độ, kỹ năng, cần trả lời thật. Đừng nói phóng đại và sai sự thật
• Trả lời thẳng vào câu hỏi, không lòng vòng để tránh mất điểm
• Cần phải khéo léo khi trả lời các câu hỏi. Với những câu hỏi tế nhị, cần chuyển hướng sang câu hỏi khác để tránh rơi vào thế “bí”

Trên đây là 6 câu hỏi phỏng vấn vị trí nhân viên văn phòng thường gặp nhất giúp ứng viên có thể chuẩn bị và ứng phó trong buổi phỏng vấn sắp tới. Hi vọng bài viết trên mang đến nhiều thông tin bổ ích cho các bạn. Chúc các bạn có một cuộc phỏng vấn xin việc thành công !

Hoài Sa