6 bí quyết giúp nhân viên văn phòng làm việc thông minh hơn

Muốn là một nhân viên văn phòng thành công làm việc siêng năng chăm chỉ thôi chưa đủ mà hãy học cách rèn luyện, thay đổi bản thân và học cách làm việc thông minh để bạn luôn có cách tìm ra hướng giải quyết công việc nhanh nhất vừa tiết kiệm thời gian mà vẫn đem lại những kết quả tốt hơn mong đợi.

6 bí quyết giúp nhân viên văn phòng làm việc thông minh hơn

Vậy làm thế nào để một nhân viên văn phòng có thể làm việc một cách thông minh, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn mà luôn hiệu quả cao nhất ? Hãy tham khảo ngay những bí quyết hữu hiệu dưới đây cùng | Working.vn chắc chắn bạn sẽ hài lòng hơn bao giờ hết.

1. Nhân viên văn phòng nên hiểu Làm việc thông mình là gì ?

Làm việc thông minh là làm việc hiệu quả và hiệu quả thông qua lập kế hoạch, quản lý, ủy quyền và có mục tiêu thực tế. Khi làm việc thông minh, điều quan trọng là bắt đầu một ngày với một kế hoạch. Cá nhân cần có một kế hoạch phù hợp để công việc có thể được hoàn thành một cách đúng đắn. Điều này làm giảm sự quên và làm lại những thứ tương tự. Ngoài ra, điều quan trọng là phải có những mục tiêu thực tế, có thể đạt được và cũng nên giảm bớt khi khối lượng công việc quá nhiều. Điều này cho phép người đó tập trung và tràn đầy năng lượng. Một thực tế quan trọng khác trong làm việc thông minh là kết hợp nhiệm vụ với kết quả mong muốn và đưa ra các chiến lược để đạt được kết quả mong muốn.

2. Lợi ích mà làm việc thông minh mang lại cho nhân viên văn phòng

Lợi ích từ làm việc thông minh

- Một nhân viên văn phòng nếu biết cách để vận dụng làm việc thông mình nó đem lại rất nhiều lợi ích chọ họ.

- Làm việc thông minh giúp nhân viên văn phòng có thể đảm bảo sức khỏe tốt hơn vì nó không phải là lao động nặng nhọc. Nó cho phép một nhân viên văn phòng có thể tập trung toàn bộ năng lượng của mình để đạt được năng suất. Cá nhân có sự cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn và hài lòng với công việc mà mình đang đảm nhiệm.

- Làm việc thông minh giúp nhân viên văn phòng có hiệu suất tổng thể được nâng cao, khi biết cách tận dụng thời gian hợp lý, bạn mới có thể dễ dàng cân bằng giữa công việc và cuộc sống hằng ngày. Đồng thời, bản thân cũng sẽ không cảm thấy bị quá tải và stress trong công việc dẫn đến sức khỏe bị ảnh hưởng. Kỹ năng làm việc thông minh không chỉ giúp bạn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao mà còn tiết kiệm được thời gian dành cho bản thân và những người xung quanh mình.

- Làm việc thông minh giúp nhân viên văn phòng có thời gian cân bằng mà còn thúc đẩy tổ chức, doanh nghiệp phát triển và tiến xa hơn nữa

3. Những bí quyết giúp nhân viên văn phòng làm việc thông minh hơn

3.1 Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian làm việc tốt chính là một trong những bí quyết đầu tiên để bạn tạo ra thói quen làm việc thông minh. Nếu như bạn muốn cải thiện sự tập trung của mình trong khi làm việc và để giải quyết hiệu quả công việc, hãy tắt hết các thiết bị điện thoại, thông báo email, tin nhắn sẽ làm gián đoạn sự tập trung của bạn vào mục tiêu chính. Đối với mỗi một nhiệm vụ, bạn phải tự đặt ra khoảng thời gian cố định bắt buộc mình phải hoàn thành để bạn có thể dốc hết sức lực, toàn tâm toàn ý thực hiện nhiệm vụ đó với kết quả tốt nhất.

3.2 Lập danh sách các việc “không làm”

Chúng ta đều biết về danh sách các việc cần làm và nói chung các việc đó đều tuyệt vời. Chúng đem lại cho bạn cảm nhận thú vị về thành quả mà mình đạt được sau khi hoàn thành một loạt các bước để thực hiện việc đó. Nhưng đôi khi có những việc không cần thiết hoặc những việc có thể trì hoãn được. Đó là lý do tại sao nhiều người tạo cho mình danh sách các việc “không làm”. Một số người chỉ tập trung vào danh sách các việc cần làm trong khi có những người thích có hai danh sách riêng biệt, cần làm và không làm. Bạn chỉ cần làm những việc gì tốt nhất cho bạn, và bạn cần tiết kiệm thời gian quý báu để có thể làm những việc đó một cách hiệu quả.

3.3 Lên lịch làm việc hợp lý

Một nhân viên văn phòng muốn làm việc hiệu quả, bạn cần sắp xếp thời gian biểu thật hợp lý. Nếu cứ lao đầu vào làm hết việc này đến việc khác mà không có kế hoạch cho tương lai, bạn sẽ kiệt sức và chậm hơn so với tiến độ công việc. Chìa khóa cho một ngày làm việc hiệu quả là tạo lịch làm việc thật hợp lý. Hãy thức dậy vào một thời điểm nhất định, đều đặn từ thứ hai đến thứ sáu, và hình thành một thói quen về những việc bạn cần làm sau đó, ví dụ, thức dậy, ăn sáng, trả lời thư, kiểm tra cuộc gọi, phác thảo thời gian cho các kế hoạch, kiểm tra lại hộp thư, các cuộc gọi, và sẵn sàng cho một ngày mới bắt đầu.

Khi bạn phá vỡ lịch làm việc đó và bắt đầu trả lời thư và cuộc gọi cả ngày lẫn đêm, thì thực ra, bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian của mình. Hình thành lịch làm việc hiệu quả sẽ giúp bạn biết cách ưu tiên việc cần làm trong ngày, vừa có thời gian đào tạo nhân viên, gặp gỡ khách hàng mà vẫn dành thời gian cho gia đình, bạn bè và bản thân. Sắp xếp lịch làm việc hợp lý sẽ giúp bạn trở thành một doanh nhân thông minh.

3.4 Không ôm một lúc quá nhiều việc

Nhân viên văn phòng không nên ôm nhiều việc một lúc

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, bộ não của chúng ta sẽ hoạt động hiệu quả hơn chỉ khi tập trung nghiêm túc vào một công việc nào đó. Do vậy, việc ôm đồm quá nhiều công việc cùng một lúc sẽ khiến bộ não của chúng ta rơi vào tình trạng căng thẳng và không mang lại hiệu suất làm việc cao. Cách làm việc thông minh hơn của một nhân viên văn phòng ở đây đó chính là hãy tập trung năng lượng và phân chia thời gian hợp lý cho thời gian biểu của mình để hoàn thành tốt mọi công việc được giao

3.5 Thành thạo kỹ năng làm việc với máy tính

Công việc của nhân viên văn phòng hầu như đều phụ thuộc vào việc sử dụng máy tính, do đó nếu như thành thạo các kỹ năng tin học và biết các mẹo làm việc tắt với máy tính sẽ giúp cho bạn tạo ra những phương án tối ưu hiệu quả và tiết kiệm thời gian hoàn thành công việc cá nhân. Khi sử dụng máy tính, bạn hãy học thêm những tổ hợp phím tắt để ứng dụng vào công việc phù hợp hay cải thiện tốc độ gõ bàn phím để có cách làm việc vừa nhanh gọn mà vẫn đảm bảo chất lượng.

3.6 Trao đổi công việc trực tiếp qua điện thoại

Trao đổi công việc trực tiếp qua điện thoại là cách làm việc thông minh và tiết kiệm thời gian. Tốt hơn nữa là bạn có thể hẹn gặp trực tiếp với đồng nghiệp hay người bạn cần hỗ trợ trong công việc để có trao đổi nội dung công việc rõ ràng hơn. Không chỉ cải thiện hiệu quả công việc mà nói chuyện trực tiếp sẽ tạo cơ hội cho bạn được nâng cao kỹ năng truyền đạt, giao tiếp cá nhân hơn là thụ động ngồi một chỗ phụ thuộc vào các thiết bị công nghệ.

3.7 Hợp tác với đồng nghiệp

Nếu bạn đang đau đầu với lượng công việc lớn và không thể giải quyết nổi, hãy tìm kiếm sự giúp đỡ từ đồng nghiệp, cấp dưới hoặc những người có khả năng mà bạn biết. Bạn hoàn toàn có thể cộng tác với họ trong quá trình làm việc. Làm việc nhóm sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Các thành viên trong nhóm sẽ phụ trách những công việc thuộc thế mạnh của họ và bạn sẽ không cần phải tự mình làm tất cả mọi việc nữa.

3.8 Phối hợp các phương pháp khác nhau

Một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp sẽ biết phối hợp nhiều phương pháp khác nhau để nâng cao năng suất làm việc. Ví dụ, một trong những biện pháp để cải thiện năng suất là phân chia một dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Hãy thực hiện từng nhiệm vụ nhỏ và dành thời gian nghỉ ngơi sau khi mỗi nhiệm vụ. Khi bạn đã hoàn thành một dự án nào đó, hãy đứng dậy, đi dạo xung quanh công ty và thưởng thức một ly cà phê.

Chỉ cần bạn biết cách sắp xếp công việc cụ thể, có mục đích và lên kế hoạch cho công việc rõ ràng, cụ thể thì bạn sẽ dễ dàng biết cách làm việc thông minh hơn. Chắc chắc bạn sẽ luôn là một nhân viên văn phòng đúng chuẩn, luôn ưu tú và xuất sắc nhất. Chúc các bạn sớm thành công trong sự nghiệp. Thường xuyên truy cập | Working.vn để luôn có thêm nhiều kiến thức trong lĩnh vực ngành văn phòng và tìm việc làm văn phòng nhanh và hiệu quả nhất nhé !

Hoàng Liên