5 Kỹ năng tin học cho nhân viên văn phòng làm việc hiệu quả

Ở bất kỳ nơi đâu, trường học, công sở hay thậm chí những tổ chức kinh doanh nhỏ, tin học văn phòng sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn. Nếu bạn thành thạo nó thì hơn bao giờ hết, hiệu quả công việc của bạn sẽ được đánh giá cao vì sự chuyên nghiệp và nhanh chóng.

5 Kỹ năng tin học cho nhân viên văn phòng làm việc hiệu quả

Tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng vô cùng quan trọng đối với nghiệp vụ của một nhân viên văn phòng. Tin học văn phòng sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn. Vậy những kỹ năng tin học văn phòng gì bạn cần phải nắm vững. Xem ngay bài viết dưới đây cùng | Working.vn nhé.

1. Kỹ năng tin học văn phòng – Word

Kỹ năng tin học văn phòng Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft.

+ Nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ

+ Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…

+ Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art

+ Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)

+ Thiết lập in: Khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản.

+ Trộn văn bản: Mail merge

+ Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word

Để thuần thạo các kỹ năng bạn nên nắm vững những phím tắt trong word như:

Ngoài những phím tắt thông dụng cho định dạng văn bản như: Copy, cut, paste, in đậm, in nghiêng, gạch dưới... Word còn nhiều phím tắt rất hữu dụng mà ít người biết đến

Kỹ năng sử dụng Word

 

Shift + F3: Thay đổi giữa các kiểu chữ thường, in hoa toàn bộ, in hoa mỗi chữ cái đầu.

Ctrl + Shift + C: Sao chép định dạng.

Ctrl + Shift + V: Áp dụng định dạng đã sao chép.

Ctrl + =: Tạo chữ Subscript (Vd: H2O)

Ctrl + Shift + =: Tạo chữ Superscript (Vd: a2)

Ctrl + ]: Tăng kích cỡ phông lên một đơn vị.

Ctrl + [: Giảm kích cỡ phông xuống một đơn vị.

Ctrl + Y: Lặp lại thao tác trước đó.

F12: Save As

Ctrl + Alt + 1: Áp dụng định dạng cấp 1

Ctrl + Alt + 2: Áp dụng định dạng cấp 3

Ctrl + Alt + K: Tự động định dạng cho khối văn bản đã chọn

Ctrl + Shift + N: Áp dụng định dạng Normal

2. Kỹ năng tin học văn phòng PowerPoint

Kỹ năng PowerPoint trong thiết kế, định dạng các slide trình chiếu, phục vụ cho việc thuyết trình thêm thu hút hoặc gấy ấn tượng với những bài trình chiếu thu hút, sáng tạo. Gồm bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu:

+ Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart

+ Tạo lleink: Hyperlink, tạo hiệu ứng amination, sử dụng slide master.

+ Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design.

+ Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF, bảo mật file.

3. Kỹ năng tin học văn phòng Excel

Kỹ năng tin học văn phòng Exel là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự. Tuy nhiên, Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.

Để thuần thạo các kỹ năng bạn nên nắm vững những phím tắt trong Excel như:

Đôi lúc con chuột của máy tính hơi “dở chứng” và việc “quẳng” nó đi nhiều khi lại là biện pháp hay nhất. Nếu gặp trường hợp như thế thì danh sách phím tắt dưới đây thật sự cần thiết cho bạn và cho cả những ai còn con chuột nhưng muốn thao tác nhanh hơn:

Tháo tác thuần thục nhờ kỹ năng sử dụng Excel

 

Phím tắt ý nghĩa

Enter cài dữ liệu vào ô, di chuyển xuống dưới

ESC bỏ qua dữ liệu đang thay đổi

F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm

Alt+Enter bắt đầu dòng mới trong ô

Backspace xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn

Delete xóa ký tự bên phải hoặc vùng chọn

Ctrl+Delete xoá tất cả chữ trong một dòng

Phím mũi tên di chuyển lên xuống hoặc qua lại một ký tự

Home chuyển về đầu dòng

Ctrl+D chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới

Ctrl+R chép dữ liệu từ bên trái qua phải

Shift+Enter ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn

Tab ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua phải vùng chọn

Shift+Tab ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua trái vùng chọn

Phím tắt ý nghĩa

= Bắt đầu một công thức

F2 hiệu chỉnh dữ liệu trong ô

Backspace xoá ký tự bên trái trong ô đang hiệu chỉnh

Ctrl+F3 đặt tên cho vùng chọn

F3 dán một tên đã đặt trong công thức

F9 cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở

Shift+F9 cập nhật tính toán trong sheet hiện hành

Alt+= Chèn công thức AutoSum

Ctrl+; cập nhật ngày tháng

Ctrl+Shift+: Nhập thời gian

Ctrl+K chèn một Hyperlink

Ctrl+Shift+” chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành

Ctrl+’ chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành

Ctrl+A hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức

Ctrl+Shift+A chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức

Định dạng dữ liệu

Ctrl+1 hiển thị lệnh Cell trong menu Format

Ctrl+Shift+~ định dạng số kiểu General

Ctrl+Shift+$ định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân

Ctrl+Shift+% định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân)

Ctrl+Shift+^ định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân

Ctrl+Shift+# định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm

Ctrl+Shift+? định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân

Ctrl+Shift+& thêm đường viền ngoài

Ctrl+Shift+ - bỏ đường viền

Ctrl+B bật tắt chế độ đậm, không đậm

Ctrl+I bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng

Ctrl+U bật tắt chế độ gạch dưới

Ctrl+5 bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa

Ctrl+9 ẩn dòng

Ctrl+Shift+( hiển thị dòng ẩn

4. Kỹ năng sử dụng email thành thạo

Việc sử dụng email trong công việc hiện nay rất phổ biến. Bởi vậy, bạn cần sử dụng email thành thạo để công việc được suôn sẻ nhất.

Bạn cần phải biết cách cài đặt chữ ký, cài đặt chế độ tự động trả lời email, chức năng lọc email, chức năng đánh dấu và ưu tiên các email quan trọng,… Những kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ một giây phút nào khi có thông tin mới.

5. Kỹ năng sao lưu dữ liệu

Sao lưu dữ liệu không chỉ dựa vào việc viết văn bản bằng tay và lưu trữ trong các hộc tủ văn phòng. Bạn cần biết cách nhập dữ liệu và sao lưu dữ liệu trong máy tính, ổ đĩa, thiết bị lưu trữ… để dữ liệu được bảo quản tốt và dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết.

Nắm vững kỹ năng tin học văn phòng chính là nền tảng thuận lợi cho bạn hoàn thành tốt nghiệp vụ trong công việc của mình. Vì vậy đã là một nhân viên văn phòng bạn cần phải cố gắng học hỏi để sử dụng thành thạo kỹ năng tin học văn phòng thật tốt nhé. Chúc các bạn luôn thành công.

Vy Nguyễn